Über Notion
Ein vernetzter Arbeitsbereich, in dem Teams ihre eigenen Tools entwickeln und teilen
Notion begann als Ort zum Schreiben, Organisieren und Zusammenarbeiten in einem gemeinsamen Arbeitsbereich. Im Laufe der Zeit haben Teams den Arbeitsbereich mit Dokumenten und Datenbanken erweitert und so ihre tägliche Arbeit organisiert. Heute hat sich Notion weiterentwickelt und umfasst auch KI-Funktionen, mit denen Teams und Agenten in Tools wie Slack zusammenarbeiten.
Die Herausforderung
Der Aufwand für immer wiederkehrende Fragen wurde zunehmend untragbar
Als Notion zu einem globalen Unternehmen mit Büros in San Francisco, New York und weiteren Standorten heranwuchs, stießen die internen Kommunikationssysteme zunehmend an ihre Grenzen. Das Workplace-Team, das für Büros, Ausstattung und die tägliche Mitarbeitendenerfahrung zuständig ist, spürte diesen Druck als Erstes. Aus einer überschaubaren Anfragenzahl wurde eine stetige Anfragenflut.
„Als wir noch kleiner waren, war es kein Problem, wenn mir Mitarbeitende direkt eine Direktnachricht geschickt haben,” so Tiffany Chan, Workplace Portfolio and Projects Partner. „Mit dem Wachstum unseres Teams wurde das aber zunehmend chaotisch.”
Viele der angeforderten Informationen waren bereits vorhanden. Bürorichtlinien, Grundrisse und Abläufe waren in Notion dokumentiert – doch im Wiki zu suchen erforderte mehr Aufwand, als einfach eine Frage in Slack zu stellen. Das führte zu isolierter, doppelter Arbeit und fehlenden Informationen, wenn Personen nicht im Büro oder offline waren.
Entwicklungsteams standen vor einem ähnlichen Problem. Warnmeldungen kamen in Slack an, aber die Untersuchung jeder einzelnen erforderte das manuelle Zusammenführen von Hinweisen aus mehreren Systemen. „Ein:e Entwickler:in musste 20 Minuten damit verbringen, herauszufinden, warum eine Warnmeldung ausgelöst wurde,” sagt Softwareentwickler Sean Keenan. Diese Unterbrechungen summierten sich schnell und beeinträchtigten die Konzentration den gesamten Tag.
„Unsere Arbeitsweise funktionierte nicht mehr. Slack hat uns die Freiheit gegeben, uns auf das zu konzentrieren, was wir wirklich lieben – zum Beispiel das Schaffen besonderer Momente, die für unsere Mitarbeitenden wirklich zählen.”
Wie Notion mit Slack besser arbeitet
Mit Slack hat Notion Unterhaltungen in eine aktive Datenquelle verwandelt
In Notion haben die Teams schon immer ihre Pläne, Dokumente, Entscheidungen und ihr gemeinsames Wissen festgehalten. Und in Slack finden Diskussionen, Debatten und Entscheidungen in Echtzeit statt. Statt diese beiden Welten getrennt zu halten, hat Notion sie miteinander verknüpft.
Um die beiden Oberflächen zu verbinden, hat Notion Notion AI direkt in Slack integriert. Teams können Notion in einem Channel mit @mention erwähnen, um Fragen zu stellen, einen Thread zusammenzufassen oder Informationen aus Notion-Datenbanken abzurufen – und so Live-Diskussionen in Dokumentationen, Pläne oder Aufgaben umzuwandeln, ohne Slack zu verlassen.
„Das wirklich Wertvolle an der Integration von Slack und Notion ist, dass dies die beiden Orte sind, an denen ich meine gesamte Arbeit erledige,” sagte Keenan. „Ich kann alle relevanten Informationen durchsuchen.”
Im Hintergrund greift Notion AI auf beide Quellen zurück. Die Suchfunktionen von Slack ermöglichen es Notion, auf relevante Nachrichten und Threads zuzugreifen, während Notion die strukturierten, langfristigen Arbeitsdaten bereitstellt. Das Ergebnis sind weniger manuelle Übergaben. Anstatt mit „Das sollten wir tun” zu enden, werden Unterhaltungen direkt ein Teil jener Systeme, in denen Arbeit festgehalten, aktualisiert und weitergeführt wird.
„Ich nutze Slack jeden Tag. Alle Unterhaltungen bei Notion und in meinen Teams finden in Slack statt.”
Eine Arbeitsumgebung, die mit jeder Frage besser wird
Um die Arbeit dort, wo Unterhaltungen stattfinden, noch weiter zu automatisieren, hat Notion seine eigenen benutzerdefinierten Agenten direkt in Slack integriert. Diese Agenten rufen den gemeinsamen Kontext aus Slack und Notion ab, antworten direkt in Slack-Channels und verbessern sich im Laufe der Zeit durch das Feedback des Teams.
Nehmen wir Smilers, einen benutzerdefinierten Agenten, der sich in Notions Slack-Channel #environment-ask befindet. Was als einfaches Anfrageformular begann, ist heute ein digitales Teammitglied für das Workplace-Team, das Fragen von Mitarbeitenden direkt in Slack beantwortet – mit Informationen, die in Notion gespeichert sind.
Was Smilers besonders macht, ist das, was passiert, wenn er etwas falsch macht. „Wir nennen ihn ein selbstheilendes Wiki,” sagt Marina Camim, die für Notions benutzerdefinierte Agenten verantwortlich ist. „Mitarbeitende können Feedback im Slack-Thread oder per Emoji geben, und Smilers aktualisiert das Wiki und antwortet direkt in Slack.”
Dank dieser nahtlosen Feedback-Schleife in Slack verbringt das Workplace-Team seine Zeit jetzt ganz anders. „Smilers spart uns mindestens zwei bis drei Stunden pro Tag,” sagt Chan. Seit der Einführung hat Smilers weltweit mehr als 2.500 Workplace-Anfragen bearbeitet, was das Team von ständiger manueller Nachverfolgung befreit und 10–20 Stunden pro Woche spart.
Auch das Entwicklungsteam profitiert von dieser Notion-Slack-Synergie: Ein weiterer benutzerdefinierter Agent nutzt Tools wie Honeycomb und Splunk in Slack, um Benachrichtigungen zu überwachen und eine erste Analyse bereitzustellen, bevor ein:e Entwickler:in eingreift. „Dieser benutzerdefinierte Agent in Slack liefert zuverlässig eine erste Analyse zu dem, was passiert ist – das spart mir locker mehr als zwei Stunden täglich,” sagt Keenan.
Menschen und Agenten liefern gemeinsam gute Arbeit
Die Teams entwickeln und verfeinern Notions benutzerdefinierte Agenten gemeinsam in Slack und gestalten so deren Verhalten im laufenden Einsatz. „Dass mehrere Personen in Slack gemeinsam an einem Agenten arbeiten können, ist wirklich einzigartig,” sagt Camim. Feedback, Korrekturen und Verbesserungen finden alle in dieser gemeinsamen Umgebung statt – nicht in einem separaten Tool. „Zu verstehen, wie Endnutzer:innen benutzerdefinierte Agenten tatsächlich verwenden, ist enorm wertvoll,” so Keenan. „Und genau das passiert in Slack.”
Im Hintergrund ermöglichen Slack APIs es den Agenten, sich wie ein echtes Teammitglied zu fühlen – sowohl intern bei Notion als auch für Notions eigene Benutzer:innen. „Wenn unsere Kund:innen benutzerdefinierte Agenten in Slack verwenden, erwarten sie, dass sie wie eine Person antworten,” erklärt Keenan. „Und genau das können sie dank der Tipp-Indikatoren und des Slack-Kontexts erleben.”
Dieser menschliche Touch zeigt sich auch auf spielerischere Weise. In einem der beliebtesten Slack-Channels des Teams teilen Kolleg:innen die überraschendsten oder witzigsten Agenten-Antworten. Diese Reaktionen werden zu einer weiteren Form von Feedback und helfen Teams zu verstehen, wie die Agenten bei den Mitarbeitenden ankommen.
Solche Details sind wichtig, während Notion weiter wächst. „Wir nutzen Slack den ganzen Tag und jeden Tag,” sagte Chan. „Während wir global wachsen, können wir dadurch schnell arbeiten und über verschiedene Zeitzonen hinweg aufeinander abgestimmt bleiben.”
„Was die Entwicklung für Slack so wirkungsvoll macht, ist, dass sich mit so wenigen Grundbausteinen eine großartige Erfahrung erzeugen lässt.”
Was bringt die Zukunft?
Auf dem Weg in eine Zukunft, in der Agenten die Arbeit in Slack gemeinsam koordinieren
Bei Notion befinden sich die benutzerdefinierten Agenten noch in der Weiterentwicklung. Die nächste Phase ist die Organisation: Dabei geht es darum, über einzelne Agenten hinauszugehen und Systeme zu schaffen, in denen Agenten einander aktivieren und Aufgaben über längere, komplexere Abläufe hinweg ausführen können. „Wir stehen erst am Anfang,” so Camim. „Wir denken viel darüber nach, wie Agenten in Slack effizient zusammenarbeiten können.”
Während dieser Weiterentwicklung bleibt Slack die zentrale Schnittstelle, über die Menschen mit der KI von Notion interagieren. „In Slack arbeiten unsere Kund:innen, und wir möchten sie nicht aus ihrem Arbeitsfluss reißen,” sagt Keenan. Indem die KI in Slack verankert bleibt, stellt Notion sicher, dass Agenten sichtbar, nutzbar und leicht zu verbessern sind – sodass Fragen, Feedback und Entscheidungen weiterhin dort entstehen, wo die Arbeit bereits stattfindet.
