Info zu dieser Vorlage
Das Quartal neigt sich dem Ende zu und du musst durch ein Chaos aus konkurrierenden Prioritäten, begrenzten Ressourcen, unklaren Verantwortlichkeit und einem allgemeinen Mangel an Kohärenz zwischen den Teams navigieren.
Um dieses Chaos in den Griff zu bekommen und ein erfolgreiches Quartal zu erreichen, musst du einen Schritt zurücktreten. Es ist Zeit, die Teams erneut auf die tatsächlichen Geschäftsanforderungen auszurichten und einen einheitlichen Rahmen zu schaffen, den die Teams sowohl zur Planung als auch zur Umsetzung von Projekten nutzen können.
Transparente Kommunikation, Verantwortlichkeit und erweiterte Kollaborations-Tools sind der Schlüssel zum Erfolg – deshalb brauchst du eine Vorlage für die Quartalsplanung.
Was ist die Quartalsplanung?
Bei der Quartalsplanung wird der Jahresplan des Unternehmens in vier überschaubare Zeitabschnitte aufgeteilt. So können Teams leichter Prioritäten setzen, sich an veränderte Umstände anpassen und effektiv arbeiten, während sie auf die strategischen Ziele des Unternehmens hinarbeiten. Ein guter Quartalsplan identifiziert, welche Projekte in den nächsten drei Monaten abgeschlossen werden müssen, um kurzfristig Einfluss auf die langfristigen Ziele zu nehmen.
Die Vorteile unserer Vorlage für den vierteljährlichen Geschäftsplan
Zur Quartalsplanung gehört die Einbeziehung vieler verschiedener Personen mit vielen verschiedenen – oft konkurrierenden – Prioritäten. Eine offene Kommunikation und effektive Zusammenarbeit sind entscheidend, aber nicht immer einfach. Unsere Vorlage für den vierteljährlichen Aktionsplan räumt dieses Hindernis aus dem Weg, indem sie Teams die nötige Transparenz bietet, um Strategie und Umsetzung zu optimieren.
Deine Quartalsplanung optimieren
Diese Vorlage zur Quartalsplanungs wurde entwickelt, um den vierteljährlichen Planungsprozess zu vereinfachen. Sie bietet einen strukturierten Ansatz, damit sich die Teams auf die Umsetzung und Ergebnisse konzentrieren können. Mit ihren Funktionen für eine bessere Transparenz und Koordination soll diese Vorlage sicherstellen, dass alle Projekte sowohl auf die vierteljährlichen als auch auf die jährlichen strategischen Zielen ausgerichtet sind. Durch die Nutzung dieses Tools während des gesamten Quartals können Teams den Fortschritt auf dem Weg zu ihren Ziele effizient verfolgen und sich darauf konzentrieren, das Unternehmen voranzubringen.
Nach Prioritäten ordnen für größtmögliche Wirkung
Eine effektive Planung erfordert ein klares Verständnis davon, welchen Einfluss jedes Projekt auf das Unternehmen haben kann. Diese Planungsvorlage ermöglicht es Teams, Projekte basierend auf ihrem Potenzial zur Förderung der Unternehmensziele zu organisieren und zu priorisieren. So ist es einfacher, Ressourcen und Anstrengungen dorthin zu lenken, wo sie am meisten benötigt werden. Durch die Konzentration auf Schlüsselbereiche wie Quartalsziele können Teams fundierte Entscheidungen treffen, um jedes Quartal bessere Ergebnisse zu erzielen.
Den Aufwand verstehen
Auch wenn ein Projekt attraktiv erscheinen mag, ist es wichtig, den dafür erforderlichen Arbeitsaufwand einzuschätzen. Diese Vorlage enthält spezielle Felder, in denen die Team-Mitglieder Angaben über benötigte Ressourcen und den Aufwand machen können. Diese Funktion hilft nicht nur dabei, die Vor- und Nachteile jedes Projekts abzuwägen, sondern bietet auch Klarheit bei Meetings zur Quartalsplanung, um die Abstimmung im gesamten Team sicherzustellen.
Umfassende Fortschrittsverfolgung
Die Überwachung des Fortschritts über das Quartal hinweg ist von entscheidender Bedeutung. Diese Vorlage zur Quartalsplanung macht es einfacher, den Fortschritt in jeder Phase zu verfolgen. So behält das Team den Überblick über die Quartalsziele und die Schwerpunktbereiche, damit es sich auf die nächsten Schritte abstimmen und Herausforderungen in Echtzeit angehen kann. Mit detaillierten Verfolgungsfunktionen wie Projektstatus, Prioritäten und Verantwortlichkeiten hilft diese Vorlage dabei, wichtige Aufgaben und Prioritäten effektiv vorantreiben. Sie kann als Ergänzung zu einer Aktionsplan-Vorlage eingesetzt werden, um Verantwortlichkeiten und klare Einblicke für das nächste Quartal oder auch das folgende Meeting zur Quartalsplanung zu gewährleisten.
Was sollte in einem vierteljährlichen Aktionsplan enthalten sein?
Die ultimative Antwort auf „Was sollte in meinem Quartalsplan enthalten sein?" lautet: alles, was dein Team benötigt, um sich effektiv auf strategische Prioritäten abzustimmen, Ressourcen einzuteilen und den Fortschritt zu verfolgen. Je nach Methode deines Projektmanagements können einzelne Komponenten in deiner Quartalsplanung variieren, aber diese vier sind grundlegend.
1. Erfolgskennzahlen
Es gibt viele verschiedene Metriken und Methoden, die du zur Erfolgsmessung verwenden kannst. Die Messung von Zielwerten und Ergebniskennzahlen (OKRs) und Leistungskennzahlen (KPIs) sind zwei der beliebtesten Methoden. Stelle sicher, dass deine eigenen Erfolgskennzahlen in deinem Quartalsplan klar formuliert und leicht zugänglich sind, damit dein Team sowohl bei der Planung als auch bei der Fortschrittsverfolgung auf Kurs bleibt.
2. Verantwortlichkeiten
Verantwortlichkeiten sind für die Fortschrittsverfolgung unerlässlich, da sie Rechenschaftspflicht durchsetzt und die Kommunikation optimiert, sobald ein Projekt startet. „Verantwortliche:r” sollte eines der ersten Felder in deiner Quartalsplanungsvorlage sein, aber du kannst auch mehrere „Personen”-Felder verwenden, um weitere wichtige Rollen zu definieren. Wenn du beispielsweise die RACI-Methode verwendest, könntest du Felder einrichten, um die Rollen für „Responsible“ (verantwortlich), „Accountable“ (rechenschaftspflichtig), „Consulted“ (zu konsultieren) und „Informed“ (zu informieren) zu definieren.
3. Geschätzter Aufwand
Bei der Planung und Priorisierung von Projekten für das Quartal ist einer der wichtigsten Aspekte der Aufwand, den das Projekt in Bezug auf Zeit und Ressourcen erfordern wird. Im agilen Projektmanagement wird ein Story-Point-System verwendet, doch unabhängig von der Methode, die du verwendest, stelle sicher, dass Aufwands- und/oder Ressourcenschätzungen stets präsent und gut sichtbar in deiner Vorlage für die vierteljährliche Geschäftsplanung sind.
4. Zeitpläne
Zu guter Letzt muss deine Vorlage detaillierte Informationen über die Zeitpläne des Projekts enthalten. Einige wichtige Felder, die du einbeziehen solltest, sind Folgende:
- Start- und Endtermine
- Meilensteine (Ereignisse und/oder Deliverables)
- Abhängigkeiten (von anderen Aufgaben und Projekten)
Wenn dein Team einen agilen Ansatz verwendet, solltest du auch den/die geplanten Sprint(s) einbeziehen.
4 bewährte Praktiken für deine Vorlage zur Quartalsarbeitsplanung
Nachdem du eine erstklassige Quartalsplanungsvorlage erstellt hast, ist es Zeit, sie zu einzusetzen. Deine Vorlage ist die zentrale Anlaufstelle für deine Quartalsplanung, und nun musst du die Personen einladen, die sie in die Tat umsetzen werden. Kommunikation ist hier der Schlüssel zum Erfolg. Daher haben wir vier entscheidende Kommunikationspraktiken zusammengestellt, die du befolgen solltest.
1. Stakeholder:innen frühzeitig einbeziehen
Warte nicht erst, bis die halbe Planung steht, bevor du leitende und abteilungsübergreifende Stakeholder:innen einbeziehst. Hier geht es um eine Teamleistung, also kommuniziere offen, bitte um Feedback (akzeptiere es nicht nur), und höre aktiv zu, wen jemand unterschiedliche Perspektiven teilt. Füge wichtige Stakeholder:innen zu deiner Quartalsplanungsvorlage hinzu, um deren Feedback zu zentralisieren. Erstelle dann einen speziellen Slack-Channel, in dem alle Stakeholder:innen bequemer und transparenter zusammenarbeiten können.
2. Erfolg klar definieren
Nimm dir Zeit, um zu besprechen und zu definieren, was „Erfolg” für jedes Projekt in deinem Quartalsplan bedeutet. Sei so spezifisch wie möglich und stelle sicher, dass alle deine wichtigen Stakeholder:innen mit der Definition von Erfolg zufrieden sind und bereit sind, darauf hinzuarbeiten. Dieser zusätzliche Aufwand im Vorfeld erspart dir am Ende des Quartals eine Menge Kopfschmerzen. Füge deiner Vorlage zur Quartalsplanung ein Textfeld hinzu, um klar zu definieren, was „erledigt” bedeutet, damit es immer im Vordergrund steht.
3. Transparenz auf allen Ebenen fördern
Transparenz schafft Verantwortlichkeit und führt zu entscheidenden Erkenntnissen, die hätten übersehen werden können. Beziehe nicht nur strategische Stakeholder:innen ein, sondern auch die Teammitglieder, die die eigentliche Arbeit erledigen werden. Sie können dir eine realistischere Einschätzung des Aufwands und der Ressourcen geben, die ein Projekt erfordert. So läuft alles viel reibungsloser, wenn es an der Zeit ist, deinen Plan umzusetzen.
4. Plane quartalsweise, kommuniziere regelmäßig
Ein Quartal ist eine lange Zeit. Und obwohl du Meilensteine setzt, sind die Einblicke und die Zusammenarbeit der Stakeholder:innen nicht nur in der Planungsphase wertvoll. Es ist nicht realistisch, regelmäßige Check-In-Meetings mit vielen verschiedenen Stakeholder:innen abzuhalten, aber projektbasierte Slack-Channels ermöglichen es allen, über den Fortschritt auf dem Laufenden zu bleiben und verfügbar zu sein, wenn Hindernisse auftreten. Du kannst sogar die Nachrichten-Links für wichtige Diskussionen zu deiner quartalsweisen Arbeitsplan-Vorlage hinzufügen, damit du schnell darauf zurückgreifen kannst. Darüber hinaus kann dir eine gemeinsame Projektaufgabenliste dabei helfen, strategischer zu kommunizieren.
