このテンプレートについて
四半期の終わりが近づいており、競合する優先事項、限られたリソース、曖昧な責任体制、そしてチーム間の結束の全般的な欠如といった混乱の中を乗り切る必要があります。
その混乱を整理し、成功する四半期を推進するには、一歩下がって考える必要があります。今こそ、真のビジネス成果を中心に再度チームの認識を統一し、プロジェクトの計画と実行の両方にチームが使用できる統一されたフレームワークを構築する時です。
透明性のあるコミュニケーション、責任体制、そして強化されたコラボレーションツールが、これを機能させる鍵となります。だからこそ四半期プランニングテンプレートが必要なのです。
四半期プランニングとは何ですか？
四半期プランニングは、会社の年間ロードマップを 4 つのはるかに管理しやすい時間の塊に分割します。これにより、チームが優先事項を特定し、変化する状況に適応し、会社の戦略目標に向けて取り組む際に効果的に反復することが容易になります。優れた四半期プランニングは、長期目標に短期的な影響を与えるために今後 3 か月間で完了する必要があるプロジェクトを特定します。
Slack の四半期ビジネスプランテンプレートのメリット
四半期プランニングには、多くの異なる人々との作業が含まれ、多くの異なる、しばしば競合する優先事項があります。オープンなコミュニケーションと効果的なコラボレーションは重要ですが、常に簡単とは限りません。Slack の四半期アクションプランテンプレートを使用すると、戦略と実行を効率化するために必要な可視性をチームに提供することで、その障害を克服できます。
四半期プランニングを効率化
この四半期プランニングテンプレートは、四半期プランニングプロセスを簡素化するよう設計されています。構造化されたアプローチを提供することで、チームが実行と結果に集中できるよう支援します。可視性と連携を向上させる機能が調整されており、このテンプレートはすべてのプロジェクトが四半期と年間の戦略目標の両方に確実に合致するよう支援します。四半期を通じてこのツールを使用することで、チームは目標に向けた進捗を効率的に追跡し、事業を前進させることに集中できます。
影響で優先順位付け
効果的なプランニングには、各プロジェクトが事業に与える潜在的な影響を明確に理解することが必要です。このプランテンプレートにより、チームは事業目標を推進する可能性に基づいてプロジェクトを整理し、優先順位を付けることができます。また、最も必要な場所に労力を向けることで、リソース配分をより効率的にします。四半期目標などの重要な分野に集中することで、チームは毎四半期でより良い結果を達成するための情報に基づいた意思決定を行うことができます。
労力を理解する
プロジェクトが有益に見えても、それに投入される労力を理解することが不可欠です。このテンプレートには、必要なリソースと労力についてチームメンバーからの意見を収集する専用フィールドが含まれています。この機能は各プロジェクトの長所と短所を検討するのに役立つだけでなく、四半期プランニングミーティング中に明確性を提供し、チーム全体の認識を統一します。
包括的な進捗追跡
四半期を通じて進捗を監視することは重要であり、この四半期プランニングテンプレートはあらゆる段階での進捗追跡を容易にします。四半期目標と重点分野の状況を把握することで、チームは次のステップについて認識を統一し、リアルタイムで課題に対処できます。プロジェクトステータス、優先順位、オーナーシップなどの詳細な追跡機能により、このテンプレートは重要なタスクと優先事項を効果的に前進させ続けます。このリソースはアクションプランテンプレートと簡単に組み合わせて使用でき、次の四半期や次の四半期プランニングミーティングに向けた説明責任と明確な洞察を確保できます。
四半期アクションプランには何を含めるべきですか？
「四半期計画に何を含めるべきか？」という問いに対する最終的な答えは、戦略的優先事項について効果的に合意し、リソースを配分し、進捗を追跡するためにチームが必要とするものすべてです。プロジェクト管理手法によって四半期プランニングテンプレートの複数のコンポーネントが決まりますが、以下の 4 つは基礎的なものです。
1. 成功指標
成功を測定するために使用できる指標や方法は多数あります。目標と主要な結果（OKR）と主要業績評価指標（KPI）は、最も人気の高い方法の 2 つです。チームが計画立案と進捗追跡の両方において認識の統一を保てるよう、四半期計画に独自の成功指標を明確に記載し、簡単にアクセスできるようにしてください。
2. オーナーシップ
オーナーシップは、説明責任を強化し、プロジェクトが始動した後のコミュニケーションを効率化するため、進捗追跡に不可欠です。「担当者」は四半期プランニングテンプレートにおける最初のフィールドの 1 つであるべきですが、複数の「メンバー」フィールドを使用してほかの重要な役割を定義することもできます（例えば、RACI 手法を使用した場合、実行責任者、説明責任者、協業先、報告先を定義するフィールドを使う場合があります）。
3. 推定労力
四半期のプロジェクトを計画し優先順位を付ける際、最も重要なデータの 1 つは、時間とリソースの観点からプロジェクトに必要な労力です。アジャイルプロジェクトマネージャーはストーリーポイントシステムを使用しますが、どの方法を使用する場合でも、労力やリソースの見積もりが最優先事項として、四半期事業プランテンプレートで目立つように表示されるようにしてください。
4. タイムライン
また、重要なことですが、テンプレートにはプロジェクトのタイムラインに関する詳細な情報を含める必要があります。含めるべき主なフィールドは以下のとおりです。
- 開始日と終了日
- マイルストーン（イベントや成果物）
- 依存関係（ほかのタスクやプロジェクトに対して）
チームがアジャイル手法を使用している場合は、予定されているスプリントも含める必要があります。
四半期業務計画テンプレートの 4 つのベストプラクティス
A+ 品質の四半期プランニングテンプレートが設計できたので、次はそれを使い始める時です。テンプレートは四半期プランニングの本部であり、今度はそれを運営する人々を招待する必要があります。ここではコミュニケーションが成功の鍵であり、以下は従うべき 4 つの重要なコミュニケーションベストプラクティスです。
1. 関係者に早期に関わってもらう
プランニングの途中まで待ってから上級管理職や部門横断の関係者に関ってもらうのではありません。これはグループでの取り組みなので、オープンにコミュニケーションを取り、フィードバックを求め（受け入れるだけではなく）、異なる視点を持つ人々の意見に積極的に耳を傾けてください。主要な関係者を四半期プランニングテンプレートに追加してフィードバックを一元化し、すべての関係者がより便利で透明性のある形で協力できる専用の Slack チャンネルを作成してください。
2. 成功を明確に定義する
四半期計画の各プロジェクトにおいて「成功」が何を意味するのかを話し合い、定義する時間を取ってください。可能な限り具体的にし、すべての主要関係者が成功の定義に満足し、成功に向けて全力を尽くしてくれることを確認してください。この事前の労力が、四半期末における多くの頭痛の種を避けることにつながります。「完了」が何を意味するのかを明確に説明するテキストフィールドを四半期計画テンプレートに追加し、それが常に前面中央に表示されるようにしてください。
3. あらゆるレベルで透明性を促進する
透明性は説明責任を生み出し、見落とされる可能性のある重要な洞察をもたらします。戦略的関係者だけでなく、実際に作業を行うチームメンバーにも可視性を提供してください。チームメンバーはプロジェクトに必要な労力とリソースについて、より現実的な意見を提供できるでしょう。この連携により、計画の実行を開始する時期になった時に、すべてがはるかにスムーズに進行します。
4. 四半期ごとに計画を立て、定期的にコミュニケーションを取る
四半期は長い期間です。マイルストーンがあっても、関係者の洞察とコラボレーションは計画段階でのみ価値があるわけではありません。多くの異なるステークホルダーと定期的なチェックインミーティングを開催するのは現実的ではありませんが、プロジェクトベースの Slack チャンネルを使用することで、全員が進捗について認識を統一し、障害が発生した際にサポートを受けることができます。重要な議論のメッセージリンクを四半期の作業計画テンプレートに追加することで、すぐに参照できるようになります。共有されたプロジェクトタスクリストも、より戦略的なコミュニケーションの実装に役立ちます。
