À propos de ce modèle
Vous approchez de la fin du trimestre, ce qui implique généralement de naviguer parmi des priorités concurrentes, des ressources limitées, des responsabilités ambiguës et un manque général de cohérence entre les équipes.
Pour gérer ce chaos et assurer un trimestre réussi, vous devez prendre du recul. Il est temps de réaligner les équipes autour d’un véritable impact métier et de créer un cadre unifié qu’elles peuvent utiliser pour planifier et exécuter leurs projets.
La réussite repose sur une communication fluide, la responsabilisation et des outils de collaboration optimisés. C’est pourquoi vous avez besoin d’un modèle de planning trimestriel.
Qu’est-ce qu’un planning trimestriel ?
Un planning trimestriel reprend la feuille de route annuelle de l’entreprise et la divise en quatre périodes plus facilement gérables. Cette démarche permet aux équipes de facilement identifier les priorités, de s’adapter à l’évolution des circonstances et d’optimiser l’itération tandis qu’elles travaillent à la réalisation des objectifs stratégiques de l’entreprise. Un planning trimestriel efficace identifie les projets à terminer dans les trois prochains mois pour avoir un impact à court terme sur les objectifs à long terme.
Avantages de notre modèle de business plan trimestriel
Un planning trimestriel implique de travailler avec beaucoup de personnes différentes ayant des priorités tout aussi différentes , voire contradictoires. Bien que difficiles à assurer, une communication ouverte et une collaboration efficace sont essentielles. Notre modèle de plan d’action trimestriel contourne cet obstacle en donnant aux équipes la visibilité nécessaire pour simplifier la stratégie et l’exécution.
Simplifier votre planification trimestrielle
Ce modèle de planning trimestriel est conçu pour simplifier le processus de planification trimestrielle. Son approche structurée aide les équipes à se concentrer sur l’exécution et les résultats. Fort de ses fonctionnalités conçues pour améliorer la visibilité et la coordination, le modèle garantit que tous les projets s’alignent sur les objectifs stratégiques trimestriels et annuels. Les équipes qui utilisent cet outil tout au long du trimestre peuvent suivre efficacement leur progression vers la réalisation de leurs objectifs et rester concentrées sur le développement des activités.
Hiérarchiser pour optimiser l’impact
Une planification efficace nécessite de comprendre clairement l’impact potentiel de chaque projet sur l’entreprise. Ce modèle de plan permet aux équipes d’organiser et de hiérarchiser les projets en fonction de leur contribution aux objectifs commerciaux. Il optimise également l’efficacité de l’allocation des ressources en orientant les efforts de manière pertinente. En se concentrant sur des aspects clés, tels que les objectifs trimestriels, les équipes peuvent prendre des décisions éclairées pour obtenir de meilleurs résultats chaque trimestre.
Comprendre les efforts nécessaires
Bien qu’un projet puisse sembler bénéfique, il est essentiel de comprendre le travail qui y sera consacré. Ce modèle inclut des champs pour capturer les commentaires des membres de l’équipe concernant les ressources et les efforts requis. Cette fonctionnalité permet de peser le pour et le contre de chaque projet, tout en apportant plus de clarté lors des réunions de planification trimestrielle, afin d’assurer l’alignement au sein de l’équipe.
Suivi complet de la progression
Il est essentiel de surveiller la progression du travail tout au long du trimestre. Ce modèle de planning trimestriel en facilite le suivi à chaque étape. Le fait de garder un œil sur les objectifs trimestriels et les points à privilégier garantit l’alignement des équipes sur les prochaines étapes et leur permet de relever les défis en temps réel. Fort de capacités de suivi détaillées, telles que le statut du projet, les priorités et la propriété, ce modèle permet de garder à l’esprit les tâches prioritaires et d’avancer efficacement. Cette ressource peut facilement compléter un modèle de plan d’action pour assurer une responsabilité et des perspectives claires pour le prochain trimestre ou même la prochaine réunion de planification trimestrielle.
Que faut-il inclure dans un plan d’action trimestriel ?
La réponse ultime à cette question est : tout ce dont votre équipe a besoin pour s’aligner efficacement sur les priorités stratégiques, allouer les ressources et suivre la progression. Si votre méthode de gestion de projets déterminera plusieurs composants de votre modèle de planification trimestrielle, les quatre éléments suivants sont fondamentaux.
1. Indicateurs de réussite
Différents indicateurs et méthodes sont utilisables pour mesurer la réussite. Les objectifs et résultats clés (OKR) et les indicateurs clés de performance (KPI) comptent parmi les plus populaires. Assurez-vous que vos propres indicateurs de réussite sont clairement énoncés et facilement accessibles dans votre plan trimestriel afin de préserver l’alignement de votre équipe lors de la planification et du suivi de la progression.
2. Propriété
La propriété est essentielle au suivi de la progression, car elle renforce la responsabilisation et simplifie la communication au lancement d’un projet. Si le champ « Responsable » doit être l’un des premiers de votre modèle de planning trimestriel, vous pouvez également utiliser plusieurs champs de rôles pour définir d’autres rôles importants. (Par exemple, si vous utilisez la méthode RACI, vous pouvez avoir des champs pour définir les rôles Réalisateur, Approbateur, Consulté et Informé.)
3. Efforts estimés
Lorsque vous planifiez et hiérarchisez les projets pour le trimestre, la quantité d’efforts requise par le projet en termes de temps et de ressources représente l’une des données les plus importantes. Les chefs de projets agiles utilisent un système de story points. Cependant, quelle que soit la méthode que vous utilisez, assurez-vous que les estimations en matière d’efforts et/ou de ressources sont bien visibles dans votre modèle de business plan trimestriel.
4. Échéanciers
Enfin, votre modèle doit inclure des informations détaillées sur les échéanciers du projet. Voici quelques champs clés à inclure :
- Dates de début et de fin
- Étapes (événements et/ou livrables)
- Dépendances (pour d’autres tâches et projets)
Le ou les sprints planifiés (si votre équipe utilise une approche Agile)
4 bonnes pratiques applicables à votre modèle de plan de travail trimestriel
Maintenant que vous avez conçu un modèle de planning trimestriel de qualité, il est temps de commencer à l’utiliser. Votre modèle représente la base de votre planification trimestrielle et vous devez maintenant impliquer les personnes qui vont y contribuer. La communication est la clé du succès. Voici quatre bonnes pratiques essentielles à suivre en matière de communication.
1. Impliquer les parties prenantes dès le départ
N’attendez pas d’être à mi-parcours de votre planning pour impliquer les parties prenantes senior et transverses. Un effort collectif est de mise, alors communiquez ouvertement, sollicitez des commentaires (ne vous contentez pas de les accepter) et écoutez activement les personnes qui ont des perspectives différentes. Ajoutez les principales parties prenantes à votre modèle de planning trimestriel afin de centraliser leurs commentaires, puis créez un canal Slack spécial où toutes les parties prenantes peuvent collaborer de manière plus pratique et transparente.
2. Définir clairement la réussite
Prenez le temps de discuter et de caractériser la réussite de chaque projet associé à votre planning trimestriel. Soyez aussi spécifique que possible et assurez-vous que les principales parties prenantes comprennent cette définition et sont prêtes à y contribuer. Cet effort supplémentaire en amont vous évitera bien des maux de tête à la fin du trimestre. Ajoutez un champ de texte à votre modèle de planning trimestriel pour préciser clairement ce qui constitue un projet terminé.
3. Encourager la transparence à tous les niveaux
La transparence favorise la responsabilisation et génère des informations clés qui auraient pu être négligées autrement. Donnez de la visibilité aux collaborateurs chargés d’effectuer le travail de terrain, et pas seulement aux parties prenantes stratégiques. Ils pourront vous offrir un point de vue plus réaliste sur les efforts et les ressources nécessaires à un projet. Cet alignement assurera une mise en œuvre fluide de votre plan.
4. Planifier chaque trimestre et communiquer régulièrement
Un trimestre représente une longue période. Même si vous avez défini des étapes, l’utilité des avis et de la collaboration des parties prenantes dépasse le cadre de la planification. S’il n’est pas réaliste d’organiser des points réguliers avec de nombreuses parties prenantes, les canaux Slack consacrés aux projets permettent aux collaborateurs de suivre la progression et d’apporter leur aide dès qu’un obstacle émerge. Vous pouvez même ajouter à votre modèle de plan de travail trimestriel les liens des messages contenus dans des discussions clés afin de pouvoir vous y référer rapidement. Une liste partagée des tâches liées aux projets vous aidera également à assurer une communication plus stratégique.
