Acerca de esta plantilla
Te estás acercando al final del trimestre, lo que incluye navegar por el caos de prioridades en competencia, recursos limitados, responsabilidades ambiguas y una falta general de coherencia entre equipos.
Para controlar ese caos e impulsar el éxito del trimestre, hay que dar un paso atrás. Es hora de volver a alinear los equipos en torno al impacto empresarial real y crear un marco unificado que los equipos puedan usar tanto para planificar como para ejecutar proyectos.
La comunicación transparente, la responsabilidad y las herramientas de colaboración mejoradas son la clave para que esto funcione, razón por la cual necesitas una plantilla de planificación trimestral.
¿Qué es la planificación trimestral?
La planificación trimestral toma la hoja de ruta anual de la empresa y la divide en cuatro períodos mucho más manejables. De este modo, resulta más fácil para los equipos identificar prioridades, adaptarse a circunstancias cambiantes e iterar de manera eficaz mientras trabajan hacia los objetivos estratégicos de la empresa. Un buen plan trimestral identifica qué proyectos deben completarse en los próximos tres meses para generar un impacto a corto plazo en los objetivos a largo plazo.
Los beneficios de nuestra plantilla de plan empresarial trimestral
La planificación trimestral implica trabajar con muchas personas diferentes con muchas prioridades diferentes y, a menudo, en competencia. La comunicación abierta y la colaboración eficaz son fundamentales, pero no siempre fáciles. Nuestra plantilla de plan de acción trimestral supera ese obstáculo al dar a los equipos la visibilidad necesaria para agilizar la estrategia y la ejecución.
Optimiza tu planificación trimestral
Esta plantilla de planificación trimestral está diseñada para simplificar el proceso de planificación trimestral. Asimismo, ayuda a los equipos a centrarse en la ejecución y los resultados proporcionando un enfoque estructurado. Con sus funciones adaptadas para mejorar la visibilidad y la coordinación, la plantilla ayudará a garantizar que todos los proyectos se alineen tanto con los objetivos estratégicos trimestrales como anuales. Al usar esta herramienta durante todo el trimestre, los equipos pueden llevar un seguimiento eficaz del progreso hacia sus objetivos y mantenerse centrados en impulsar el negocio hacia adelante.
Prioriza para generar impacto
Una planificación eficaz requiere de una comprensión clara del impacto potencial de cada proyecto en la empresas. Esta plantilla permite a los equipos organizar y priorizar proyectos en función de su potencial para avanzar hacia los objetivos empresariales. Además, hace que la asignación de recursos sea más eficiente al dirigir los esfuerzos donde más se necesitan. Al centrarse en áreas clave, como los objetivos trimestrales, los equipos pueden tomar decisiones fundamentadas para lograr mejores resultados cada trimestre.
Entiende el trabajo
Si bien un proyecto puede parecer beneficioso, es esencial comprender el trabajo que conllevará. Esta plantilla incluye campos específicos para recopilar información de los miembros del equipo sobre los recursos y el esfuerzo requeridos. Esta función no solo ayuda a sopesar los pros y los contras de cada proyecto, sino que también proporciona claridad durante las reuniones de planificación trimestral para garantizar la alineación en todo el equipo.
Seguimiento del progreso exhaustivo
El seguimiento del progreso durante todo el trimestre es vital, y esta plantilla de planificación trimestral facilita el seguimiento del progreso en cada etapa. Al mantener el pulso en los objetivos trimestrales y las áreas de enfoque, los equipos pueden alinearse en los próximos pasos y abordar los desafíos en tiempo real. Con capacidades detalladas de seguimiento, como el estado del proyecto, las prioridades y la responsabilidad, esta plantilla mantendrá las tareas y prioridades principales avanzando de manera eficaz. Este recurso puede complementar fácilmente una plantilla de plan de acción para garantizar la responsabilidad y obtener información clara para el próximo trimestre o incluso para la siguiente reunión de planificación trimestral.
¿Qué debe incluirse en un plan de acción trimestral?
La respuesta definitiva a “¿Qué debería incluirse en mi plan trimestral?” es: todo lo que tu equipo necesite para alinearse eficazmente en las prioridades estratégicas, asignar recursos y monitorizar el progreso. Tu método de gestión de proyectos determinará varios componentes de tu plantilla de planificación trimestral, pero estos cuatro son fundamentales.
1. Métricas de éxito
Hay muchas métricas y métodos diferentes que puedes usar para medir el éxito. Los objetivos y resultados clave (OKR) y los indicadores clave de rendimiento (KPI) son dos de los métodos más populares. Asegúrate de que tus propias métricas de éxito estén claramente establecidas y sean fácilmente accesibles en tu plan trimestral para que tu equipo pueda mantenerse alineado durante la planificación y el seguimiento del progreso.
2. Responsabilidad
La responsabilidad es esencial para llevar un seguimiento del progreso, ya que refuerza la rendición de cuentas y agiliza la comunicación una vez que comienza un proyecto. “Responsable” debería ser uno de los primeros campos en tu plantilla de planificación trimestral, pero también puedes usar varios campos de “Personas” para definir otros roles importantes. Por ejemplo, si usaste el método RACI, podrías tener campos para definir quién es Responsable, Encargado, Consultado e Informado.
3. Esfuerzo estimado
Cuando estás planificando y priorizando proyectos para el trimestre, uno de los datos más importantes es la cantidad de esfuerzo que requerirá el proyecto en términos de tiempo y recursos. Los gestores de proyectos ágiles usan un sistema de puntos de historia, pero sea cual sea el método que uses, asegúrate de que las estimaciones de esfuerzo o recursos estén muy presentes y sean altamente visibles en tu plantilla de plan empresarial trimestral.
4. Cronogramas
Por último, pero no menos importante, tu plantilla debe incluir información detallada sobre los cronogramas del proyecto. Algunos campos clave que incluir son:
- Fechas de inicio y fin
- Hitos (eventos o entregas)
- Dependencias (para otras tareas y proyectos)
Si tu equipo usa un enfoque Agile, también deberías incluir los sprints programados.
Cuatro prácticas recomendadas para tu plantilla de plan de trabajo trimestral
Ahora que has diseñado una plantilla de planificación trimestral de primera, es hora de empezar a usarla. Tu plantilla es el cuartel general de tu planificación trimestral, y ahora necesitas invitar a las personas que la van a gestionar. La comunicación es la clave del éxito aquí, y estas son cuatro prácticas recomendadas de comunicación de suma importancia que debes seguir.
1. Involucra a las partes interesadas desde el principio
No esperes hasta la mitad de tu planificación para involucrar a las partes interesadas sénior y de otros departamentos. Esto es un esfuerzo de equipo, así que comunícate abiertamente, invita a realizar comentarios (no solo los aceptes) y escucha activamente aquellas perspectivas diferentes. Añade las partes interesadas clave a tu plantilla de planificación trimestral para que sus comentarios estén centralizados y, luego, crea un canal especial de Slack donde todas las partes interesadas puedan colaborar de manera más conveniente y transparente.
2. Define el éxito claramente
Tómate tiempo para debatir y definir qué significa “éxito” para cada proyecto en tu plan trimestral. Sé tan específico como puedas y asegúrate de que todas las partes interesadas clave se sientan cómodas con la definición de éxito y estén dispuestas a comprometerse con ella. Este esfuerzo adicional al principio te ahorrará muchos dolores de cabeza al final del trimestre. Añade un campo de texto a tu plantilla de plan trimestral para explicar claramente qué significa “listo”, para que siempre esté presente y visible.
3. Fomenta la transparencia en todos los niveles
La transparencia crea responsabilidad y resulta en percepciones de suma importancia que podrían haberse perdido. Da visibilidad a los miembros del equipo que van a hacer el trabajo pesado y no solo a las partes interesadas estratégicas. Podrán ofrecerte una opinión más realista sobre el esfuerzo y los recursos que requiere un proyecto. Esta alineación hará que todo funcione mucho más suavemente cuando sea hora de empezar a implementar tu plan.
4. Planifica trimestralmente, comunícate con regularidad
Un trimestre es mucho tiempo. Y, aunque tengas hitos, la perspectiva y colaboración de las partes interesadas no solo es valiosa en la etapa de planificación. No es realista mantener reuniones periódicas de seguimiento con muchas partes interesadas diferentes, pero los canales de Slack basados en proyectos permiten que esté todo el mundo alineado con el progreso y disponible para ayudar cuando surjan obstáculos. Incluso puedes añadir los enlaces de mensajes de las discusiones clave a tu plantilla de plan de trabajo trimestral para poder consultarlas rápidamente. Una lista de tareas del proyecto compartida también te ayudará a implementar una comunicación más estratégica.
