Plantilla de planificación de eventos

Planificar un evento, ya sea presencial o virtual, necesita la coordinación entre personas, tareas y plazos. Desde reservar una instalación y confirmar la participación de ponentes a la gestión de presupuestos y los actos promocionales, el éxito de un evento depende de una organización clara y una comunicación eficaz. Incluso los detalles más pequeños pueden afectar al resultado final.

La plantilla de planificación de eventos de Slack permite estructurar todo el proceso. Esta plantilla, que está integrada en el sistema operativo de trabajo Slack, permite a los equipos organizar tareas, centralizar las novedades y conectar las conversaciones en tiempo real. Con plantillas compartidas y flujos de trabajos automatizados, todo el mundo rema en la misma dirección y el trabajo sigue el progreso establecido.

Veamos en detalle cómo puedes usar la plantilla para planificar un evento y organizarlo de tal manera que tanto tus equipos como los asistentes puedan disfrutar de él al máximo.

Instrucciones de uso de la plantilla de planificación de eventos de Slack

La plantilla de planificación de eventos permite organizar todo desde un solo lugar. A continuación te mostramos cómo configurarla:

1. Haz clic en “Obtener plantilla”. Añade el canal prediseñado de planificación de eventos a tu espacio de trabajo de Slack. Incluye las pestañas Resumen del evento, Registro de tareas y el flujo de trabajo Notificaciones de estado de elementos.
2. Personaliza los detalles clave. Edita tareas, fechas, instalaciones y funciones para ajustar todo a tu evento.
3. Rellena la pestaña Resumen del evento. Añade la siguiente información: 
   • Agenda: Programación y detalles de las sesiones
   • Equipo principal: Nombres y funciones de las personas involucradas
   • Oradores: Lista de oradores o ponentes confirmados
   • Instalación/proveedores: Ubicación y enlaces de los proveedores
   • Patrocinadores y socios: Lista de patrocinadores o socios confirmados
   • Planes de marketing: Actividades promocionales y plazos
4. Configura el Registro de tareas. Supervisa el estado de cada tarea, la prioridad, su descripción, el personal asignado y sus fechas límite.
5. Comparte la plantilla con tu equipo. Publica la plantilla en los canales correspondientes de Slack para que todas las partes interesadas puedan verla y editarla.
6. Activa las novedades en tiempo real. Usa recordatorios y el flujo de trabajo Notificaciones de estado de elementos para enviar notificaciones a los canales cuando se cambie el estado de una tarea en el Registro.

¿Qué es una plantilla de planificación de eventos?

Una plantilla de planificación de eventos es un plan estructurado que ayuda a los equipos a coordinar plazos, tareas, presupuestos y responsabilidades desde la preparación a las reuniones posteriores al evento. Sirve como fuente de información centralizada para que todo el mundo conozca el progreso de la planificación, las personas responsables y la fecha límite de cada tarea. Los equipos la usan para organizar conferencias, ferias comerciales, webinarios, lanzamientos de productos, visitas internas, reuniones con clientes y actividades de marketing en general.

Estos son los componentes principales de una plantilla de planificación de eventos:

• Cronograma: Fechas clave, desde días importantes a reuniones posteriores a los eventos, que incluyen hitos y puntos esenciales.
• Lista de verificación: Lista de tareas con información sobre el estado, las personas asignadas y las fechas límites para llevar un seguimiento rápido del progreso.
• Presupuesto: Costes estimados vs. reales de las instalaciones, los proveedores, la producción, los viajes y demás aspectos relevantes.
• Proveedores: Información de contacto, productos y servicios solicitados, contratos y condiciones de pago de equipos audiovisuales, catering, organización, etc.
• Instalación: Ubicación, planificación de la zona, reservas de salas, franjas para carga/descarga, redes Wi-Fi y directrices para usar la instalación.
• Personal: Funciones, horarios de cobertura, responsabilidades durante el evento e información de contacto.

En Slack, estos componentes se encuentran en pestañas compartidas (Resumen del evento y Registro de tareas), con novedades y notificaciones en tiempo real, para que la planificación siga su curso y se actualice a medida que vayamos avanzando.

Ventajas de usar una plantilla de planificación de eventos

Empezar a partir de una plantilla permite estructurar todo desde el principio para que los equipos no tengan que dar vueltas a la cabeza cada vez que organicen un evento. Las principales ventajas son las siguientes:

• Coherencia entre proyectos y equipos. Los formatos estándar permiten comparar el progreso de diferentes eventos fácilmente e incorporar nuevos miembros al equipo con rapidez.
• Menos riesgo de omitir tareas o incumplir plazos. Las listas de comprobación predefinidas y los plazos ayudan a los equipos a tratar cada detalle y evitar problemas de última hora.
• Comunicación clara con proveedores y partes interesadas. La información centralizada permite que todo el mundo acceda a las novedades, evitando correos electrónicos infinitos y repetidos.
• Asignaciones de funciones y tareas claras. Los campos integrados para propietarios y las fechas límite indican quién se encarga de cada tarea, para que no se pase nada por alto.
• Ahorro de tiempo: Reutilizar una plantilla permite dedicar menos tiempo a configurar los aspectos básicos y dedicarlo a crear un evento fantástico.
• Mayor visibilidad para administradores. Los paneles y registros de tareas compartidos permiten que los administradores tengan siempre a mano la información más reciente sobre el progreso del evento.
• Novedades en tiempo real en Slack. Las notificaciones y los recordatorios ayudan a los equipos a estar al tanto sobre las nuevas asignaciones, los cambios o las actualizaciones de estado.
• Integración con los flujos de trabajo actuales. Conecta la plantilla de eventos a tu calendario, herramientas de gestión de proyectos o sistemas de CRM a través de las aplicaciones de Slack para sincronizar todo.
• Colaboración mejorada. Las conversaciones, los archivos y las novedades se integran con la planificación del evento, para que tengas toda la información en un solo lugar.

Aspectos clave de una plantilla de planificación de eventos eficaz

Todas las plantillas de planificación de eventos deben incluir algunos elementos clave para que los proyectos sigan su curso, desde la planificación hasta el último día.

Estos son algunos de sus elementos clave:

• Plazos y objetivos. Determina las fechas más importantes, como los plazos para reservar instalaciones, los lanzamientos de promociones y el día del evento en sí, para que todo el equipo comparta el mismo programa.
• Seguimiento del presupuesto. Registra los costes estimados y los reales para las instalaciones, los proveedores, los viajes y los suministros para, así, no desviarte del presupuesto y evitar sorpresas.
• Asignación de tareas y responsabilidades. Asigna cada tarea a un propietario con unos plazos claros para fomentar la responsabilidad y el progreso constante.
• Gestión de proveedores/instalaciones. Lleva un registro de los contactos, los contratos, los productos solicitados y los aspectos logísticos de las instalaciones y proveedores de servicios.
• Plan de comunicación. Establece la forma de compartir las novedades con los miembros del equipo, las partes interesadas y los proveedores para que todo el mundo vaya a una durante los eventos.

Con estos aspectos cubiertos, los organizadores tendrán una vista completa sobre el evento, desde la logística hasta las responsabilidades, todo desde un solo espacio de trabajo.

Consejos para planificar eventos de manera eficaz

Incluso con una buena plantilla, los eventos dependen de cómo la usen los equipos en su día a día.

Estas prácticas recomendadas pueden ayudar a conseguirlo:

• Divide el evento en diferentes fases. Organiza la plantilla con tres fases principales: preparación, realización y cierre. En la fase de preparación, supervisa tareas como la obtención de proveedores y la confirmación de los ponentes. Durante la fase de ejecución, usa novedades en tiempo real en Slack para supervisar el progreso y abordar los problemas que vayan surgiendo. En la fase de cierre, registra las conclusiones y encárgate de finalizar los contratos con los proveedores.
• Revisa y ajusta la planificación cada semana. Establece un día fijo en el que el equipo deba revisar las pestañas Resumen del evento y Registro de tareas. Actualiza los estados de las tareas, el presupuesto y los detalles sobre los proveedores cada semana para que tener la planificación al día y evitar que surjan problemas.
• Asigna responsables claros para cada tarea. Cada elemento del Registro de tareas debe tener un responsable asignado. Esto fomenta la responsabilidad y evita que se pase algo por alto. Las notificaciones y recordatorios de Slack mantienen a los responsables informados sobre las fechas límite más cercanas.
• Usa los flujos de trabajo de Slack para mejorar la visibilidad. Automatiza las actualizaciones de estado con el flujo de trabajo Notificaciones de estado de elementos para que todo el equipo sepa cuándo se saca adelante una tarea o si es necesario tomar alguna medida en algún punto. Esto permite planificar de manera transparente y evita tener que comprobar todo manualmente.
• Centraliza la comunicación. Publica novedades sobre los proveedores, confirmaciones de patrocinios y planes de marketing en los canales de Slack vinculados con la plantilla. Reunir las conversaciones y tareas en un solo lugar evita tener que mandar cientos de correos electrónicos y permite encontrar la información de manera más sencilla.

Consejo práctico experto: Después del evento, archiva la plantilla completada en lugar de eliminarla. Las notas, los presupuestos y los plazos pueden servir como referencia para futuros planes, haciendo que cada nuevo evento tarde menos en organizarse y sea más fácil de mejorar.

Planifica de manera más inteligente y ejecuta con sencillez en Slack

Los eventos más exitosos se basan en una planificación, coordinación y comunicación fluidas. Usar una plantilla de planificación de eventos ayuda a gestionar los plazos, controlar los presupuestos y asignar responsabilidades para que no se escape ni el más mínimo detalle.

Slack puede hacer todo esto desde un espacio de trabajo compartido. Los equipos pueden actualizar tareas, compartir información sobre proveedores y consultar el progreso en tiempo real, con todos los datos a manos, de la forma más organizada y optimizada posible.

Empieza a organizar eventos con la plantilla de planificación de eventos de Slack. Slack también ofrece otras plantillas para ayudarte con tus flujos de trabajo.