Informazioni su questo modello
Ti stai avvicinando alla fine del trimestre e devi navigare il caos formato da priorità in competizione, risorse limitate, responsabilità ambigue e da una generale mancanza di coerenza tra i team.
Per domare quel caos e avere un trimestre di successo è necessario fare un passo indietro. È il momento di riallineare i team attorno al vero impatto aziendale e creare un framework unificato che possano utilizzare sia per pianificare che per eseguire i progetti.
La comunicazione trasparente, la responsabilità e gli strumenti di collaborazione migliorati sono la chiave per far funzionare tutto; ecco perché hai bisogno di un modello di pianificazione trimestrale.
Cos’è la pianificazione trimestrale?
La pianificazione trimestrale prende la roadmap annuale dell'azienda e la suddivide in quattro periodi di tempo molto più gestibili. Questo rende più facile per i team identificare le priorità, adattarsi alle circostanze mutevoli e iterare in maniera efficace mentre lavorano verso gli obiettivi strategici dell'azienda. Un buon piano trimestrale identifica quali progetti devono essere completati nei prossimi tre mesi per avere un impatto a breve termine sugli obiettivi a lungo termine.
I vantaggi del nostro modello di piano aziendale trimestrale
La pianificazione trimestrale comporta lavorare con molte persone diverse con priorità diverse, spesso in competizione. La comunicazione aperta e la collaborazione efficace sono fondamentali, ma non sempre facili. Il nostro modello di piano d'azione trimestrale supera questo ostacolo fornendo ai team la visibilità necessaria per facilitare strategia ed esecuzione.
Semplifica la pianificazione trimestrale
Questo modello è progettato per semplificare il processo di pianificazione trimestrale. Aiuta i team a concentrarsi sull'esecuzione e sui risultati fornendo un approccio strutturato. Con le sue funzioni studiate per migliorare la visibilità e il coordinamento, il modello aiuterà a garantire che tutti i progetti si allineino sia agli obiettivi strategici trimestrali che annuali. Utilizzando questo strumento durante tutto il trimestre, i team possono monitorare in maniera efficace i progressi verso i loro obiettivi e rimanere concentrati sul far avanzare il business.
Dai priorità all’impatto
Una pianificazione efficace richiede una chiara comprensione del potenziale impatto di ogni progetto sul business. Questo modello di piano consente ai team di organizzare e dare priorità ai progetti in base al loro potenziale di far avanzare gli obiettivi aziendali. Rende anche l'allocazione delle risorse più efficiente dirigendo gli sforzi dove sono più necessari. Concentrandosi su aree chiave, come gli obiettivi trimestrali, i team possono prendere decisioni informate per ottenere risultati migliori ogni trimestre.
Comprendere lo sforzo
Anche se un progetto può sembrare vantaggioso, è essenziale comprendere il lavoro richiesto. Questo modello include campi dedicati per raccogliere input dai membri del team riguardo alle risorse e allo sforzo richiesti. Questa funzione non solo aiuta a valutare i pro e i contro di ogni progetto, ma fornisce anche chiarezza durante le riunioni di pianificazione trimestrale per garantire l'allineamento di tutto il team.
Monitoraggio completo dei progressi
Monitorare i progressi durante tutto il trimestre è fondamentale e questo modello di pianificazione trimestrale rende più facile monitorarli in ogni fase. Restando informati sugli obiettivi trimestrali e sulle aree di focus, i team possono allinearsi sui prossimi passaggi e affrontare le sfide in tempo reale. Con capacità di monitoraggio dettagliate (come lo stato del progetto, le priorità e la proprietà) questo modello mantiene le attività e le priorità più importanti in movimento in maniera efficace. Questa risorsa può facilmente completare un modello di piano d'azione per garantire responsabilità e intuizioni chiare per il prossimo trimestre, o per la prossima riunione di pianificazione trimestrale.
Cosa dovrebbe essere incluso in un piano d'azione trimestrale?
La risposta definitiva a "cosa dovrebbe essere incluso nel mio piano trimestrale?" è: tutto ciò di cui il tuo team ha bisogno per allinearsi in modo efficace sulle priorità strategiche, allocare le risorse e monitorare i progressi. Il tuo metodo di gestione dei progetti determina diversi componenti del tuo modello di pianificazione trimestrale, ma questi quattro sono fondamentali.
1. Metriche di successo
Ci sono molte metriche e metodi diversi che puoi utilizzare per misurare il successo. Gli obiettivi e i risultati chiave (OKR) e gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono due dei metodi più popolari. Assicurati che le tue metriche di successo siano definite in maniera chiara e che siano facilmente accessibili nel tuo piano trimestrale, così che il tuo team possa rimanere allineato sia durante la pianificazione che nel monitoraggio dei progressi.
2. Proprietà
La proprietà è fondamentale per monitorare i progressi, poiché garantisce la responsabilità e semplifica la comunicazione dopo l'avvio di un progetto. Il campo “Proprietario” dovrebbe essere uno dei primi nel tuo modello di pianificazione trimestrale, ma puoi anche utilizzare più campi “Persone” per definire altri ruoli importanti. (Ad esempio, se hai utilizzato il metodo RACI, potresti avere dei campi per definire chi è Responsabile, Consultato e Informato.)
3. Sforzo stimato
Quando stai pianificando e dando priorità ai progetti per il trimestre, uno dei dati più importanti è l'importo dello sforzo che il progetto richiederà in termini di tempo e risorse. I project manager di Agile utilizzano un sistema di story point, ma anche se utilizzi altri metodi, devi assicurati che le stime di sforzo e/o risorse siano ben presenti e altamente visibili nel tuo modello di piano aziendale trimestrale.
4. Tempistiche
Ultimo ma non meno importante, il tuo modello deve includere informazioni dettagliate sulle tempistiche del progetto. Alcuni campi principali da includere sono:
- Date di inizio e fine
- Obiettivi (eventi e/o consegne)
- Dipendenze (per altre attività e progetti)
Se il tuo team utilizza un approccio Agile, dovresti includere anche gli sprint programmati.
4 procedure consigliate per il tuo modello di piano di lavoro trimestrale
Ora che hai progettato un modello di pianificazione trimestrale eccellente, è il momento di iniziare a utilizzarlo. Il tuo modello è il quartier generale per la tua pianificazione trimestrale e ora devi invitare le persone che lo gestiranno. La comunicazione è la chiave del successo: ecco quattro procedure consigliate che è fondamentale seguire.
1. Coinvolgi le parti interessate fin dall'inizio
Non aspettare di arrivare a metà della tua pianificazione prima di coinvolgere le parti interessate senior e di altri dipartimenti. Questo è uno sforzo di gruppo, quindi comunica apertamente, incoraggia i feedback (non limitarti ad accettarli) e ascolta attivamente coloro che hanno prospettive diverse. Aggiungi le parti interessate fondamentali al tuo modello di pianificazione trimestrale così che il loro feedback sia centralizzato, quindi crea un canale Slack speciale dove tutte le parti interessate possano collaborare in modo più comodo e trasparente.
2. Definisci in modo chiaro il successo
Prenditi del tempo per discutere e definire cosa significa “successo” per ogni progetto nel tuo piano trimestrale. Sii il più specifico possibile e assicurati che tutte le parti interessate principali siano a proprio agio con la definizione di successo e che siano disposte a impegnarsi per raggiungerlo. Questo sforzo aggiuntivo iniziale ti farà risparmiare molti mal di testa alla fine del trimestre. Aggiungi un campo di testo al tuo modello di piano trimestrale per specificare chiaramente cosa significa “fatto”, così che sia sempre in primo piano.
3. Incoraggia la trasparenza a ogni livello
La trasparenza crea responsabilità e porta a intuizioni di importanza critica che potrebbero essere sfuggite. Dai visibilità ai membri del team che svolgeranno il lavoro pratico e non solo alle parti interessate strategiche. Saranno in grado di offrirti un'opinione più realistica sullo sforzo e le risorse che un progetto richiede. Questo allineamento farà funzionare tutto in maniera molto più facile quando sarà il momento di iniziare a implementare il tuo piano.
4. Pianifica per trimestri, comunica con regolarità
Un trimestre è un periodo lungo. E anche se hai degli obiettivi, le informazioni e la collaborazione delle parti interessate non sono preziose solo nella fase di pianificazione. Non è realistico tenere riunioni di controllo regolari con molti parti interessate, ma i canali Slack basati sui progetti permettono a tutte le persone coinvolte di essere allineate sui progressi e disponibili ad aiutare quando emergono ostacoli. Puoi anche aggiungere i link dei messaggi per le discussioni importanti al tuo modello di piano di lavoro trimestrale, così da poterci fare riferimento in maniera rapida. Un elenco di attività del progetto condiviso ti aiuterà anche a implementare una comunicazione più strategica.
