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Productivité

Le suivi de projet, une méthode indispensable

Découvrez comment mettre en place un suivi de projet performant, vous aidant à respecter les délais, le budget et les contraintes d’un projet.

Par l’équipe Slack4 novembre 2022

Pour garantir la réussite de votre projet, il est indispensable de mettre en place une méthode de suivi de projet performante. Elle va vous permettre d’atteindre vos objectifs en surveillant à tout moment l’adéquation entre la réalisation du projet et le résultat attendu. Toutefois, différentes bonnes pratiques doivent être mises en place et l’usage d’un outil spécifique au suivi de projet est fortement recommandé.

Qu’est-ce que le suivi de projet ?

Le suivi de projet (ou gestion de projet) permet de s’assurer qu’un projet se déroule selon les objectifs fixés initialement. Cela peut concerner aussi bien le respect des délais qu’une utilisation optimale des ressources humaines, techniques ou financières.

L’objectif du suivi du projet

Suivre l’avancement d’un projet au cours du temps est indispensable pour vous permettre de réorienter les actions si cela s’avère nécessaire. Ainsi, à tout moment, si une défaillance dans l’organisation ou le déroulement des processus est identifiée, il est possible d’ajuster certains paramètres. Ces modifications garantissent l’atteinte des objectifs de l’entreprise selon le calendrier initialement prévu et le budget alloué.

Les différents types de suivi de projet

Quand on évoque la gestion de projet, cette notion peut englober une réalité assez large. En effet, le suivi peut être individuel, se situer au niveau du projet lui-même ou réunir plusieurs projets. Le suivi individuel va ainsi se concentrer sur les tâches et faciliter la coordination des individus. Le suivi du projet va quant à lui permettre d’avoir une vue d’ensemble. Enfin, le suivi de plusieurs projets en simultané a un intérêt au niveau du management d’entreprise.

Quelle est son importance ?

Dans le cadre d’un projet réussi, chaque acteur sait quoi faire et comment le faire. Si le suivi de projet est si incontournable, c’est qu’il répartit les tâches entre les différents collaborateurs de manière claire et précise. Il s’agit donc de la solution idéale pour prendre pleinement en compte les compétences de chacun. De plus, cette attribution des tâches est importante pour réaliser ensuite un suivi de l’évolution de chacune des sous-parties du projet.

Un outil d’aide à la décision

En analysant l’avancée de chaque tâche du projet, vous gagnez en visibilité à long terme. En effet, il devient possible de mesurer précisément la résolution des tâches par rapport au planning. Le suivi de projet est alors une aide à la prise de décision. Chaque indicateur de suivi de projet que vous mettez en place vous permet de vérifier le respect des contraintes du projet.

Un moyen de fédérer les énergies

Par ailleurs, le suivi de projet est un puissant allié d’un management efficace. Si vous partagez en temps réel les informations clés lors des réunions du comité de suivi de projet, vos collaborateurs seront plus impliqués. Gérer une équipe de talent de cette manière est utile pour que chacun puisse agir et réagir en fonction du retour d’information.

En résumé, les avantages du suivi de projet sont les suivants :

  • Fixer des objectifs avec une grande précision ;
  • Acquérir une meilleure visibilité pour mieux piloter un projet ;
  • Optimiser la gestion des ressources humaines et financières ;
  • Mesurer en temps réel l’avancement du projet ;
  • Gagner en anticipation et en agilité ;
  • Augmenter l’engagement des collaborateurs ;
  • Faciliter le management des équipes.

Comment assurer le suivi de projet ? (Étapes à suivre et bonnes pratiques)

Tout projet contient 5 phases : planification, lancement, exécution, suivi et finalisation. Si vous désirez déployer un suivi de projet, c’est donc lors de la quatrième étape que celui-ci prend tout son sens. Il va permettre de gérer l’évolution du projet et vérifier l’atteinte des objectifs fixés lors des deux premières étapes.

Pour réaliser un suivi optimal, vous devez obligatoirement passer par trois phases :

  • La phase initiale de mesure ;
  • L’analyse minutieuse des résultats ;
  • La mise en place des actions correctives.

En premier lieu, il est nécessaire d’établir des indicateurs de performance clés. Avec un tableau de suivi de projet, vous pouvez facilement suivre au fil du temps leur évolution. Ceci permet d’identifier les lacunes et les failles de l’organisation. Une fois ces dernières déterminées, il vous suffit de trouver des solutions en partageant ces données avec vos collaborateurs. En réitérant de nombreuses fois ces différentes étapes, vous garantissez à votre projet une exécution fluide et conforme aux attentes.

Les bonnes pratiques à adopter

Pour assurer le succès du projet, vous devez avant tout parfaitement le cadrer. Plus il sera réfléchi et plus les étapes et les tâches seront détaillées, plus le résultat sera satisfaisant. En outre, il est indispensable de lister les critères de la gestion des risques pour pallier toute éventualité. Tout au long du suivi, la communication interne et la méthode agile doivent également être au cœur de votre action pour être efficaces et fédérer les collaborateurs. Enfin, utiliser un logiciel de suivi de projet est une condition sine qua non d’un suivi optimal.

Quel est l’outil idéal pour faciliter le suivi de projet ?

Votre logiciel de suivi de projet doit être construit autour de la coopération et de la communication. C’est le cas de Slack. Outil pensé et construit autour de la collaboration, il permet de centraliser vos échanges pour gagner en agilité et accélérer l’exécution des différentes phases. Différents canaux permettent de créer des discussions pour regrouper toutes les conservations par thèmes ou par équipes.

Pour gagner du temps et améliorer la rentabilité, il est en outre possible d’accéder à des fonctionnalités d’automatisation. Le générateur de flux de travail est ainsi particulièrement pertinent pour automatiser les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée.

De plus, Slack est un hub. Plus de 2 200 services peuvent être intégrés en quelques instants à l’outil. Les activités de chacun peuvent ainsi être suivies avec plus de précision. Les rappels de tâches et le partage aisé des fichiers améliorent la productivité et la fluidité de votre entreprise.

Par ailleurs, cet outil de suivi de projet ne néglige pas la sécurité de votre entreprise. Avec son programme de sécurité, Slack garantit la protection des échanges entre vos différents collaborateurs et le respect de la confidentialité.

Communication, agilité et sécurité sont des atouts puissants d’un suivi de projet efficace. Ils vous permettent de vous concentrer sur l’essentiel : le pilotage du projet et la gestion des équipes.

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