Modèle de point d’équipe

La réunion hebdomadaire n’est sans doute pas le moment préféré des membres de votre équipe. Ce n’est pas de votre faute ; il est difficile de faire en sorte que les rapports de progression soient motivants, et surtout, utiles pour toute l’équipe. 

Et ce n’est pas forcément une partie de plaisir pour vous non plus. Vous devez filtrer le flot hebdomadaire de mises à jour, de tâches et de fichiers afin de trouver les éléments qui vous permettront d’agir. Si le point d’équipe hebdomadaire est le seul moment où l’ensemble des membres de votre équipe communiquent entre eux, alors ces problèmes ne disparaîtront pas. Surtout, vous passerez à côté de tous les avantages que présentent une communication optimisée et une culture collaborative.

C’est ici qu’intervient le modèle de point d’équipe.

Les avantages de notre modèle de point d’équipe pour la productivité

Un bon modèle de point d’équipe pour les réunions d’équipe constitue la pierre angulaire d’une équipe efficace. Il permet une communication transparente et structure les collaborations, afin que votre équipe dispose des outils et du soutien nécessaires pour donner le meilleur d’elle-même. Voici certains avantages proposés par notre modèle de point d’équipe :

Créer une culture d’équipe solide

Améliorez le travail de votre équipe dans Slack grâce à notre modèle de point d’équipe, conçu pour enrichir facilement votre culture d’équipe. Ce modèle permet de créer un espace dédié où les membres de l’équipe pourront partager des documents importants et assurer un suivi des priorités, de façon à faciliter la planification et la collaboration. Afin de mieux signaler les personnes responsables de chaque tâche et faire avancer les projets plus rapidement, ce modèle inclut également une fonction de programmation de messages destinée à recueillir des mises à jour sur les statuts, afin que votre équipe puisse se concentrer sur les étapes à venir sans rencontrer d’obstacles.

Optimiser la gestion d’équipe

Il s’agit d’une ressource essentielle pour les dirigeants qui souhaitent maintenir une dynamique d’équipe soudée et s’assurer que chaque membre se sentira en mesure d’agir. Le modèle structuré de point d’équipe facilite l’intégration des nouveaux membres en les aidant à s’intégrer facilement dans l’équipe et inclut une liste des priorités de l’équipe pour identifier les opportunités commerciales. En veillant à ce que tout le monde soit aligné sur les objectifs généraux de l’équipe pour le trimestre, chacun pourra rester concentré sur les tâches les plus cruciales, tandis que l’ordre du jour du point d’équipe permettra aux réunions de rester structurées et exploitables.

Favoriser l’engagement

Veillez à maintenir l’engagement et la motivation de votre équipe avec ce modèle convivial de point d’équipe. En tant que plateforme centralisée où les membres de l’équipe peuvent communiquer librement et partager des mises à jour, ce modèle renforce la transparence et la confiance. Par ailleurs, il contient une fonctionnalité destinée à lancer la conversation chaque semaine, afin de favoriser des conversations fluides et établir des liens étroits, même dans des environnements à distance ou hybrides. L’engagement régulier que favorise ce modèle structuré mais flexible peut vous aider à maintenir un environnement de travail positif, encourager la collaboration et donner aux équipes les moyens d’agir pour réussir à long terme.

Centraliser le partage des ressources

Le modèle de point d’équipe simplifie également le partage et l’utilisation des ressources. Qu’il s’agisse de supports de formation, d’ordres du jour ou de directives de projet, tous les éléments sont accessibles en un seul endroit. Cela améliore l’efficacité et encourage les membres de l’équipe à utiliser les ressources existantes, ainsi qu’à en créer de nouvelles qui pourront être partagées avec toute l’équipe. Les éléments d’action et les détails de la prochaine réunion sont ainsi clairement définis, de façon à aider les membres de l’équipe à rester bien alignés et concentrés sur leurs objectifs.

Que doit inclure un modèle de point d’équipe hebdomadaire ?

Pour que le modèle de point d’équipe permette de réellement optimiser la communication, certains aspects sont indispensables. La clé du succès ne réside pas seulement dans la clarté, mais également dans une collaboration efficace. Alors, quel que soit ce que vous allez ajouter à vos points d’équipe hebdomadaires, veillez à toujours inclure ces trois éléments : 

• Notifications de progression. Vérifiez les priorités de votre équipe et mettez à jour les tâches individuelles dès qu’un problème, une modification de délai ou un nouvel élément de contexte doit être ajouté. Le modèle de point d’équipe hebdomadaire de Slack vous permet de mettre à jour les tâches dans l’onglet de priorisation de l’équipe et d’identifier des collègues dans les commentaires, le tout au sein d’une plateforme de communication centralisée spécifique à votre équipe.
• Réussites et obstacles. Veillez également à prendre des nouvelles des membres de votre équipe sur le plan émotionnel. De quoi étaient-ils fiers cette semaine ? Quels aspects les ont frustrés ? Sur quelles tâches ont-ils consacré le plus d’énergie ? Sur lesquelles ont-ils besoin d’aide ? En utilisant les flux de travail automatisés dans Slack, il suffira de remplir un formulaire pour assurer une mise à jour hebdomadaire, et vous pourrez envoyer des rappels programmés à votre équipe pour qu’elle n’oublie pas de saisir les informations.
• Demandes d’assistance. La collaboration étant le plus grand facteur de productivité au sein d’une équipe, votre modèle doit rendre la collaboration aussi facile que possible. Créez un canevas où votre équipe pourra partager les détails du projet, poser des questions et inclure des liens nécessitant l’apport de collègues. Les conversations pourront ainsi avoir lieu à l’endroit où les tâches sont partagées, de manière à améliorer la transparence et à inviter l’ensemble de l’équipe à apporter son assistance et son expertise.

Votre guide pour utiliser un modèle de point d’équipe sur la progression

Une fois que vous avez créé un modèle qui correspond aux besoins et aux méthodes de travail de votre équipe, il est temps de préparer de nouvelles réunions hebdomadaires améliorées. La meilleure façon d’utiliser votre modèle de point d’équipe hebdomadaire consiste à en faire la principale source de vérité pour vos réunions d’équipe. Voici comment procéder :

1. Définissez un ordre du jour clair

Un modèle parfait ne vous sera d’aucune aide, à vous et à votre équipe, sans la définition d’un ordre du jour clair. Si vous organisez une réunion, partagez votre canevas de réunion hebdomadaire la veille et invitez les membres de l’équipe à ajouter tous les points de l’ordre du jour qu’ils souhaitent aborder. Si vous organisez une discussion asynchrone structurée dans Slack, veillez à bien indiquer l’emplacement, la période et les modalités de soumission des points de l’ordre du jour par les membres de l’équipe, afin que chacun ait le temps et la visibilité nécessaires pour contribuer.

2. Veillez à ce que votre liste de projets ou de tâches soit à jour

Rendez votre réunion hebdomadaire aussi efficace que possible en demandant à votre équipe de vérifier que tous les statuts des projets et des tâches soient à jour dans votre outil de gestion avant de lancer votre réunion. Cela vous évitera de perdre du temps et de vous exposer à des problèmes de communication pendant la réunion officielle. L’onglet « Priorités de l’équipe » dans Slack facilite cela en plaçant le suivi des tâches de votre équipe dans le même canal que vos réunions hebdomadaires. Vous pouvez même identifier dans la tâche les membres de l’équipe concernés, afin de leur demander des mises à jour.

3. Créez des fils de discussion dédiés dans Slack

Ne perdez pas les notes importantes, les commentaires et les idées générés lors d’une réunion hebdomadaire. Utilisez un canevas partagé pour votre modèle de réunion hebdomadaire, puis transformez les points de l’ordre du jour en fils de discussion dédiés, en sélectionnant l’élément en question et en ajoutant un commentaire. Cela rendra votre ordre du jour plus dynamique et favorisera une collaboration plus naturelle. Et le mieux, c’est que ces conversations pourront se poursuivre même après la fin de la réunion !

4. Commencez par des interactions humaines afin d’améliorer l’engagement

Il est toujours utile de commencer une réunion par un peu d’engagement personnel. Quelques minutes d’interactions décontractées peuvent grandement contribuer à réduire le stress et aider votre équipe à se mettre dans le bon état d’esprit. Utilisez votre modèle de point d’équipe pour encourager les interactions humaines, que ce soit en ajoutant une « question de la semaine » au document de l’ordre du jour, en demandant à tous les membres de spammer un fil de discussion Slack avec n’importe quel GIF et mème qui leur vient à l’esprit quand vous dites « mercredi », ou encore en utilisant l’un des nombreux Slackbots qui génèrent des discussions aléatoires.

5. Transformez vos notes de réunion en éléments d’action

Si elle ne conduit pas à l’action, une réunion est une perte de temps. Après votre réunion, parcourez toutes les discussions, les mises à jour de l’équipe, les demandes d’assistance et les idées qui ont émergé pendant celle-ci. Utilisez Slack pour poursuivre les discussions clés, organiser les ressources, créer de nouveaux canevas et ajouter des tâches à la liste des priorités de votre équipe. Lorsque vous conservez vos archives de réunions dans le même espace où vous passez à l’action, il est facile de vérifier les différents éléments et de collaborer sans perdre de vue le contexte.

Le modèle de point d’équipe de Slack met tout le monde au diapason

Grâce au modèle de point d’équipe de Slack, vous pouvez désormais organiser des réunions hebdomadaires qui transforment les réunions frustrantes en sessions de travail collaboratives capables de générer des actions, et non uniquement des notes écrites. Transformez les ordres du jour en conversations transparentes, les notifications de progression en prochaines étapes, et votre canal Slack unique en un centre de communication centralisé pour les tâches et ressources de votre équipe.