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Comment nous organisons des réunions, conférences et évènements à distance

Vous voilà soudainement plongé dans l’univers du télétravail ? Pas de panique. Voici comment gérer votre prochaine réunion générale ou d’équipe ou conférence en ligne.

Par l’équipe Slack16 mars 2020

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Que faire lorsque vous avez prévu de réunir cinq ou 500 personnes et que survient une pandémie mondiale ? Les entreprises du monde entier se sont retrouvées confrontées à cette situation inattendue, et nous n’y avons pas échappé. C’est pourquoi nous partageons avec vous quelques conseils et expériences sur la manière dont nous nous adaptons à cette nouvelle réalité du télétravail.

L’un des événements que nous avons dû rapidement reprogrammer et adapter ? Notre GSO (acronyme de Global Sales Offsite, une manifestation annuelle qui réunit généralement aux États-Unis plus de 500 collaborateurs de nos équipes commerciales et responsables de la relation client issues des quatre coins du monde.

Mais nous avons réussi ! Et vous pouvez en faire autant. Malgré les difficultés liées à la logistique et aux présentations quotidiennes, nous avons réussi à organiser un GSO en ligne tout aussi intéressant, avec nombre de débats et d’échanges interactifs. Voilà comment faire.

1. Prévenez tout le monde que votre événement se tiendra en ligne et organisez-vous

Dès que l’annonce est passée, gardez le même canal d’informations pour toutes vos futures mises à jour. Les équipes commerciales et responsables de la relation client de Slack ont utilisé un canal réservé aux annonces, #gso-2020 pour communiquer toutes leurs mises à jour. Tous les participants ont été ajoutés au canal et l’ont adopté en tant que source d’informations unique. Dès que l’événement est confirmé, épinglez un message dans le canal en y indiquant les détails essentiels comme la date, l’heure, l’ordre du jour, les informations concernant la diffusion et la préparation éventuelle à effectuer.

Ensuite, vous pouvez créer des canaux spécifiques à un événement sur différents sujets (inspirez-vous du contenu de l’encadré). Au cours de l’organisation de l’événement, il est essentiel que vos canaux restent organisés en établissant des règles claires de nommage de canaux. Au final, l’équipe GSO de Slack a utilisé plus de 30 canaux. Pour que ce soit simple et pour faciliter les recherches, nous avons ajouté le préfixe #gso devant chaque nom de canal. Nous avons donc utilisé des canaux tels que #gso-2020-présentateurs-en-ligne, #gso-2020-présentations-produits et #gso-2020-guide-apprentissage. Chaque canal avait un objectif bien défini, qui a été ajouté dans son en-tête.

Enfin, créez une équipe « d’urgence » avec son propre canal privé afin qu’elle puisse prendre des décisions rapides, comme choisir les présentations à conserver et celles à reprogrammer ultérieurement lors d’un événement non virtuel. Pour composer notre équipe d’urgence, nous avons choisi les dirigeants de chaque division et les principaux organisateurs d’événements. Ainsi, nous avons été en mesure d’agir rapidement et d’informer tout le monde de nos décisions.

2. Tenez compte de l’expérience des participants

Vous pourrez naturellement être tenté(e) de demander aux employés qui vivent à proximité du siège de venir assister à l’événement en personne, pendant que les autres y participent à distance, mais optez plutôt pour une participation intégralement en ligne. En effet, nous avons constaté que l’implication de chacun était plus forte quand tous les collaborateurs participent à l’événement en ligne. De plus, vous créez une expérience commune partagée par tous de la même façon, explique Johanna Boyce, assistante de direction chez Slack, qui a coordonné le GSO. « Nous avons décidé très en amont qu’il était important que chaque collaborateur vive la même expérience en ligne », a-t-elle expliqué.

Certes, vous n’organisez plus un événement physique, mais vous devrez tout de même créer un environnement en ligne adapté. Pour un événement aussi effervescent que le GSO, nous voulions dynamiser la salle et enthousiasmer les participants pour l’année à venir et par rapport à nos clients. Dès lors, pour la présentation inaugurale, Bob Frati, le vice-président senior du département commercial et de la relation client, s’est exprimé depuis une scène ornée d’un logo Slack en 3D que nous avions prévu d’utiliser à l’occasion de l’événement en direct. À travers cette installation se reflétait l’importance de l’événement, bien plus que ne l’aurait fait une visioconférence captée depuis le salon de sa maison. « L’énergie de l’événement était tout à fait perceptible », a déclaré Chapman Swaine, responsable de l’image de marque chez Slack. « On pouvait sentir l’implication de Bob envers son équipe, laquelle a vraiment répondu présent à l’appel, même si c’était de manière virtuelle. »

Les coordinateurs du GSO ont également simulé un entretien avec des clients Slack en plaçant Bob Frati en face d’un écran vidéo diffusant en direct les prises de parole des intervenants. Il est important d’installer un décor, mais il est encore plus essentiel, dans une situation de pandémie telle que celle que nous traversons, de laisser les intervenants décider de faire leur présentation depuis le bureau ou à distance. Tenez compte des préférences, ainsi que de la situation sanitaire et personnelle de chaque intervenant.

3. Optimisez votre contenu pour le numérique

Organiser un événement numérique de plusieurs jours relève de la gageure quand les équipes sont en télétravail. Faites en sorte que l’événement se limite à l’essentiel : souvent, une manifestation qui se déroule sur plusieurs jours peut être condensée en une seule. Et un événement qui se déroule en une journée peut être réduit à une demi-journée en ligne.

Les dirigeants du département commercial et de la relation client ont identifié les questions à évoquer. Les points à l’ordre du jour restants, comme les séances en petits groupes, ont été reportés à une date ultérieure. Enfin, le GSO a été réduit à un seul jour au lieu de trois. Pour votre événement, déterminez ce qu’il est judicieux de partager en ligne.

Notre équipe a tenu compte des éléments suivants :

  • Quelles activités et présentations restent pertinentes au format virtuel ?
  • Quelles informations doivent être impérativement communiquées ? Pour nous, il était essentiel de partager les objectifs trimestriels et les nouvelles mises à jour de produits. Les communications des équipes individuelles ne l’étaient pas.
  • Comment pallier le manque d’échanges humains lors d’un événement en ligne ?

4. Sollicitez la participation des collaborateurs

La plupart des événements et conférences ont pour objectif de créer des relations de travail et des liens qui stimulent l’esprit de collaboration. Pour remplacer les sessions en petits groupes ou les apéritifs après la conférence, utilisez un outil de messagerie organisé en canaux afin de créer et de partager des moments en groupe.

Après chaque session ou présentation, nous avons diffusé des vidéos pré-enregistrées de collaborateurs qui répondaient à des questions telles que : quels sont vos souvenirs préférés chez Slack ? Quelles sont vos attentes pour l’année à venir ? Les vidéos ont permis de conserver une bonne énergie de groupe et de faciliter les échanges entre personnes de différents bureaux.

Nous avons également posté sur le canal #gso-2020 des invitations à plusieurs activités pour briser la glace entre les participants, comme partager des photos de leur environnement de télétravail. « Ces activités ont vraiment renforcé le sentiment d’intégration », explique Nikki Curtis, directrice du département force de vente. « Ces activités ont permis de maintenir la cohésion entre les collaborateurs. Ils n’ont pas le sentiment d’être simplement là pour écouter : ils prennent part à la conversation, même si elle se tient à distance. »

Autre technique : poser des questions de suivi après chaque session. Par exemple, nous avons posé des questions telles que : quel produit de la feuille de route avez-vous le plus hâte de découvrir ? Avez-vous des commentaires concernant d’éventuels éléments à ajouter à la feuille de route ? Cela permet non seulement aux participants d’intervenir, mais aussi aux dirigeants et aux animateurs d’avoir des retours en direct.

Nous avons également adapté notre compétition annuelle des meilleurs témoignages de clients, « Slack’s Got Talent », avec un format à distance. Les équipes régionales ont effectué leurs présentations sur Zoom et ont voté pour la meilleure d’entre elles dans Slack, notamment à travers une enquête créée dans le générateur de flux de travail, un outil simple d’utilisation qui permet aux utilisateurs de créer des flux de travail personnalisés.

Et surtout, amusez-vous ! Chez Slack, nous sommes fiers de notre maîtrise des émojis. Lors de notre GSO virtuel, nous avons diffusé nos meilleurs émojis personnalisés. Certains employés de nos bureaux régionaux ont organisé des séances de visionnage du GSO avec des arrière-plans Zoom personnalisés. Parmi ces arrière-plans, il y avait notamment le bureau ovale de la Maison Blanche, le décor de Friends, les Masters de golf, une salle de boxe, la plage…

5. Choisissez une technologie qui soutient à vos objectifs

Les visioconférences répondent à de nombreux usages, mais l’organisation d’événements de grande ampleur n’en fait pas partie. Envisagez plutôt une plateforme telle que le webinaire Zoom, qui permet aux administrateurs de contrôler le contenu à l’écran. Vous éviterez ainsi que les participants soient distraits par des personnes qui rejoignent la conversation, se déconnectent ou oublient de couper leur micro, par exemple. Pour le GSO, nous avons utilisé à la fois le webinaire Zoom et le canal #gso-2020.

6. Résumez les points-clés et sollicitez les commentaires des participants

Le principal avantage de l’organisation d’un événement à distance ? Vous disposez d’un enregistrement complet des sujets abordés. Les nouvelles recrues peuvent rapidement se mettre à jour, tandis que les autres employés peuvent accéder aux informations et y revenir à tout moment.

Pour le GSO, nous avons assuré le suivi de l’événement comme suit :

  • Publication des enregistrements sur le canal #gso-2020
  • Sollicitation des commentaires des participants sur le canal et distribution de questionnaires
  • Partage des conclusions, points-clés et remerciements dans un mémo récapitulatif.

Votre événement n’a pas à perdre de son envergure, même à distance. Des outils tels que Zoom et Slack vous permettent de garder vos collaborateurs informés et impliqués. Avant tout, organiser un événement à distance vous oblige à réfléchir en amont aux sujets que vous allez aborder et comment vous allez procéder, explique Nikki Curtis.

« Ce GSO en ligne a été couronné succès car il a permis d’échanger les informations les plus cruciales », poursuit-elle. « Tous les éléments discutés auront un fort impact. Compte tenu de la nature de l’événement, nous n’avions pas le droit à l’erreur. Nous devions donc peaufiner chaque détail de son exécution. »

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