会議やイベントをリモート開催するヒント

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会議やイベントで集まる計画を立てているときに、もし世界的規模のパンデミックが起こったら？今、私たちを含めた世界中の企業がこのような想定外の状況に直面しています。そこでこの記事では、私たちが新たなリモートワークの現実に対応するなかで得たヒントや教訓を紹介したいと思います。

この状況で私たちがスピーディに対応しなくてはいけなかったことの 1 つが、GSO（Global Sales Offsite の略で、営業部門のグローバルキックオフ会議のこと）の日程を変更し、形式を丸ごと変えることでした。GSO はアメリカで開催する毎年恒例のイベントで、500 人を超えるセールス & カスタマーサクセスチームのメンバーが世界中から集まります。

でも私たちはやり遂げました！これは、あなたにもできることです。ロジスティクスや当日のプレゼンテーションについて課題はありましたが、ライブのカスタマーパネルディスカッションと対談セッションを充実させたことで、デジタル GSO でも十分参加者を惹きつけるものになったのです。そんなバーチャルイベントをどうやって実現したのか、詳しく見ていきましょう。

1.デジタル化することを周知し、準備を整える

大きな決断を下したあとは、信頼できる情報を伝える場所を 1 つ決め、そこでアップデートを行います。Slack のセールス & カスタマーサクセスチームは、社内通知専用チャンネルの #gso-2020 であらゆるアップデートを伝えました。参加者は全員チャンネルに追加され、GSO についての情報が必要な時はまずそこを見るようになりました。イベントが確定したら、日時、議題、ストリーミング情報、事前資料などの重要な情報が含まれるメッセージをチャンネルにピン留めしておくと便利です。

また、主なトピックごとにイベント固有のチャンネルを作成してもよいでしょう（このあと挙げる 4 点も参考にしてください）。計画をスムーズに進めるなかで、わかりやすいチャンネル命名規則に沿ってチャンネルを整理することはとても大切です。Slack の GSO チームが作ったチャンネルは、最終的に 30 以上に上ります。それら各チャンネル名の頭には #gso をつけ、簡単に検索できるようにしました。実際に使ったチャンネルには、#gso-2020-digital-presenters、#gso-2020-product-presentations、#gso-2020-help-learning-guide などがあります。各チャンネルにはそれぞれ決められた目的があり、それはチャンネルヘッダーに表示されました。

最後に、迅速に意思決定を行う「 SWAT 」チームを結成します。このチームでは独自のプライベートチャンネルを使い、今回残すプレゼンテーションと後のライブイベントまで延期するプレゼンテーションを仕分ける判断などを下していきます。今回 SWAT チームには、各部門のリーダーと主なイベント主催者に入ってもらいました。これにより、関係者全員に最新情報を伝えながら、すばやく行動することができたのです。

2.参加者の体験を考える

イベントをデジタル化する時でも、本社の近くに住むメンバーには直接参加してもらいたくなりますが、全員リモート参加にしましょう。全員がリモート参加になると、リモートでのイベント体験をできる限り最高のものにするためにすべてのリソースを使えることがわかったのです。GSO を共同で準備したシニアエグゼクティブアシスタントの Johanna Boyce によると、このことは全員が等しく共有できる体験を作ることにもつながるといいます。「私たちは早い段階で、全員が同じ体験をデジタルで共有できることが重要だという判断をしたのです」と Johanna は話します。

物理的な体験を作り上げることはできませんが、デジタルでもいい雰囲気を作ることに力を入れる必要はあります。GSO のようなメンバーに刺激を与えるイベントでは、その空間を活気あるものにし、参加者にはユーザー企業の皆さまやこれからの 1 年について考えてモチベーションを高めてもらいたいと考えていました。そこで Slack のセールス & カスタマーサクセス担当シニアバイスプレジデントの Bob Frati は、ライブイベントで使用されるはずだった Slack の 3D ロゴのあるステージから基調講演を行いました。このような演出は、イベントの重要性を伝えるうえで自宅のリビングルームから話をするよりもはるかに効果的でした。実際、Slack のバリューコンサルティングのマネージャーである Chapman Swaine は「それでもエネルギーが伝わってきました」と振り返ります。「バーチャルでも、Bob がどれだけチームを思っているか、そして彼にとってこのイベントがどれほど重要かをしっかり感じることができました。経営層のエネルギーが本当に伝わってきたんです」。

また、ビデオ画面にユーザー企業の皆さまが話す内容をライブフィードで流し、Frati にはその前で彼らとバーチャルな対談を行ってもらいました。こうして場を作ることは大事なのですが、現在のパンデミックのような状況でもっと大事なのは、プレゼンテーションをオフィスから行うのかリモートで行うのかをプレゼンターが選べるようにすることです。各プレゼンターの意向、健康状態、個人的な状況を必ず考慮してください。

3.コンテンツをデジタル向けに最適化する

リモートチームにとって、デジタルイベントを数日間にわたって行うのはかなり厳しいもの。イベントを本当に重要なものだけに絞り込むようにしましょう。数日間かけて行われるライブイベントはたいてい 1 日に凝縮できます。また丸 1 日のライブイベントは、だいたい半日のリモートセッションに変えることが可能です。

私たちのセールス & カスタマーサクセスの経営陣は、まず絶対に入れたい重要なメッセージを決めました。そして、ブレイクアウトセッションなどの残りの議題は、後日に延期しました。こうして最終的に、GSO は 3 日間から 1 日のイベントになったのです。また自社のイベントについて考える時は、デジタルプラットフォームに適しているコンテンツとそうでないものを検討しましょう。

私たちのチームでは次のことを考慮しました。

• デジタル形式に適しているアクティビティとプレゼンテーションは何か。
• 必ず伝えたい情報は？例えば四半期ごとの目標や新製品情報は伝えるべき情報で、個別のチームのアップデートは今回でなくていい、など。
• 対面でのやり取りのメリットをデジタルで再現するにはどうすればよいか？

4.参加者のエンゲージメントを重視する

たいていのイベントや会議の主な役割は、仕事相手との距離を縮め、将来のコラボレーションにつながる繋がりを作ることです。そこで、ブレイクアウトセッションや会議後の懇親会の代わりに、チャンネルベースのメッセージングツールを使ってコミュニティの時間を作り、参加者が時間を共有できるようにしましょう。

私たちのイベントでは、すべてのセッションやプレゼンテーションが終わってから、前もって録画したビデオを共有しました。このビデオは全社からさまざまなメンバーが登場し、「Slack での大好きな思い出は？」「これからの 1 年間、何が楽しみですか？」などの質問に答えるというものです。このビデオで場は盛り上がり、メンバーは他部門の同僚と新たに関係を築くことができました。

さらに、メンバーが打ち解けられるようなアクティビティとして、参加者に在宅勤務環境の写真を共有するよう #gso-2020 チャンネルに投稿しました。「このようなアクティビティで、本当に自分がコミュニティの一員だと感じるようになったのです」と、セールスイネーブルメントディレクターの Nikki Curtis は話します。「このアクティビティは、メンバーをつなぐ感情的な鎖になりました。自分が話し掛けられているというだけでなく、離れていても全員が会話をしているということにみんな気づくことができたからです」

また、各セッション後にフォローアップの質問をすることもおすすめです。例えば、「製品ロードマップで一番待ち遠しいのは何ですか？」「このロードマップに加えるべきことは？」などです。こうすることで、参加者のエンゲージメントを高めるだけでなく、リーダーやプレゼンターはリアルタイムでフィードバックを得られるようになります。

さらに、最高のカスタマーストーリーを選ぶ毎年恒例のコンペティション「 Slack’s Got Talent 」をリモート形式にアレンジしました。各地域のチームが Zoom 上でプレゼンテーションを行い、一番良かったものにSlack 上で投票したのです。この際、ワークフロービルダーで作ったアンケートを活用したチームもありました。ちなみにワークフロービルダーとは、ユーザーがカスタムワークフローを作成できる使いやすいツールです。

もう 1 つ大事なのは、楽しむこと！Slack では絵文字ゲームが大人気です。デジタル GSO の間は、party gopher などよく使われるカスタム絵文字が画面いっぱいに現れました！また各拠点メンバーは Zoom のカスタム背景を使った GSO 視聴会を開催。例えば大統領執務室、『フレンズ』 のセット、マスターズ、ボクシングジム、ビーチをはじめ、さまざまな「場所」からの参加がありました。

5.目的に合ったテクノロジーを選ぶ

電話会議は多くの用途に使えますが、大規模なイベントをホストするのには向きません。Zoom Webinar などのプラットフォームは、管理者が画面に表示される内容を管理できるのでおすすめです。さらに、誰かが参加したり退出したり、ミュートするのを忘れたりといったささいなことで、参加者の気をそらすことがありません。GSO では、Zoom Webinar と #gso-2020 チャンネルの両方を活用しました。

6.大事なポイントをまとめ、フィードバックをもらう

イベントをリモートで開催することの一番のメリットは、取り上げた内容すべてが記録されることです。記録があれば新しいメンバーでも簡単に追いつくことができるほか、現在のメンバーはいつでも戻って必要な情報にアクセスすることができます。

GSO では、イベント後のプロセスの一環として次のことを行いました。

• #gso-2020 チャンネルにイベントの録画を投稿
• チャンネルでイベントのフィードバックを募り、それをサポートする質問を用意
• 最後に伝えたいこと、重要なポイント、感謝の気持ちを、まとめの投稿で共有

あえて言うなら、デジタル化をしてもイベントの輝きが失われるわけではありません。Zoom や Slack などのツールを自由に使えば、ちゃんと参加者を惹き付けておくことができます。「どちらかと言うと、リモートイベントでは取り上げる内容やその方法を、慎重にしっかり検討しなければなりません」と Curtis は話します。

「おわかりの通り、このデジタル GSO がこんなにパワフルなものになったのは、一番重要かつ欠かせない情報がちゃんと共有されたからです。それはすべて、本当に影響力の高いものでした。イベントの性質上、一度にすべてを伝える必要があったため、本当にうまく実行できるよう確信を持つ必要があったのです。実際、イベントは大成功でした」