Com mais de 22 mil funcionários, a Fox é a quarta maior empresa de comunicação dos Estados Unidos. A FOX Sports é líder na transmissão de esportes ao vivo, cobrindo cerca de uma dezena de esportes e centenas de eventos esportivos em todo o mundo, incluindo a competição de mais prestígio: a Copa do Mundo FIFA™ 2018, na Rússia. A cobertura do evento internacional feita pela empresa quebrou recordes de audiência: 2,6 bilhões de minutos foram transmitidos ao vivo, o que contribuiu para colocar o app da FOX Sports em primeiro lugar nos EUA durante o torneio.
Para cobrir o evento ao vivo, todos os membros da equipe precisam colaborar em tempo real, sejam produtores, designers ou apresentadores. A maioria deles não está no mesmo local. E tudo precisa parecer perfeito para um público de milhões de pessoas.
Antes, cada produtor e sua equipe tinham sua própria maneira de trabalhar e suas ferramentas de comunicação preferidas. No entanto, a maior parte do processo de edição era realizada por e-mail, e não em tempo real. As equipes não conseguiam receber comentários imediatos sobre o material antes de transmiti-lo ao vivo ou postá-lo nas redes sociais. Os membros da equipe que trabalhavam com uma variedade de programas ou para diversos departamentos tinham que acompanhar vários apps em celulares e computadores.
“Além da perda de eficiência e do aumento do custo das licenças gerado pelas várias plataformas de comunicação, era muito fácil perder algumas mensagens”, disse Paul Cheesbrough, Diretor técnico da Fox. “Não era o processo ideal para distinguir os e-mails importantes que precisavam de atenção imediata das centenas de e-mails que sequer eram direcionados para você, em que você foi colocado em cópia.”
Cheesbrough queria melhorar a colaboração em toda a organização e encontrar uma maneira mais fácil para diferentes equipes se comunicarem e compartilharem informações. Ao implementar sua iniciativa de transformação digital, a empresa queria substituir o conjunto cada vez maior de apps de produtividade e comunicação por algo que fosse fácil de usar e pudesse ser integrado naturalmente a toda a organização.
“Tínhamos pessoas no local, editores de vídeo freelancers, gerentes de operações em tempo integral no escritório e precisávamos de uma maneira simples de facilitar o trabalho em equipe entre todos eles para que produzissem conteúdo de alta qualidade com rapidez. O Slack foi a solução.”
Gerenciamento de logística e operações complexas no Slack
Hoje, mais de 12.800 funcionários e freelancers da Fox usam o Slack todos os dias como parte do fluxo de trabalho. Com os canais do Slack, os dados e o conteúdo ficam organizados, seguros e protegidos.
Durante a Copa do Mundo FIFA™ 2018, o Slack foi o espaço de colaboração central da rede que conectava as equipes locais técnicas e de produção na Rússia com o resto das pessoas da organização, que estavam em várias cidades dos EUA. Produtores, editores de vídeo, redatores e estrategistas de redes sociais se reuniram em um único local. Assim, as pessoas obtiveram ajuda, forneceram feedback e coordenaram conteúdo mais rápido que nunca e com poucas distrações.
- Os colaboradores que estavam no local tiravam fotos, faziam vídeos e publicavam no canal do Slack
#worldcup-digital. Então, as equipes de produção dos escritórios centrais compartilhavam esses materiais em outros canais, para que outras equipes os utilizassem. Esse canal também servia para que as equipes pudessem solicitar informações ou conteúdo visual específico de maneira mais efetiva. - Para que o trabalho em equipe ocorresse sem problemas em todo o mundo, a equipe organizava reuniões rápidas e frequentes usando a integração do Zoom com o Slack.
- Se algum membro da equipe tivesse dúvidas urgentes, era só publicá-las em
#production-triage, um canal criado especificamente para a solução de problemas. Quem estivesse conectado no momento respondia, de qualquer parte do mundo.
Para grandes eventos televisivos dessa dimensão, a empresa precisou de mais de 200 freelancers. Para integrá-los e colocá-los em dia da maneira mais eficiente possível, a equipe usou a integração do Slack com o ServiceNow. Desse modo, foi possível receber e aprovar imediatamente as solicitações de acesso dos novos membros da equipe.
Como o histórico de mensagens da empresa foi mantido nos canais do Slack, os novos colaboradores podiam pesquisar as informações de que precisavam para ficar por dentro do trabalho que estava sendo feito. Dessa maneira, eles puderam se dedicar mais ao trabalho em vez de focar em treinamento.
“Nossos editores de vídeo, gerentes de redes sociais e produtores criam conteúdo e colaboram em tempo real no Slack. Isso nos ajuda a cumprir nossas metas de aumentar a comunicação entre diferentes grupos internos e ainda dar a cada grupo o nível de controle e privacidade necessário.”
Criação de conteúdo em tempo real nos canais do Slack
A equipe de produção da Copa do Mundo FIFA™ 2018 era formada por 35 pessoas divididas em vários locais da Rússia, em Los Angeles, em Nova York e em Charlotte. Por meio do Slack, essa equipe conseguiu se manter informada e coordenar a cobertura como se estivessem todos no mesmo local. Assim, foi possível tomar decisões rápidas sobre como aproveitar ao máximo a cobertura em tempo real.
- Ao longo do torneio, a equipe digital baseada na Rússia e a equipe de Los Angeles mantiveram uma comunicação constante no canal do Slack
#world-cuppara conversar sobre como fazer a melhor cobertura das partidas para os torcedores. Com o Slack, foi possível decidir em tempo real quais situações teriam destaque nos melhores momentos e nos tweets e quais seriam enviados como notificações por push pelas propriedades móveis. - Assim que um time marcava um gol que definia uma partida, o canal
#highlightsera usado pelos produtores para enviar arquivos ou trechos de vídeos para os outros membros da equipe. - O editor de vídeo responsável editava o momento solicitado e o publicava em
#production. Nesse canal, outras partes interessadas faziam comentários e aprovavam o material, sem precisar sair do canal. - Ao mesmo tempo, a equipe responsável pelas redes sociais começava a fazer um rascunho do conteúdo a ser publicado nas mídias sociais e o compartilhava em
#digitalcontent. - Após a aprovação, o conteúdo final era compartilhado em cada canal e marcado como pronto para ser distribuído pelos meios de transmissão tradicionais e digitais da empresa.
- No canal
#worldcup-performance, a equipe acompanhou até 130 elementos de conteúdo produzidos a cada dia e usou as integrações com seus apps e serviços, incluindo uma simples integração personalizada com o CrowdTangle, para acompanhar o desempenho de cada elemento de conteúdo. Desse modo, foi possível identificar imediatamente os conteúdos que funcionavam melhor e otimizar as estratégias para eles no momento.
Ao usar os canais para trabalhar, várias equipes puderam se comunicar sem perder o foco no trabalho e, ao mesmo tempo, ter acesso a pessoas e parceiros de toda a empresa. Esse processo de produzir conteúdo em tempo real com o Slack foi tão eficiente que as equipes seguiam esse mesmo processo quando era necessário publicar outras versões dos melhores momentos de um jogo em transmissões na Web, no site, nos apps para dispositivos móveis e na cobertura ao vivo.
“As pessoas que não haviam migrado para o Slack tinham 1.300 e-mails com vários destinatários”, disse John Herbert, Diretor de TI da Fox. “Quantos desses e-mails não eram importantes para cada uma daquelas 30 pessoas e quanto tempo era necessário para lê-los e determinar se era preciso tomar alguma medida?”
Comunicações centralizadas criam um fluxo de trabalho mais rápido na Fox
O uso global do Slack é visto como uma grande vantagem pela Fox. A empresa continua cobrindo eventos esportivos, uma vez que é capaz de acompanhar o veloz ritmo de produção de conteúdo e manter uma interação de qualidade com os espectadores pelas redes sociais.
O Slack simplificou e acelerou fluxos de trabalho complexos ao mesmo tempo em que deu à direção mais visibilidade e acesso fácil às informações de que precisam para tomar decisões comerciais em momentos oportunos. O trabalho conjunto no Slack foi tão eficiente que, agora, quase toda a colaboração diária entre departamentos diferentes da FOX Sports ocorre nos canais do Slack.
“Por causa do sucesso na cobertura da Copa do Mundo FIFA™, comprovamos que com o Slack um evento esportivo ao vivo pode se transformar em um momento global compartilhado por toda a empresa”, disse Herbert. “Quero que o Slack seja usado por toda a empresa até o fim de 2018, para que possamos continuar a oferecer a melhor experiência aos nossos espectadores neste novo mundo digital.”
Nada de se perder em milhares de e-mails e aprovar solicitações após vários dias. Com o Slack, a Fox pode tomar decisões e compartilhar seu conteúdo no ritmo das redes sociais. “O Slack simplifica o trabalho”, disse Herbert.
