Externe in den Workspace deines Projekt-Teams bei Slack einladen – mit Gastzugang und Geteilten Channels

Slack verbessert die Kommunikation in Unternehmen, aber wenn es um die Zusammenarbeit mit externen Partnerinnen und Partnern geht, greifen wir oft auf andere Methoden zurück, wie z.B. Telefonate und E-Mails. Das bedeutet: mehr E-Mail-Posteingänge, die verwaltet werden müssen, Unterhaltungen, die in Slack nicht durchsuchbar sind oder geteilt werden können, und jede Menge Barrieren für produktives Arbeiten.

Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, wie jedes Unternehmen, das Slack nutzt, mit Selbstständigen, Agenturen und externen Unternehmen erfolgreich zusammenarbeiten kann. So lässt sich nicht nur die Distanz verkürzen, sondern alle Beteiligten können auch in Echtzeit kommunizieren und Projekte schneller abschließen. Hier erfährst du, wie du Slack-Gästen über Reguläre und Multi-Channel-Accounts sowie Geteilte Channels Zugang gewährst.

Lade einzelne Gäste zu bestimmten Projekt-Channels ein

Bei jedem kostenpflichtigen Slack-Plan können Administratorinnen und Administratoren bis zu fünf Reguläre Channel-Gäste für jedes Mitglied ihres bestehenden Projekt-Teams kostenlos hinzufügen. Wenn du in deinem Unternehmen Channels für jedes Projekt erstellst, solltest du die Reguläre Channel-Gastfunktion nutzen, um spezialisierte externe Personen wie Auftragnehmerinnen und Auftragnehmer, Praktikantinnen und Praktikanten sowie Kunden einzuladen.

Der Slack-Gastzugang ist auf einen einzigen Channel beschränkt. Du musst dir also keine Sorgen machen, dass die Gäste Details aus anderen Teilen deiner Organisation sehen. Sie können durch einen Channel scrollen und den gesamten Projektverlauf sehen, bevor sie hinzugefügt wurden. Wenn es sich um ein kurzfristiges Projekt handelt, kannst du sogar eine zeitliche Begrenzung für ihre Konten festlegen.

Häufige Anwendungsfälle für den Regulären Channel-Gastzugang von Slack sind:

1. Einladung einer Buchhalterin bzw. eines Buchhalters in einen Channel #finanzen zum Austausch von vierteljährlichen Umsatzberichten
2. Hinzufügen von IT-Vertragspartnern zu einem Channel #hilfe-tech, wo sie technische Probleme der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lösen können
3. Cloud-Dienste, die einen Kunden zu einem Geschlossenen Channel einladen, einschließlich eine Person aus dem Kundenbetreuungsteam und dem technischen Support, die den Kunden unterstützen
4. Einbindung von Partnerinnen und Partnern aus den Bereichen Fotografie, Videografie, Animation, Illustration in Projekt-Channels, wo sie in Echtzeit Feedback erhalten können

Sollten deine aktivsten externen Mitwirkenden an weiteren Channels teilnehmen wollen, kannst du sie als Multi-Channel-Gast zu deinem Workspace hinzufügen. Wie bei den Regulären Channel-Gästen können sie nur auf die Channels zugreifen, zu denen sie eingeladen wurden; die Multi-Channel-Gäste werden jedoch als vollwertige Nutzerinnen und Nutzer abgerechnet.

Vernetze Unternehmen direkt über Geteilte Channels

Angenommen, dein Projekt-Team hat gerade eine Kreativagentur mit der Produktion einer Reihe von Fernsehspots beauftragt. Du könntest einen Channel für das Projekt zu Videowerbung einrichten und einige Personen als Reguläre Channel-Gäste einladen (oder umgekehrt, wenn sie auch Slack verwenden). Aber jetzt gibt es für kostenpflichtige Slack-Teams sogar eine noch bessere Option: Geteilte Channels.

Geteilte Channels ermöglichen es zwei Organisationen, in Echtzeit über einen einzigen Projekt-Channel zusammenzuarbeiten, der von den jeweiligen Workspaces aus zugänglich ist. Jede Seite kann dann nach Bedarf Spezialistinnen und Spezialisten aus verschiedenen Bereichen hinzufügen oder entfernen.

In unserem Beispiel der Kreativagentur ermöglicht es ein Geteilter Channel den eingebundenen Kreativpartnerinnen und –partnern, ihre Skripte und Storyboards hochzuladen, den Marketingverantwortlichen, erste Bearbeitungen zu genehmigen, und den Projektmanagerinnen und -managern beider Unternehmen, den Channel zu beobachten, während die Videoproduzentinnen und -produzenten den endgültigen Schnitt hochladen.

So können Geteilte Channels die Arbeit für Selbstständige sowie Consultants vereinfachen

Anstatt mehreren Slack-Teams als Gast beizutreten (und dann die Unterhaltungen, den Kontext und die Informationen zu verlieren, wenn die Arbeit abgeschlossen ist), können Selbstständige und Consultants einen kostenpflichtigen Slack-Plan mit nur einem Mitglied erstellen, um alle ihre Projekte zu organisieren.

Zukünftige Kunden, die Slack nutzen, können sich mit dir in einer beliebigen Anzahl von Geteilten Channels vernetzen, wo beide Parteien auf diese Informationen zugreifen können. Ihr könnt Entwürfe und Simulationen teilen, Echtzeit-Feedback einbeziehen und endgültige Ergebnisse senden, die beide Projekt-Teams jederzeit einsehen können.

Die Zusammenarbeit mit verschiedenen Gruppen von Selbstständigen, Consultants und anderen Agenturen kann kompliziert sein, aber wenn du alles in Slack organisierst, können deine Unterhaltungen mit Kunden genauso reibungslos ablaufen wie mit deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vor Ort. Wenn alle Beteiligten direkten Zugriff auf Informationen zu Projekten haben, lassen sich Entscheidungen schneller treffen und die Arbeit gemeinsam erledigen.