社外メンバーと自社ワークスペースで連携する 2 つの方法

Slack を使うと社内のコミュニケーション方法が改善されますが、社外のパートナーとのやり取りは、電話やメールといったほかの手段に頼りがちです。そうすると管理する受信トレイの数や Slack で検索・共有できない会話が増えて、仕事がスムーズに進みません。

しかし Slack を使っていれば、フリーランサーや代理店、外部企業と連携する方法がほかにもあります。そうすれば、社外パートナーとの距離が縮まるだけでなく、リアルタイムでやり取りをして、プロジェクトをスピーディに進められるでしょう。今回は、シングルチャンネルおよびマルチチャンネルゲストアカウントと、チャンネル共有の活用場面をそれぞれ説明します。

特定のプロジェクトチャンネルにゲストを個別に招待

どの Slack 有料プランでも、管理者は、既存チームのメンバー 1 人につきシングルチャンネルゲスト 5 人までを無料で追加できます。プロジェクトごとにチャンネルを作成しているのなら、シングルチャンネルゲスト機能を使って契約業者、インターン、顧客など社外のメンバーを招待しましょう。

Slack のゲストがアクセスできるのは、1 つのチャンネルのみです。オーガナイゼーション内のその他の詳細情報がゲストに表示される心配はありません。ゲストは、チャンネルを自由にスクロールして、チャンネルに参加する前のプロジェクトの全履歴を確認できます。短期間のプロジェクトの場合は、ゲストのアカウントに有効期限を設定することもできます。

Slack シングルチャンネルゲストのアクセスに関する一般的なユースケースには、次のようなものがあります。

1. 会計士を #経理チャンネルに招待して、四半期営業レポートを共有
2. IT 業者を #help-技術チャンネルに追加し、従業員が抱える技術的な問題を解決
3. プライベートチャンネルに顧客を招待して、アカウントマネージャーやテクニカルサポートスタッフがカスタマーサポートを提供
4. 写真家や映像作家、アニメーター、イラストレーターなどをプロジェクトチャンネルに招待し、フィードバックをリアルタイムで共有

複数のプロジェクトに関わる社外メンバーが、さらにほかのチャンネルに参加する必要があれば、マルチチャンネルゲストとしてワークスペースに追加できます。マルチチャンネルゲストは、シングルチャンネルゲストと同じく、招待されたチャンネルにだけアクセスできますが、請求では正式なユーザーとして扱われます。

チャンネルを共有して企業同士を直接つなげる

テレビ広告シリーズを制作するために、制作代理店と仕事を始めるとしましょう。その際、この映像広告プロジェクト用にチャンネルを作成して、数名をシングルチャンネルゲストとして招待できます（制作代理店でも Slack を使用している場合、逆に招待される側になるかもしれません）。でも、Slack 有料プランを使用するチーム同士なら、もっとぴったりなオプションがあります。それがチャンネルの共有です。

チャンネルを共有すると、2 つのオーガナイゼーションが 1 つのプロジェクトチャンネル上でリアルタイムに連携できます。プロジェクトチャンネルには、それぞれのワークスペースからアクセス可能です。どちらのオーガナイゼーションも、必要性に応じてスペシャリストを追加したり外したりできます。

制作代理店の例で説明すると、ライターとデザイナーが脚本や絵コンテをアップロードして、マーケティング担当者がその案を承認し、両社のプロジェクトマネージャーが映像作家による納品までチャンネルをモニタリングすることが可能です。

チャンネルを共有してフリーランサーやコンサルタントの仕事をシンプルに

フリーランサーやコンサルタントにおすすめなのが、Slack 有料プランで自分だけのチームを作る方法です。連携先のワークスぺースにゲストで参加する方法では、仕事が完了するとチャンネルの会話や経緯、情報などにアクセスできなくなりますが、自分のワークスペースがあればすべてのプロジェクトを整理できます。

メンバーが 1 人のチームを作ると、共有されたチャンネルを複数つなげて、両社が情報にアクセスできます。下書きやモックアップを共有し、リアルタイムのフィードバックを取り込み、最終成果物を送信できるだけでなく、参加チームはそれらをいつでも検索可能です。

フリーランサーやコンサルタント、その他の代理店などさまざまなチームとの仕事は複雑になりがちです。しかし Slack なら、情報を整理して共有できるため、同じ場所にいる同僚と話しているかのように社外パートナーとスムーズに会話を進められます。また関係者全員がプロジェクトの情報に直接アクセスできるため、速やかに意思決定し、連携して仕事を完了できるのです。