Invitez des intervenants externes dans l’espace de travail de votre équipe grâce à la fonctionnalité « membre invité » et aux canaux partagés

Slack améliore la communication interne des entreprises. Cependant, lorsqu’il s’agit de travailler avec des partenaires externes, nous avons tendance à nous tourner vers d’autres méthodes, telles que les appels téléphoniques ou les e-mails. Cela entraîne un surcroît de boîtes mails à gérer, des fils de discussions impossibles à consulter ou à partager dans Slack, et des silos qui empêchent de travailler efficacement.

Heureusement, les entreprises qui utilisent Slack ont d’autres solutions pour travailler avec les indépendants, les agences et les entreprises externes. L’objectif : se rapprocher, communiquer en temps réel et finaliser les projets plus rapidement. Voici comment vous pouvez autoriser l’accès invité à Slack via des comptes simples et multicanaux ainsi que des canaux partagés.

Invitez des collaborateurs individuels à rejoindre des canaux spécifiques à des projets

Pour chaque forfait Slack payant, les administrateurs ont la possibilité d’ajouter jusqu’à cinq invités simples pour chaque membre de leur équipe, et c’est gratuit. Si vous créez des canaux pour chaque projet de votre entreprise, utilisez la fonctionnalité invité simple pour donner accès à des intervenants extérieurs spécifiques, tels que des entrepreneurs indépendants, des stagiaires ou des clients.

L’accès invité de Slack est limité à un seul canal. Inutile donc de s’inquiéter : les personnes externes n’auront pas accès à d’autres informations sur votre entreprise. Elles peuvent seulement faire défiler un canal et accéder à l’historique complet d’un projet, afin de prendre connaissance des informations publiées avant leur ajout à la discussion. Vous avez également la possibilité d’ajouter une date d’expiration à leur compte, dans le cadre d’un projet à court terme.

Les cas d’utilisation fréquents de l’accès invité Slack pour un canal unique sont les suivants :

1. Inviter un comptable dans un canal #finance pour partager les rapports de vente trimestriels.
2. Ajouter des informaticiens indépendants à un canal #aide-technique, où ils peuvent résoudre les problèmes techniques des collaborateurs.
3. Pour les services de Cloud : inviter un client à un canal privé, en compagnie d’un chargé de clientèle et du personnel d’assistance technique, afin d’aider le client.
4. Inviter des photographes, des vidéastes, des animateurs et des illustrateurs dans des canaux consacrés à des projets, où ils peuvent recevoir des commentaires en temps réel.

Vos collaborateurs externes les plus productifs ont besoin de participer à des canaux supplémentaires ? Ajoutez-les simplement à votre espace de travail en tant qu’invités multicanaux. À l’instar des invités simples, ils auront uniquement accès aux canaux auxquels ils ont été ajoutés. Toutefois, les invités multicanaux sont considérés comme des utilisateurs à part entière.

Connectez les entreprises directement grâce aux canaux partagés

Imaginons par exemple que votre équipe vient d’embaucher une agence de création pour vous aider à élaborer une série de publicités télévisées. Vous pouvez créer un canal consacré au projet de publicité vidéo et ajouter quelques personnes en tant qu’invités simples (ou vice-versa s’ils utilisent également Slack). Cependant, il existe une meilleure solution pour les équipes abonnées à un forfait payant Slack : les canaux partagés.

Grâce aux canaux partagés, deux entreprises peuvent collaborer en temps réel dans un canal unique consacré au projet, accessible depuis chaque espace de travail respectif. Chacune est ensuite libre d’ajouter ou de retirer des spécialistes en fonction de ses besoins.

Reprenons l’exemple de notre agence de création. Un canal partagé permet aux scénaristes et aux designers de charger leurs scripts et story-boards, aux responsables marketing d’approuver les premiers montages et aux chefs de projet des deux entreprises de surveiller le canal, tandis que les producteurs vidéo chargent le montage final.

Canaux partagés : comment faciliter le travail des indépendants et des consultants ?

Au lieu de rejoindre plusieurs équipes Slack en tant qu’invité (puis perdre les conversations, le contexte et les informations une fois le travail terminé), les indépendants et les consultants peuvent créer une équipe abonnée à un forfait payant Slack via un seul membre, ce qui leur permet ensuite d’organiser l’ensemble de leurs projets.

Quant aux futurs clients qui utilisent Slack, ils peuvent se connecter avec vous dans n’importe quel canal partagé, où les deux parties ont accès aux informations. Partagez des brouillons et des maquettes. Intégrez des commentaires en temps réel et envoyez les livrables finaux : chaque équipe peut les consulter à tout moment.

Collaborer avec des équipes variées constituées d’indépendants, de consultants et d’autres agences peut être compliqué. Grâce à Slack, vous organisez votre travail : vous pouvez converser avec vos clients aussi facilement qu’avec vos collègues au bureau. Vous prenez des décisions plus vite : toutes les personnes concernées ont un accès direct aux informations du projet que vous menez à bien ensemble.