Collaboration

Comment choisir les modes de communication les plus efficaces au travail

Découvrez les modes de diffusion les plus efficaces pour développer une communication constructive au travail.

Auteur : Minda Honey14 février 2019Illustration par Ray Domzalski

Quel est le point commun entre un spectacle humoristique et une communication efficace au travail ? Il faut savoir jouer avec les mots, bien sûr !

Choisir le mode de communication professionnel le plus adapté peut toutefois s’avérer difficile. Les méthodes de diffusion d’un message – individuel ou collectif – sont en effet très nombreuses. Est-ce approprié d’envoyer un texto à son responsable ? Doit-on poser une question rapide à un collègue par e-mail ou par message direct ? Existe-t-il encore des adeptes du téléphone ?

Sélectionnez les meilleurs modes de communication au travail en trois étapes

La manière dont vous diffusez votre message au public est un aspect essentiel pour bien communiquer au travail. Heureusement, après avoir déterminé le contenu de votre message, vous pouvez suivre quelques étapes qui vous aideront à décider de la forme à lui donner pour une productivité optimum.

Étape 1 : identifiez le type de message que vous envoyez

Commencez par vous interroger sur les informations que vous devez transmettre afin de déterminer les modes de communication les plus appropriés.

  • Votre message est-il formel ou informel ?
  • Doit-on pouvoir retrouver les informations qu’il contient ?
  • Sont-elles urgentes, ou soumises à un délai précis ?
  • Transmettez-vous des informations confidentielles ou délicates ?
  • Sont-elles générales ou spécifiques ?
  • Communiquez-vous avec une seule personne ou un groupe ?
  • Votre interlocuteur est-il un pair, un responsable ou un subordonné ?
  • Devez-vous transmettre un message à votre équipe ou à l’ensemble de l’entreprise ?
  • S’agit-il d’une communication à sens unique ou attendez-vous une réponse ?

Étape 2 : ayez à l’esprit la culture de votre entreprise lorsque vous communiquez

L’étude Slack Future of Work affirme que la confiance, les outils et le travail d’équipe sont les clés de l’investissement et de la productivité des collaborateurs. Cette étude révèle aussi que 80 % des salariés souhaitent être mieux informés du processus décisionnel au sein de leur entreprise.

Ainsi, si votre équipe prône la communication en personne au travail, il vous faudra peut-être annoncer les mauvaises nouvelles en face à face pour respecter cette valeur au lieu d’envoyer un e-mail impersonnel. Autre exemple : si votre entreprise valorise l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, il est déconseillé d’envoyer un message direct passé minuit.

Étape 3 : choisissez une méthode de diffusion en fonction de votre public

Votre entreprise met certainement à votre disposition plusieurs modes de communication. Voici les plus courants :

Échanges en face à face

Grâce à une communication en face à face au travail, vous pouvez transmettre un large spectre d’émotions, avoir une conversation en temps réel et, en général, vous assurer que les informations s’échangent dans les deux sens.

De nombreux bureaux mettent en place des réunions hebdomadaires afin que toute l’équipe soit à jour dès le début de la semaine. Les réunions annuelles à l’échelle de l’entreprise donnent le ton de l’année à venir. Quant aux séminaires, ils offrent l’occasion de créer un lien avec votre équipe dans un cadre différent. Ces interactions en personne peuvent aussi bien être formelles qu’informelles, selon leur objectif.

Les entretiens en face à face sont mieux adaptés aux communications sensibles qui concernent les rémunérations ou les retours sur la performance au travail. Cependant, vous pouvez aussi vous en servir à des fins moins formelles, comme pour faire connaissance avec un nouveau collaborateur ou demander des conseils à un responsable.

Voix et vidéo

  • Appel téléphonique direct
  • Conférence téléphonique
  • Appel vidéo
  • Vidéo préenregistrée

Il n’est pas toujours possible de se rendre sur place pour discuter avec les personnes concernées. Dans ce cas, les appels téléphoniques et vidéo nous aident souvent à délivrer notre message. Il est également plus facile de les enregistrer quand les informations partagées doivent pouvoir être recherchées plus tard.

Pour les appels individuels ou en petits groupes, les collaborateurs peuvent facilement poser leurs questions et faire part de leurs commentaires sur le moment. Plus il y a de participants à l’appel, y compris lors de transmissions vidéo en direct, plus il sera difficile de stimuler l’envie de participer à un véritable échange au travail. Si ce type d’investissement n’est pas nécessaire, vous pouvez tout simplement envoyer par e-mail une vidéo préenregistrée.

À l’écrit

  • E-mails directs
  • E-mails groupés
  • SMS
  • Messagerie instantanée

Sur le lieu de travail, c’est la communication par écrit qui domine. Rapide et facile, formelle ou informelle, elle peut également servir de documentation. Dans votre entreprise, la procédure standard implique peut-être de poser ses questions instantanément par e-mail ou d’envoyer un message groupé pour que tout le monde prenne connaissance d’une information importante.

Les SMS sont parfois mal perçus, mais certaines entreprises ont adopté cette pratique. En général, les SMS servent surtout à prendre contact rapidement avec quelqu’un, le plus souvent de manière informelle. Un client peut envoyer un texto à l’un de ses fournisseurs pour organiser un appel une heure plus tard, au lieu de prendre le risque d’envoyer un e-mail qui sera mis en attente, dans la boîte de réception.

Enfin, mentionnons les plateformes de messagerie instantanée. Cette méthode de diffusion vous permet d’obtenir des réponses rapides et en temps réel à vos questions, sans avoir à vous déplacer dans le bureau d’un collègue. Vous évitez également d’encombrer votre messagerie avec des e-mails qui ne contiennent qu’un seul mot ou une seule phrase.

Naviguez entre les modes de communication sur le lieu de travail

Quand il s’agit de communiquer, utiliser différentes méthodes peut s’avérer utile. Puisque chaque personne est unique, vous devez diversifier la manière dont vous prenez contact avec vos collègues.

Tant que vous avez conscience du type de message que vous transmettez, de son ou ses destinataires, et de la culture de communication de votre entreprise, vous avez toutes les chances de bien faire passer votre message.

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