Wie man bei der Arbeit die effektivsten Kommunikationskanäle nutzt

Da es jedoch mehr Möglichkeiten als je zuvor gibt, deine Botschaften an die Öffentlichkeit – oder an Einzelpersonen – zu bringen, kann die Entscheidung, welche Kommunikationswege am besten geeignet sind, schnell überwältigend sein. Darf man seiner oder seinem Vorgesetzten überhaupt eine SMS schicken? Sollte man Kolleginnen und Kollegen eine kurze Frage per E-Mail oder Direktnachricht stellen? Und wird überhaupt noch telefoniert?

Wähle bei der Arbeit den optimalen Kommunikationsweg – in 3 Schritten

Die Art und Weise, wie du deine Botschaft an das Publikum übermittelst, ist für die effektive Kommunikation bei der Arbeit entscheidend. Glücklicherweise gibt es Schritte, die du ergreifen kannst, nachdem du herausgefunden hast, was du in deiner Nachricht sagen willst, um zu entscheiden, wie du deine Nachricht auf die produktivste Weise senden kannst.

Schritt 1: Denke daran, welche Botschaft du übermitteln willst

Stelle dir zunächst eine Reihe von Fragen zu den Informationen, die du vermitteln musst, damit du die passenden Kommunikationswege ausfindig machen kannst.

• Handelt es sich um eine formelle oder informelle Nachricht?
• Müssen für diese Informationen Verweise vorhanden sein?
• Sind die Informationen dringend oder termingebunden?
• Übermittelst du vertrauliche oder sensible Informationen?
• Handelt es sich um allgemeine oder spezifische Informationen?
• Kommunizierst du mit einer Einzelperson oder einer Gruppe?
• Ist die Person eine Kollegin bzw. ein Kollege, eine Vorgesetzte bzw. ein Vorgesetzter oder jemand, der dir unterstellt ist?
• Ist die Nachricht für dein Projekt-Team oder für das gesamte Unternehmen bestimmt?
• Handelt es sich um eine einseitige oder zweiseitige Kommunikation (d. h. ist eine Antwort erforderlich)?

Schritt 2: Überlege, wie die Kommunikationskultur in deinem Unternehmen aussieht

Die Future of Work-Studie von Slack zeigt, dass Vertrauen, Tools und Teamarbeit für das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entscheidend sind. Außerdem hat die Studie ergeben, dass 80 % der Beschäftigten mehr darüber wissen wollen, wie Entscheidungen in ihrem Unternehmen getroffen werden.

Wenn also in deinem Projekt-Team die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht bei der Arbeit im Vordergrund steht, könnte es sein, dass du schlechte Nachrichten persönlich überbringen musst, anstatt eine unpersönliche E-Mail zu verschicken. Und wenn dein Unternehmen besonders Wert auf die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben legt, ist eine Direktnachricht nach Mitternacht wahrscheinlich nicht die beste Wahl.

Schritt 3: Wähle eine Überlieferungsmethode, die zu deiner Zielgruppe passt

In deiner Organisation gibt es wahrscheinlich mehrere Kommunikationswege, aus denen du wählen kannst. Hier sind die gängigsten:

Persönlich

• Einzelgespräche
• Team-Meetings
• Unternehmensweite Meetings
• Retreats

Bei der persönlichen Kommunikation bei der Arbeit kannst du ein breites Spektrum an Emotionen vermitteln, das Gespräch findet in Echtzeit statt und Informationen fließen in beide Richtungen.

In vielen Büros werden wöchentliche Meetings abgehalten, um alle zu Wochenbeginn auf den gleichen Stand zu bringen. Jährliche unternehmensweite Meetings geben die Richtung für das Jahr vor. Und Retreats können eine gute Gelegenheit sein, um mit deinem Projekt-Team in einer anderen Umgebung zusammenzukommen. Diese persönlichen Gespräche können je nach Zielsetzung sowohl formell als auch informell sein.

Persönliche Treffen sind besser geeignet, um vertrauliche Informationen wie Vergütungen oder konstruktive Kritik an der Arbeitsleistung zu übermitteln. Sie können aber auch für einen weniger formellen Zweck genutzt werden, etwa um eine neue Mitarbeiterin bzw. einen neuen Mitarbeiter besser kennen zu lernen oder eine Führungskraft als Mentorin bzw. Mentor zu gewinnen.

Sprach- und Videoanrufe

• Direkttelefonate
• Telefonkonferenzen
• Video-Chats
• Vorab aufgezeichnete Videos

Man kann nicht immer persönlich vor Ort bei den Menschen sein, mit denen man sich austauschen möchte. In solchen Fällen greifen wir oft auf Sprach- und Videoanrufe zurück, um unsere Botschaft zu vermitteln. Sprach- und Videoanrufe lassen sich auch leichter aufzeichnen, wenn die ausgetauschten Informationen später noch einmal aufgerufen werden müssen.

Bei Einzelgesprächen oder Anrufen mit kleineren Gruppen ist es für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfach, ihre Fragen zu stellen und in diesem Moment Feedback zu geben. Je mehr Personen aber an einem Telefonat teilnehmen oder einen Live-Videostream verfolgen, desto schwieriger ist es, Kommunikation und Interaktion bei der Arbeit in beide Richtungen zu fördern. Wenn überhaupt keine Beteiligung erforderlich ist, kann ein vorab aufgezeichnetes Video per E-Mail verschickt werden.

Schriftlich

• Direkte E-Mail-Nachrichten
• Massen-E-Mails
• Textnachrichten
• Instant Messaging

In der Arbeitswelt dominiert die schriftliche Kommunikation. Sie ist schnell und einfach, kann formell oder informell sein und dient gleichzeitig als Dokumentation. In deinem Unternehmen ist es vielleicht üblich, eine Frage per E-Mail zu stellen oder eine Rundmail mit wichtigen Informationen zu verschicken, die alle wissen sollten.

In einigen Unternehmen sind SMS umstritten, während sie in anderen voll und ganz akzeptiert werden. Im Allgemeinen eignen sich SMS am besten, um schnell mit jemandem in Kontakt zu treten, und sind eher informell. Ein Kunde könnte einem Vertragspartner eine SMS schicken, um zu sehen, ob er in einer Stunde für einen Anruf zur Verfügung steht, anstatt das Risiko einzugehen, dass die E-Mail in seinem Postfach liegen bleibt.

Und dann gibt es noch Instant-Messaging-Plattformen. Auf diese Weise erhält man schnell und in Echtzeit eine Antwort auf seine Frage und muss nicht erst zum Schreibtisch einer Kollegin oder eines Kollegen gehen. Außerdem wird dein E-Mail-Postfach von der Flut von E-Mails, die nur aus einem Wort oder einem Satz bestehen, befreit.

Nutze bei der Arbeit verschiedene Kommunikationsmittel

Der Wechsel zwischen verschiedenen Kommunikationskanälen kann eine gute Sache sein. Menschen sind sehr unterschiedlich, also sollten auch die Kontaktmöglichkeiten zu deinen Kolleg:innen und Teammitgliedern entsprechend vielfältig sein.

Solange du dir vor Augen hältst, welche Art von Botschaft du vermittelst, wie die Kommunikationskultur in deinem Unternehmen aussieht und wer deine Zielgruppe ist, solltest du deine Botschaft problemlos übermitteln können.