職場での最も効果的なコミュニケーション手段を選ぶ方法

ただ、コミュニケーション方法がますます多様になる中、最も効果的な手段やツールをどうやって判断すればよいのかと、途方に暮れる人もいるかもしれません。上司にテキストメッセージで連絡してもいいの？同僚にちょっとした質問をする場合は、メールかダイレクトメッセージのどっちを使うべき？今でも電話で話したがる人がいる？本記事では、そんな疑問を抱えるあなたへのヒントをお伝えできればと思います。

職場で最も効果的なコミュニケーション方法・ツールを選ぶための 3 つのステップ

必要な相手にいかにメッセージを伝えるかは、効果的な職場でのコミュニケーションを実現する上できわめて重要です。「何を」伝えたいかが決まったら、次はそれを「いかに」伝えるかを考えましょう。以下のステップで、最も効果的にメッセージを伝えられる方法を判断できます。

ステップ 1 : 伝えようとしているメッセージの種類を見極める

まず、以下のような自問自答をして、伝えようとしている情報について考えてみましょう。

• 伝えようとしているメッセージはフォーマルかカジュアルか？
• その情報を後から参照できるようにすべきか？
• 急を要するメッセージか？
• 機密情報を伝えようとしているのか？
• 一般的な情報か？それとも特定の事柄に関する情報か？
• 個人かグループか、どちらにメッセージを伝えようとしているのか？
• 個人に送る場合、それは同僚か、上司か、それとも部下か？
• チーム全体または会社全体にメッセージを伝える必要があるか？
• 片方向なのか双方向なのか（つまり回答を要するか）？

ステップ 2 : コミュニケーションに関する自社の文化を考慮する

調査「Slack Future of Work Study」によって、従業員のやる気と生産性を高めるには、信頼、ツール、チームワークが欠かせないことが明らかになりました。また、この調査では、80% の従業員が、組織内でどのように意思決定が行われているのかをより詳しく知りたいと答えています。

そのため、例えば、その組織が対面でのチームコミュニケーションを重視しているなら、悪いニュースでも、メールではなく面と向かって伝えるべきです。ワークライフバランスを重視している企業なら、真夜中にダイレクトメッセージを送るのはいいやり方とはいえないでしょう。

ステップ 3 : 相手に合わせて伝達方法やツールを選ぶ

多くの組織では、複数のコミュニケーション方法・ツールが用意されているはずです。一般的によく使われる手段をまとめると、以下のようになります。

対面でのコミュニケーション

• 1 対 1
• チームミーティング
• 全社ミーティング
• リトリート合宿

対面でのコミュニケーションには、さまざまな感情を伝えられる、リアルタイムで会話できる、情報を双方向で伝えられる、といったメリットがあります。

多くの職場では、週の初めに全員で情報や認識を共有する、週次ミーティングが実施されています。また、年 1 回、その年の方向性を決定する全社ミーティングを開催する会社もあるでしょう。リトリート合宿は、通常とは異なる環境に身を置くことで、チームの結束を高めるのに役立ちます。このような対面での交流は、目的に応じてフォーマル、カジュアルのどちらの形態でも行えます。

1 対 1 の対面ミーティングは、待遇や業績に関する情報や、建設的な批判など、他者に知られたくない情報を伝えるのに適しています。また、例えば、新入社員についてよく知りたい場合や、上司に指導を仰ぎたい場合など、フォーマルでない会話にも使える方法です。

音声やビデオを使ったコミュニケーション

• 電話
• ビデオ会議
• ビデオチャット
• 事前に録画されたビデオ

意思疎通を図りたい相手と、常に対面で話ができるとは限りません。その場合、電話やビデオ通話を使ってメッセージを伝えることもよくあります。音声やビデオは、記録した情報をあとで参照できるというメリットもあります。

1 対 1 の通話、または小グループの通話では、メンバーがその場で簡単に質問したり、意見を伝えたりできます。一方で、音声通話やビデオ通話では、参加人数が多くなればなるほど、双方向のコミュニケーションや意見交換が難しくなります。意見交換がとくに必要ない場合は、事前に録画されたビデオをメールで送信する方法もあります。

文章によるコミュニケーション

• メールの直接送信
• メールの一斉送信
• テキストメッセージ
• インスタントメッセージ

職場でのコミュニケーション方法の大半を占めるのが「文章」です。文章は、速くて簡単で、フォーマルにもカジュアルにも対応でき、記録性も高いという特徴があります。ちょっとした質問をメールに書いたり、皆に知らせるべき重要な情報をメールで一斉送信したり、といったことは、企業では日常的に行われているでしょう。

テキストメッセージの利用については、導入に慎重な企業もあれば、完全に受け入れている企業もあります。一般に、テキストメッセージは誰かと素早く連絡を取りたい場合に使われ、よりカジュアルな形で使用される傾向があります。例えば、あるクライアント企業が協力会社に 1 時間後に電話で話せるかどうかを確認したい場合、テキストメッセージを使用すれば、メールが受信ボックスに放置されるリスクを回避できます。

インスタントメッセージのプラットフォームが利用されることもあります。この方法では、質問への回答がリアルタイムですぐに得られ、同僚のデスクまで歩いて行く必要がなくなります。また、数語の返事しか書かれていないメールで受信ボックスがあふれてしまうような事態も防げるでしょう。

職場でのコミュニケーション方法は臨機応変に

職場でのコミュニケーションにおいては、状況に応じてツールや方法を使い分けるのがポイントです。人は千差万別。だから、同僚やチームメンバーとの情報のやり取りにも、多様な手段を用いるのがよいでしょう。

今回みてきたように、メッセージの種類、コミュニケーションに関する企業の文化、情報を伝える相手について考えることで、きっと自信を持ってメッセージを伝えられるようになるはずです。