ビジネスチャットを初めて利用するとき、真っ先に行うことになるのがグループチャットをするためのチャンネルの作成です。
そもそもグループチャットとは何か、なぜチャットをするためにチャンネルを作らなければならないのかなど、ビジネスチャットのメイン機能ともいえるグループチャットについて解説します。
グループチャットとは複数人のメンバーでチャットすること
グループチャットとは、複数人のメンバーが参加するチャンネル内でチャットをすることです。ビジネスチャットでは、多くのコミュニケーションがグループチャットを利用して行われます。
しかし、異なる話題についてのやりとりをすべて同じ場所で行っていると、話の方向性が定まらず、流れもつかめなくなってしまいます。グループチャットのチャンネルは、それらを分けて、効率的にコミュニケーションするための部屋のようなものです。そのため、グループチャットを行うためのチャンネルをトークルームなどと呼ぶこともあります。
グループチャットを利用するメリット
グループチャットを利用することで、ひとつの話題について、必要な人だけを集めて端的に話し合いを行うことが可能です。グループチャットを利用するメリットについて、ポイントを 4 つ挙げてご説明します。
部署内・チーム内の情報共有がスムーズになる
グループチャットを利用するメリットのひとつが、部署などのリアルなチームごとに、ビジネスチャット内のチャンネルを作り、コミュニケーションをすることで、チーム内の情報共有がスムーズになることです。
チャットのメンバー全員が遠隔地ではなく、同じオフィス内にいたとしても、グループチャットを行うメリットはあります。口頭だけではなくチャットでも確認をとることで、テキストで記録が残るため、後から見返したり、確認したりすることができます。報告や連絡事項を、チャンネル内のメンバーがテキストでいつでも確認し、共有できるのは非常に便利です。
また、チャンネル内でファイル共有をすることも可能です。タスク管理や特定のタスクを思い出せるよう設定するリマインダー機能が備わっているツールもあり、これらも併せて利用すればさらに利便性が増すでしょう。
テーマごとの話し合い、意見交換、議論ができる
テーマによって異なるチャンネルを作り、そのテーマについて話し合いや意見・情報交換をするという使い方もあります。テーマごとに異なる会議室を作る感覚で、チャンネルを作ってグループチャットをすることで、議論を深めることができるでしょう。
テーマや書き込む内容は、業務に直結した堅いものだけに限る必要はありません。雑談チャンネルを作ってコミュニケーションの活性化を図る、井戸端会議のように思ったことを何でも発言し合ってアイディアを得るといった使い方もできます。
プロジェクトごとの進捗管理ができる
特定のプロジェクトのメンバーを集めたチャンネルを作るという方法もよく実践されています。グループチャットでプロジェクトチーム内の情報共有、進捗確認など、グループチャットをプロジェクト管理に役立てることが可能です。
これにより、リアル会議のためにたびたび集まる手間や時間を削減できます。複数のプロジェクトも同時に進行しやすくなるでしょう。グループチャットを利用すれば、遠隔地にいるメンバーをチームに加えることもできます。ここでも、ファイル共有やタスク管理、リマインダー機能が役に立ちます。
また、プロジェクト以外に、案件や顧客ごとにチャンネルを作るような使い方ができるのもメリットです。
外部との緊密なコミュニケーション・連携も可能に
ビジネスチャットは、社外のメンバーとのやりとりにも積極的に活用されるようになってきています。外部の顧客とのコミュニケーション、あるいはベンダーやパートナーと業務をスムーズに連携させるためにも、グループチャットを利用することができます。
グループチャットは、社内のみならず、社外との専用チャンネルを作ることが可能です。外部のメンバーとは、専用チャンネルでいつでもコミュニケーションができ、ミーティングをする環境を整えることができます。外部パートナーとのリレーションシップも確立できるでしょう。また、顧客とのオンラインのコミュニケーション用チャンネルを持つことで、営業活動が円滑になり、信頼関係を築くのに役立ちます。
ただし、外部とチャットでつながる場合は、セキュリティに関する十分な注意が必要です。外部と社内との接続を明確に識別し、アクセスを社内で管理・制御できるセキュリティ対策が施されたビジネスチャットを選ぶことが前提となります。
Slack でグループチャットを行うには？
Slack は、作成できるグループチャットのチャンネル数に上限がなく、スマホアプリからでもチャンネルを作ることが可能です。続いては、 Slack でグループチャットを行うための、 Slack のログイン方法やチャンネルの種類、チャンネルの作成手順などについてご説明しましょう。
Slack のログイン方法
Slack を利用するには、まずワークスペースにログインする必要があります。ワークスペースとは、Slackを利用するメンバーのベースとなる場所のようなもので、企業や部署など、 1 つの大きな組織で作成するのが基本です。
この組織に属するメンバーそれぞれが、メールアドレスを使ってアカウントを作成するとワークスペースにログインできるようになります。グループチャット用のチャンネルは、ワークスペースの中に複数作ることが可能です。
チャンネルには2つの種類がある
Slack で作成するチャンネルには、パブリックとプライベートの2つの種類があります。
パブリックチャンネルは、ワークスペースにログインしているメンバーの誰でも参加しようと思えば入室して、閲覧や発言ができるオープンなチャンネルです。
これに対してプライベートチャンネルは、招待されたメンバーだけが入室と閲覧、発言ができるクローズドなチャンネルです。機密情報を扱うなど、メンバーを限定したチャンネルを作りたいときはプライベートチャンネルを選択します。
パブリックチャンネルを後からプライベートチャンネルに変更することもできますが、一度、プライベートチャンネルに変更すると、パブリックチャンネルに戻すことができません。
チャンネルを作成する手順
ワークスペースにログインしている特定のメンバーを集めてグループチャットを行いたい場合は、新しくチャンネルを作ることになります。チャンネルの作成手順は、下記のとおりです。
＜ Slack のチャンネル作成手順＞
- 画面左のサイドメニューの「チャンネル」という項目の右にある「 ＋ 」アイコンをクリックします。
- 「チャンネルを作成する」を選びます。
- チャンネルに名前をつけ、「説明」を追加（任意）します。
- チャンネルにメンバーを追加します。メンバーは、後から追加することもできます。
グループチャットを活用するためのポイント
最後に、ビジネスチャットでグループチャットを上手に活用するためのポイントやコツをご紹介します。グループチャットを有意義に使っていくための参考にしてください。
プロフィール写真を登録する
ビジネスチャットを使う上で意外に大切なのが、プロフィールとプロフィール写真の登録です。企業の規模が大きいほど、あるいはチャットの参加者の数が多いほど、プロフィール写真がないと誰が誰なのかがわかりづらくなります。リアルな話し合いとの齟齬がなるべく生じないよう、顔がしっかりわかる写真を使用するのがいいでしょう。
チャンネルの命名ルールを作る
多くのチャンネルを作成すると、どこにどのようなチャンネルがあるのかを探すのが大変になってきます。そこで気をつけたいのが、チャンネルの名前のつけ方です。最初に命名ルールを決め、それがチームで分けたチャンネルなのか、テーマ、プロジェクトで分けたチャンネルなのか簡単にわかるように名前をつけるなどの工夫をしましょう。
プロジェクト向けチャンネルなら「 #Project_ ◯◯」、特定部署のチャンネルなら「 #Sales_ ◯◯」といったヘッダーをつけるなどの方法が一般的です。
使い方のマニュアルやガイドラインも用意する
最初にフォローすべきチャンネルや用途、メンションの仕方などに関するマニュアル、ガイドラインを用意しておくのも、グループチャットの運用をスムーズにするコツです。
パブリックチャンネルは自由に作成が可能、プライベートチャンネルの作成には申請が必要といった基本ルールを網羅して、マニュアルやガイドラインに記述しておきましょう。
チャンネルの目的を設定する
チャンネルの目的を明確にしておくことも大切です。最初に、チャンネル作成者がそのチャンネルをどのような目的で使おうとしているのかという説明を記しておくといいでしょう。用途を明確にし、一目でわかりやすいチャンネルを作ることで、グループチャットの運用もスムーズになります。
通知の管理をする
通知設定は、グループチャットへの参加者自身にとって最適なものになるようカスタマイズすることが可能です。参加するチャンネルが増えるほど、通知をうまく活用する必要が出てくるからです。参加しているチャンネルごとに通知のオンオフを設定することで、通知に振り回されることなくず、重要な発言も見逃しません。また、通知の管理は定期的に見直し、必要に応じて設定を変更することも、グループチャットを上手に使いこなすコツです。
チャンネルは多くあっても構わない
チャンネルはたくさんあって構いません。重要な情報を扱うチャンネル、ドキュメントの共有のためのチャンネルなど、自社の業務に合った専用チャンネルも積極的に作っていきましょう。そうすることで、業務効率向上につながっていきます。
命名ルールなどをしっかり守っていれば、数が多くても検索して目的のチャンネルを探し出すのは難しいことではありません。むしろ、目的別にコミュニケーションができる選択肢が多いほうが、効率的に話し合いが進んでいきます。
ただし、定期的に全体を見直して、チャンネルの整理をする必要もあります。使わなくなった古いチャンネルがたくさん残ってしまわないよう、アクティブではなくなったチャンネルは削除や統合・アーカイブするなどして定期的に見直しましょう。
グループチャットを使いこなすことでビジネスチャットを有効活用できる
ビジネスチャットを有効活用するには、グループチャットをいかに上手に使いこなせるかがカギとなります。
どのようなチャンネルを作ればコミュニケーションが活性化し、仕事が効率的に進むのかを意識して、まずは、さまざまなチャンネルを作って試してみてください。実際にビジネスチャットを活用している企業の導入事例も、大いに参考になるでしょう。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。