情報共有のメリットと手段とは?情報共有の基本を知ろう
生産性

情報共有のメリットと手段とは?情報共有の基本を知ろう

ビジネスでは、情報共有することが重要です。情報共有の本来の意味やメリットを確認するとともに、情報共有のためのツールについて解説します。

Slack チーム一同作成2022年5月8日

情報共有という言葉はビジネスの現場で度々目にし、耳にします。しかし、その意味はどこか漠然としているようにも感じられないでしょうか。それは、情報共有のためのツールが多く登場し、できることが増えてきているからかもしれません。

そこで、あらためて情報共有の本来の意味やメリットを見直し、情報共有の基本について確認していきましょう。

情報共有とは?

ビジネスにおける情報共有とは、個々のメンバーが得た情報を、複数のメンバー間や組織間で共有・蓄積し、活用することといえるでしょう。

企業という組織内で考えても、一人の社員が収集できる情報量には限りがあります。また、情報の中にはごくささいなものもあれば重要なものもあります。しかし、どのような情報であれ、社員それぞれが持つ情報を組み合わせれば、有益な知識や知見になる可能性があるのです。一人ひとりが収集する情報を蓄積し、共有すれば、営業、マーケティング、企画立案などに活用することができます。

近年、社外の組織や人との連携・交流・情報共有によって新たなビジネスチャンスが生まれ、イノベーションが促進されるというシナジー効果が注目されています。部署内など小さなグループ内だけではなく、企業全体、さらには企業という垣根を越えた社外との情報共有も重要なテーマとなっています。

情報共有のメリット

情報共有にはどのようなメリットがあるのか、整理してみましょう。ここでは、情報共有の 7 つのメリットをご紹介します。

1 業務効率化を実現できる

情報を各人でバラバラに所有していたり、情報が各部署に散在していたりすると、必要な情報にたどり着くまでに余計な時間や手間を費やすことになります。必要な情報には、組織内の誰もが迅速にアクセスできるのが理想です。そうなれば業務効率化が進み、生産性も向上することが期待できます。

あるいは、欲しい情報をリクエストすれば、すぐに誰かがそれを用意してくれるような企業カルチャーがあることも大きな助けになります。情報共有によって必要な情報を必要なときに活用できる状態にあることが、業務のスピードを高め、効率アップに結びつきます。

2 組織のサイロ化、業務の属人化の防止

情報が分断されて特定の部署や人に偏って集まるようになると、組織のサイロ化や業務の属人化が生じるようになります。

サイロ化は、企業組織が縦割り構造となり、部署同士の連携がとれていない状況のことです。属人化は特定の担当者にしかわからない業務が生まれている状態のことをいいます。

組織がサイロ化、業務が属人化することで、特定の部署や人にしかわからないこと、進められない業務ができてしまうのです。いずれも、業務効率化や企業の成長の妨げとなります。

情報共有の推進は情報の円滑な流れ、行き来を作り出します。異なる組織間やメンバー間に情報が行き渡れば、組織のサイロ化や業務の属人化を防ぎ、部署間の連携が生まれ、業務の標準化も進むでしょう。

3 業務品質の維持が可能になる

情報を共有することで、業務の品質を一定に維持することが可能です。例えば、業務マニュアルを作成して共有するとします。すると、誰でもマニュアルに沿って仕事を覚え、マニュアルを参照しながら仕事を進めることで、業務の品質が一定に維持できるようになります。

そのためには、マニュアル自体のクオリティを上げることも大事です。複数人で情報共有しながら、マニュアルを改善し続けることでクオリティアップも可能になります。

業務マニュアルの共有は業務の属人化防止にもつながり、仕事のやり方を最新のものにアップデートしていく土台にもなります。さらに、業務や業務マニュアルの内容について複数人で情報交換し話し合えるような場も作れば、より深い理解が得られるでしょう。

4 人材育成や引き継ぎに活かせる

業務マニュアルの共有は、人材育成や業務の引き継ぎにも役立ちます。マンツーマンによる指導や引き継ぎの指示も大切ですが、その際もマニュアルがあれば、業務内容のスムーズな理解の助けとなります。

ほかに、顧客情報の共有なども同じような効果をもたらします。これまでの取引履歴などはもちろん、先方担当者のプロフィール、営業担当による所感なども含むような詳細な顧客情報が共有されていれば、新人や新しい営業担当にとって大いに参考になるはずです。

5 情報を組み合わせられる

情報共有を進めていくと、情報の組み合わせによって新たな発見を得ることができます。異なる部署が持つ情報、あるいは自社と外部パートナーなど社外の情報とを組み合わせることで、これまでとはまったく違うアイディアが生まれることもあるでしょう。

新たな価値の創造は、これまで組み合わせたことのない情報の結合によってもたらされるともいわれます。社外との連携では、お互いが弱点としていた分野の情報を補完し合うことも可能です。そうしたことで、新しいビジネスチャンスを作り出すことができるのです。

6 ナレッジを生み出せる

情報共有が進むと、共有している情報に関して活発な議論や意見交換を進めることができるようになります。業務に関して押さえておくべきポイントやノウハウをブラッシュアップして蓄積していけば、やがてそれらは組織にとって有益で付加価値のある情報(ナレッジ)として活用できるようになります。

独自のナレッジを多く保有している企業ほど、他社との競争においても優位になることはいうまでもありません。

7 組織力を強化できる

情報共有によって組織のサイロ化や業務の属人化を防ぎ、業務の品質を維持し、人材育成や引き継ぎに活かして新しい価値やナレッジを生み出せるようになれば、企業の組織力は確実に強化されるでしょう。

そして、社員同士が情報共有することによって仕事が容易になり、新しいアイディアを生み出せるという意識を持つこと、それ自体も組織としての力を高めてくれるはずです。

情報共有に有用なツール

情報共有を行うには、どのような手段があるのでしょうか。具体的な情報共有のためのツールを取り上げてご説明します。

ビジネスチャット

チャットによる迅速なコミュニケーションができるツールとして知られるビジネスチャットは、情報共有にも力を発揮します。

トピックやプロジェクトごとにチャンネルやグループ、スレッドを作り、情報交換、意見交換、議論を行えば、そのこと自体が情報共有につながります。チャットのログは、必要に応じて検索して参照することも可能です。

また、ファイルやドキュメントを共有する機能も利用できます。ドラッグ & ドロップでのファイル添付、もしくはファイル共有サービスにファイルを保存し、外部リンクで共有するといった方法も使えます。チャットで得た情報やナレッジを、社内 Wiki などの情報を集約できるツールに蓄積していくという方法を実践している企業もあります。

ビジネスチャットをうまく活用すれば、業務やビジネスに関するさまざまな情報を共有し、蓄積していくことができるでしょう。

ファイル共有サービス

ファイル共有サービスは、クラウドストレージにファイルをアップロードして、共有できるサービスです。現在、セキュアな環境で大容量のファイルを扱える法人向けのサービスが多数登場しています。

ファイルを共有するには、ほかにもファイルサーバーを使う、ファイル転送サービスを利用するといった方法があります。業務内容や情報共有の目的に適した方法を選ぶといいでしょう。

社内 Wiki

業務マニュアルや FAQ 、会議の議事録、社内資料など、社内のさまざまな情報を集約するツールとして利用されているのが社内 Wiki です。情報やノウハウ、ナレッジを整理して蓄積するのに適しています。

社内 Wiki には、ビジネスチャットと連携できるものもあります。情報の蓄積が進むほど、それらを社内の財産として活用することができるでしょう。

グループウェア

グループウェアは、ファイル共有や文書管理、スケジュール管理、電子会議室といった、さまざまな情報共有機能を搭載した総合的なソフトウェアです。ウェブメールや社内 SNS などの社内コミュニケーションのための機能もそろっています。

このツールもまた、ビジネスチャットなどと併用して活用することが可能です。

社内外の情報共有がビジネスチャンスを広げるカギに

社内の情報共有のための環境づくりは、その企業の組織力強化のベースを構築することに直結します。また、今後は社外との情報共有の重要さも、さらに増していくと考えられます。情報共有のためのツールもさまざまなものが登場しており、それらを効果的に組み合わせて活用することが求められているのです。

自社での情報共有にはどのようなシステムやツールが必要なのか十分に検討して、情報共有のための環境を整えていきましょう。

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うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

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