Das Hybrid-Arbeitsmodell: Bewährte Methoden für die Transformation im Unternehmen

Als Reaktion auf die Coronapandemie haben Unternehmen auf der ganzen Welt für einen Großteil des Jahres 2020 verbindliche Richtlinien für Remote-Work eingeführt. Laut dem Bureau of Labor Statistics und einem Bericht des National Council on Compensation Insurance aus dem Jahr 2021 haben im Mai 2020 mehr als ein Drittel der Mitarbeitenden in den USA von zu Hause aus gearbeitet. Da die Pandemie noch nicht überwunden ist, diskutieren viele Unternehmen darüber, wie sie mit ihren Mitarbeitenden am besten weiter verfahren.

Die gute Nachricht? Man muss nicht alles auf eine Karte setzen. Das hybride Arbeitsmodell wird die Zukunft von Remote-Work sein.

Was ist ein hybrides Arbeitsmodell und warum ist es so wertvoll?

Ein hybrides Arbeitsmodell bietet das Beste aus beiden Welten: die Struktur und die sozialen Komponenten des persönlichen Kontakts mit den Kolleg:innen und die Vorteile und Flexibilität der Arbeit von zu Hause aus. Es ermöglicht es den Mitarbeitenden, teilweise virtuell zu arbeiten, setzt aber dennoch eine gewisse Anwesenheit im Büro voraus. Viele Unternehmen haben bestimmte Tage festgelegt, an denen die Mitarbeitenden für Meetings und Zusammenarbeit im Büro sein müssen, und lassen sie in der restlichen Zeit wählen, wo sie arbeiten möchten.

Die Anwesenheit im Büro ist zwar sinnvoll für Orientierungsgespräche, teambildende Maßnahmen, wichtige Meetings mit Kunden oder den Start eines neuen Projekts, aber für kreative Aufgaben oder solche, die viel Konzentration erfordern, sind Remote-Tage vielleicht besser geeignet.

Wie groß ist die Nachfrage nach hybriden Arbeitsmodellen?

Eine Umfrage von Stanford aus dem Jahr 2020 hat ergeben, dass 55 % aller US-amerikanischen Berufstätigen eine Mischung aus Anwesenheit im Büro und dem Arbeiten von zu Hause aus bevorzugen. Das zeigt, dass sich vor allem junge Berufstätige flexible Modelle für die Arbeit von zu Hause aus wünschen. Hybride Arbeitsmodelle sind nicht mehr nur eine schöne Option. Für viele Unternehmen sind sie unerlässlich, um qualifizierte Mitarbeitende anzuziehen und ans Unternehmen zu binden. Laut einer Umfrage des Personaldienstleisters Robert Half aus dem Jahr 2021 wäre eine:r von drei Mitarbeitenden bereit, den derzeitigen Arbeitsplatz zu kündigen, wenn nach der Pandemie die Arbeit von zu Hause aus nicht zumindest teilweise möglich wäre.

Bewährte Methoden für die Umsetzung eines hybriden Arbeitsmodells

Mitarbeitende wünschen sich zwar die Flexibilität eines hybriden Arbeitsmodells, aber einige Arbeitgeber fragen sich, wie sie diese Flexibilität effektiv anbieten können. Im Folgenden findest du einige bewährte Methoden, die dein Unternehmen dabei unterstützen, die Zukunft der Remote-Work-Methode mit weniger Problemen zu meistern – für dich und deine Projekt-Teams.

1. Lege eine Richtlinie für hybrides Arbeiten und einen Übergangsplan fest. Wenn dein Unternehmen die Einführung eines hybriden Arbeitsmodells plant, solltest du eine schriftliche Richtlinie erstellen, in der klar festgelegt ist, für wen und wie oft Remote-Work möglich ist. Außerdem ist es wichtig, dass du einen Übergangsplan hast und ihn deinen Mitarbeitenden gegenüber transparent kommunizierst.

• Wird dein Büro seine Türen sofort wieder für jeden öffnen, der direkt vor Ort arbeiten möchte? Oder werden die verschiedenen Projekt-Teams schrittweise wieder zurückgeholt?
• Müssen Mitarbeitende oder Führungsteams zusätzliche Schulungen absolvieren?
• Werden zusätzliche Geräte benötigt, für die du ein Budget einplanen musst?

Es ist wichtig, einen Plan zu haben und sich proaktiv auf mögliche Herausforderungen vorzubereiten, bevor ein hybrides Arbeitsmodell eingeführt werden kann.

2. Formuliere klare Erwartungen. Ein übergreifender Plan, wie dein hybrides Arbeitsmodell funktionieren soll, ist aber nur der erste Schritt. Es ist auch wichtig, für die einzelnen Projekt-Teams klare Erwartungen hinsichtlich des Arbeitsalltags festzulegen.

• Zu welchen Zeiten müssen deine Remote-Mitarbeitenden online und erreichbar sein?
• Was sollen sie tun, wenn sie eine Frage haben und ihr:e Kolleg:innen nicht antworten?
• Was passiert, wenn es technische Schwierigkeiten gibt und sie nicht an einem Meeting teilnehmen oder auf eine Datei zugreifen können, die sie benötigen?

Es ist von entscheidender Bedeutung, Prozesse und Verfahren zu definieren und sicherzustellen, dass deine Mitarbeitenden wissen, wie und wann sie kommunizieren müssen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten, bzw. wenn sie im Büro sind.

3. Nutze aAsynchrone Kommunikation per Video verwenden. Im Gegensatz zu synchronen Video-Meetings (z. B. wenn alle Beteiligten um 16:00 Uhr ET an einem Zoom-Call teilnehmen) findet asynchrone Kommunikation per Video nicht in Echtzeit statt. Stattdessen werden diese aufgezeichneten Inhalte anderen zur Verfügung gestellt, damit sie sie nach eigenem Ermessen ansehen können. Für Projekt-Teams, die über Zeitzonen hinweg arbeiten oder ihre Arbeitszeit zwischen Zuhause und dem Büro aufteilen, ist die asynchrone Kommunikation viel einfacher als die Koordination von Zeitplänen in Echtzeit. Außerdem haben die Mitarbeitenden durch die Verringerung der Anzahl der erforderlichen Meetings mehr Zeit, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren, und sind flexibler in der Gestaltung ihres Arbeitstages.

4. Denke an die Cybersicherheit. Wenn deine Mitarbeitenden zwischen dem Büro und anderen Orten (zu Hause, einem Co-Working-Space, einem Café) hin- und herwechseln, können Daten und Geräte anfällig für Sicherheitslücken sein. Aus diesem Grund ist es bei einem hybriden Arbeitsmodell besonders wichtig, Richtlinien für die Cybersicherheit festzulegen.

• Gibt es bestimmte Dateien oder Anwendungen, auf die von privaten Geräten aus nicht zugegriffen werden sollte?
• Sollten Mitarbeitende eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Anmeldungsvorgänge im Unternehmen einrichten?

Außerdem ist es äußerst wichtig, dass deine Mitarbeitenden sichere Passwörter verwenden, auf Fallen wie Phishing achten und ihre Software auf dem neuesten Stand halten. Organisiere für Mitarbeitende, die im Rahmen eines hybriden Modells arbeiten, regelmäßige Schulungen zur Cybersicherheit.

5. Verwende Tools für eine effektive Zusammenarbeit. An den Tagen, an denen deine Mitarbeitenden von zu Hause aus arbeiten, müssen sie Zugang zu den Dateien, Anwendungen, Tools und Daten haben, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen, genau wie im Büro. Mit Tools wie Slack kannst du deine gesamte Bürokommunikation an einem zentralen Ort bündeln, sodass alle Mitarbeitenden Zugriff darauf haben, mit ihren Projekt-Teams zusammenarbeiten und unabhängig von ihrem jeweiligen Arbeitsort berufliche Beziehungen aufbauen können. Slack verbessert das hybride Arbeitsmodell, indem es die folgenden Möglichkeiten bietet:

• Dokumente prüfen, Feedback und Genehmigungen in Echtzeit bereitstellen
• Wichtige Informationen auf allen Ebenen mit unternehmensweiten Ankündigungen, teambezogenen Mitteilungen oder Direktnachrichten schnell weitergeben
• Audio- oder Video-Anrufe mit nur einem Klick starten, ohne zu einer Drittanbieter-Plattform wechseln zu müssen
• Sicherstellen, dass nur die richtigen Personen und genehmigten Geräte mit Funktionen wie dem Einmaligen Anmelden, Domain-Beanspruchung und Unterstützung für das Enterprise Mobility Management auf die Informationen deines Unternehmens zugreifen können
• Vertrauliche Daten durch Datenverschlüsselung sowohl im Ruhezustand als auch bei der Übertragung schützen
• Spezielle Channels für ein Projekt-Team, eine Abteilung oder ein Projekt erstellen, um Statusaktualisierungen, Meeting-Notizen, Diskussionen, Dateien und Feedback zu organisieren
• Projektpläne, Anleitungen für kreative Projekte, häufig gestellte Fragen, wichtige Ankündigungen und vieles mehr schnell und einfach pinnen
  Deine Verfügbarkeit durch Festlegung eines Status anzeigen
• Die Bitte nicht stören-Funktion verwenden, um Benachrichtigungen stummzuschalten und fokussiert zu arbeiten, wenn du dich auf eine Aufgabe konzentrieren willst
• Externe Anbieter und Partner:innen in spezielle Slack-Channels einladen, anstatt eine weitere Kommunikationsplattform eines Drittanbieters zu verwenden
• Vorhandene Tools wie Zoom, Dropbox und Office 365 nahtlos integrieren
• Mithilfe von Automatisierungen Erinnerungen für Abgabetermine und unbeantwortete Nachrichten festlegen

Veränderungen bei der Arbeit sind niemals einfach. Aber mit Slack kann der Übergang zu einem hybriden Arbeitsmodell reibungsloser verlaufen, als du es je für möglich gehalten hättest. In unserem Webinar erhältst du weitere Tipps, wie du mit Slack am besten von zu Hause aus (und auch im Büro) arbeiten kannst.