Acerca de esta plantilla
Se está acercando el final del trimestre, lo que implica tener que navegar el caos de prioridades en competencia, recursos limitados, responsabilidad ambigua y una falta general de coherencia entre equipos.
Para controlar ese caos y lograr un trimestre exitoso, necesitas dar un paso atrás. Es hora de realinear los equipos en torno al impacto comercial real y crear un marco unificado que los equipos puedan usar tanto para planificar como para ejecutar proyectos.
La comunicación transparente, la responsabilidad y las herramientas de colaboración mejoradas son la clave para hacer que esto funcione, por eso necesitas una plantilla de planificación trimestral.
¿Qué es la planificación trimestral?
La planificación trimestral toma la hoja de ruta anual de la empresa y la divide en cuatro periodos de tiempo mucho más manejables. Esto facilita que los equipos identifiquen prioridades, se adapten a circunstancias cambiantes e iteren efectivamente mientras avanzan hacia los objetivos estratégicos de la empresa. Un buen plan trimestral identifica qué proyectos necesitan completarse en los próximos tres meses para tener un impacto a corto plazo en las metas a largo plazo.
Los beneficios de nuestra plantilla de plan comercial trimestral
La planificación trimestral implica trabajar con muchas personas diferentes que tienen varias prioridades diferentes, a menudo contrapuestas. La comunicación abierta y la colaboración efectiva son críticas, pero no siempre fáciles. Nuestra plantilla de plan de acción trimestral supera ese obstáculo al dar a los equipos la visibilidad necesaria para optimizar la estrategia y la ejecución.
Optimiza tu planificación trimestral
Esta plantilla de planificación trimestral está diseñada para simplificar el proceso de planificación trimestral. Ayuda a los equipos a centrarse en la ejecución y los resultados al proporcionar un enfoque estructurado. Con sus funciones adaptadas para mejorar la visibilidad y coordinación, la plantilla ayudará a asegurar que todos los proyectos se alineen tanto con los objetivos estratégicos trimestrales como anuales. Al usar esta herramienta durante todo el trimestre, los equipos pueden realizar un seguimiento eficiente del progreso hacia sus metas y mantenerse centrados en impulsar el negocio hacia adelante.
Prioriza para generar impacto
La planificación efectiva requiere una comprensión clara del impacto potencial de cada proyecto en el negocio. Esta plantilla de plan permite a los equipos organizar y priorizar proyectos con base en su potencial para hacer avanzar los objetivos comerciales. También hace más eficiente la asignación de recursos al dirigir los esfuerzos donde más se necesitan. Al centrarse en áreas clave, como las metas trimestrales, los equipos pueden tomar decisiones informadas para lograr mejores resultados cada trimestre.
Obtén detalles del trabajo
Aunque un proyecto pueda parecer beneficioso, es esencial entender el trabajo que se requerirá para completarlo. Esta plantilla incluye campos dedicados para capturar comentarios de los miembros del equipo acerca de los recursos y el trabajo necesarios. Esta función no solo ayuda a evaluar los pros y contras de cada proyecto, sino que también brinda claridad durante las reuniones de planificación trimestral para asegurar la alineación en todo el equipo.
Seguimiento integral del progreso
Monitorear el progreso durante todo el trimestre es vital, y esta plantilla de planificación trimestral hace más fácil el seguimiento del progreso en cada etapa. Al mantener un control sobre las metas y áreas de enfoque trimestrales, los equipos pueden ponerse de acuerdo acerca de los próximos pasos y abordar desafíos en tiempo real. Con capacidades de seguimiento detalladas, como el estado del proyecto, las prioridades y la propiedad, esta plantilla hará que las tareas y prioridades más importantes avancen de manera efectiva. Este recurso puede complementar fácilmente una plantilla de plan de acción para asegurar la responsabilidad y obtener información clara para el próximo trimestre o incluso la siguiente reunión de planificación trimestral.
¿Qué debe incluirse en un plan de acción trimestral?
La respuesta definitiva a «¿qué debe incluirse en mi plan trimestral?» es «lo que tu equipo necesite para alinearse de forma efectiva respecto de las prioridades estratégicas, asignar recursos y hacer seguimiento del progreso». Tu método de gestión de proyectos determinará varios componentes de tu plantilla de planificación trimestral, pero estos cuatro son fundamentales.
1. Métricas de éxito
Hay muchas métricas y métodos diferentes que puedes usar para medir el éxito. Los objetivos y resultados clave (OKR) y los indicadores clave de rendimiento (KPI) son dos de los métodos más populares. Asegúrate de que tus propias métricas de éxito estén establecidas de forma clara y sean fácilmente accesibles en tu plan trimestral para que tu equipo pueda mantenerse alineado tanto al planificar como al hacer seguimiento del progreso.
2. Responsabilidad
La responsabilidad es esencial para hacer seguimiento del progreso, ya que refuerza la rendición de cuentas y agiliza la comunicación una vez que un proyecto se pone en marcha. «Propietario» debería ser uno de los primeros campos en tu plantilla de planificación trimestral, pero también puedes usar varios campos de «Personas» para definir otras funciones importantes. (Por ejemplo, si usaste el método RACI, podrías tener campos para definir al Propietario, Responsable de rendir cuentas, Consultado e Informado).
3. Trabajo estimado
Cuando estás planificando y priorizando proyectos para el trimestre, una de las piezas de información más importantes es el trabajo que requerirá el proyecto en términos de tiempo y recursos. Los gerentes de proyectos ágiles usan un sistema de puntos de historia, pero cualquiera que sea el método que uses, asegúrate de que las estimaciones de trabajo y/o recursos estén muy presentes y sean altamente visibles en tu plantilla de plan comercial trimestral.
4. Cronogramas
Por último, pero no menos importante, tu plantilla debe incluir información detallada acerca de los cronogramas del proyecto. Algunos campos clave a incluir son:
- Fechas de inicio y fin
- Hitos (eventos y/o materiales de entrega)
- Dependencias (para otras tareas y proyectos)
Si tu equipo usa un enfoque Agile, también debes incluir los sprints programados.
Cuatro prácticas recomendadas para tu plantilla de plan de trabajo trimestral
Ahora que diseñaste una plantilla de planificación trimestral excelente, es hora de empezar a usarla. Tu plantilla es la sede central de tu planificación trimestral, y ahora debes invitar a las personas que la van a usar. La comunicación es la clave del éxito aquí, y las siguientes son cuatro prácticas recomendadas de comunicación de importancia crítica que debes seguir.
1. Involucra a los grupos de interés desde el principio
No esperes hasta la mitad de tu planificación para involucrar a los grupos de interés sénior y de otros departamentos. Este es un esfuerzo grupal, así que comunícate abiertamente, solicita comentarios (no solo los aceptes) y escucha de forma activa a quienes tienen perspectivas diferentes. Agrega a los grupos de interés clave a tu plantilla de planificación trimestral para que sus comentarios estén centralizados y luego crea un canal especial de Slack donde todos los grupos de interés puedan colaborar de manera más conveniente y transparente.
2. Define el éxito claramente
Tómate el tiempo para analizar y definir qué implica alcanzar el éxito para cada proyecto en tu plan trimestral. Usa la información más específica posible y asegúrate de que todos tus grupos de interés clave se sientan cómodos con la definición de éxito y estén dispuestos a comprometerse con ella. Este trabajo adicional al principio te ahorrará muchos dolores de cabeza al final del trimestre. Agrega un campo de texto a tu plantilla de plan trimestral en un lugar central donde se explique de forma clara qué implica que el proyecto esté terminado.
3. Fomenta la transparencia en todos los niveles
La transparencia crea responsabilidad y resulta en perspectivas de importancia crítica que podrían haberse perdido. Brinda visibilidad a los miembros del equipo que van a hacer el trabajo operativo y no solo a los grupos de interés estratégicos. Ellos podrán ofrecerte una opinión más realista sobre el trabajo y los recursos que requiere un proyecto. Esta alineación hará que todo funcione de forma más fluida cuando llegue el momento de empezar a implementar tu plan.
4. Planifica de forma trimestral y comunícate regularmente
Un trimestre es mucho tiempo. Y, aunque tengas hitos, la perspectiva y la colaboración de los grupos de interés no solo es valiosa en la etapa de planificación. No es realista tener reuniones regulares de seguimiento con muchos grupos de interés diferentes, pero los canales de Slack basados en proyectos permiten que todos estén informados acerca del progreso y disponibles para ayudar cuando surjan obstáculos. Puedes agregar los enlaces de mensajes de las discusiones clave a tu plantilla de plan de trabajo trimestral para poder consultarlas de forma rápida. Una lista de tareas del proyecto compartida también te ayudará a implementar una comunicación más estratégica.
