Recherche d'entreprise : quand la connaissance vient à vous

En moyenne, un salarié de bureau passe un tiers de sa journée à exécuter des tâches à faible valeur ajoutée : rechercher des informations, répondre à des e-mails redondants, trier des documents… Ces activités banales épuisent sa productivité et sa fonction cognitive.

C'est à ce niveau que la recherche d'entreprise a un rôle à jouer. Associée aux capacités agentiques, elle est en passe de devenir plus puissante que jamais. Découvrons ce qu'est la recherche d'entreprise et comment Slack l’optimise, la faisant passer d'une simple extraction de données à une véritable diffusion des connaissances.

Qu'est-ce que la recherche d'entreprise ?

Considérez la recherche d'entreprise comme un bibliothécaire virtuel, en charge de toutes les données et connaissances de votre entreprise. Elle vous aide à trouver des informations provenant de différentes sources dans une interface unique, en utilisant l'une des deux méthodes suivantes : soit en interrogeant vos sources en temps réel, soit en indexant les données de différentes sources dans un système unifié.

La recherche d'entreprise permet aux collaborateurs de trouver ce dont ils ont besoin sans avoir à rechercher dans plusieurs applications ou à demander à leurs collègues. Cela aide non seulement à briser les silos d'information et à rationaliser la productivité, mais rend également l'accès aux connaissances plus simple et plus rapide.

Pourquoi la recherche d'entreprise est-elle importante ?

Lorsque les informations sont dispersées dans des systèmes déconnectés, les collaborateurs perdent un temps précieux à chercher ce dont ils ont besoin et passent moins de temps à travailler. Cette inefficacité retarde les décisions, amoindrit la confiance des salariés et diminue la productivité, ce qui affecte les résultats.

La recherche d'entreprise devient de plus en plus vitale à mesure que le nombre d'applications utilisées au travail augmente. Rationaliser le partage des connaissances et soutenir la productivité sont les principaux avantages de la recherche d'entreprise.

Comment la recherche d'entreprise améliore la collaboration et l'innovation

Au-delà de la simplification du partage des connaissances et de l'augmentation de la productivité, la recherche d'entreprise a également le potentiel de transformer la collaboration. La recherche traditionnelle est souvent une activité solitaire, mais le travail se fait rarement de manière isolée. La recherche d'entreprise au sein d'un système d'exploitation professionnel collaboratif comme Slack permet aux équipes de trouver des informations ensemble, de partager instantanément des découvertes de façon transversale, et de s'appuyer sur les connaissances collectives pour établir un système efficace de gestion des connaissances. Cela peut créer un cycle où les idées évoluent plus rapidement et où l'innovation s'accélère.

Comment fonctionne la recherche d'entreprise ?

Les systèmes de recherche d'entreprise fonctionnent en collectant, indexant et récupérant des données provenant de diverses sources. Voici comment :

Composants et fonctionnalités d'un système de recherche d'entreprise

Un système de recherche d'entreprise s'appuie sur plusieurs composants clés fonctionnant ensemble pour collecter, traiter et fournir efficacement des informations aux utilisateurs :

• Sensibilisation au contenu. Un système de recherche d'entreprise se connecte aux sources de données dans toute votre entreprise. Cela peut inclure des plateformes de collaboration et de stockage de fichiers dans le cloud, des serveurs de messagerie, la gestion de la relation client (CRM), des dépôts de code, des applications métier spécialisées, et plus encore.
• Traitement du contenu. Une fois connecté, le système analyse le contenu et extrait des informations et des métadonnées pertinentes. Cela peut inclure l'extraction de texte pour créer des liens entre les sources d'information et la détection de la langue ou du locuteur, à partir d'une transcription de réunion par exemple.
• Indexation. Les informations traitées sont ensuite organisées en index consultables pour permettre une récupération rapide. L'indexation moderne va au-delà de la simple correspondance de mots-clés pour établir, dans certains cas, le sens du contenu.
• Traitement des requêtes. Lorsque quelqu'un effectue une recherche, le système analyse sa requête pour comprendre exactement ce qu'il cherche. Les systèmes avancés utilisent le traitement du langage naturel (NLP) pour interpréter les questions conversationnelles plutôt que de se fier uniquement à la correspondance de mots-clés, rendant généralement les résultats plus précis.
• Correspondance et classement. Enfin, le système identifie le contenu pertinent et classe les résultats en fonction de facteurs tels que la pertinence, l'actualité, les autorisations de l'utilisateur, et même la personnalisation basée sur le rôle de l'utilisateur ou l'historique de recherche.

Par exemple, si vous utilisez Slack en tant que système d'exploitation professionnel, vous pouvez utiliser la recherche d'entreprise pour trouver des réponses en temps réel en effectuant des recherches dans vos systèmes d'entreprise, vos conversations, vos fichiers téléchargés et le contenu partagé dans les canaux, les fils de discussion et les canevas. Cela vous permet d'accéder instantanément aux connaissances de l'entreprise et de maintenir votre flux de travail sans quitter votre espace de travail.

Les différents types de recherche d'entreprise

Pour que l’entreprise choisisse la recherche d’entreprise qui répond le mieux à ses besoins, il est important qu’elle en connaisse les différentes approches et spécificités. Examinons quelques types de recherche d’entreprise :

• Recherche interne. Basique, elle se concentre sur la recherche au sein d'une seule application ou d'un seul système. Bien que limitée dans sa portée, elle fonctionne bien pour des utilisations spécialisées où la profondeur importe plus que l'étendue.
• Recherche fédérée. Plutôt que de créer un index central, la recherche fédérée envoie simultanément des requêtes à plusieurs systèmes et rassemble les résultats. Cette approche offre un accès en temps réel aux informations, mais peut être plus lente que les solutions pré-indexées.
• Recherche alimentée par l'IA. Cette évolution récente utilise l'IA pour interpréter le contexte, prédire les besoins des utilisateurs et fournir des résultats plus pertinents. Par exemple, l'outil de recherche alimenté par l'IA de Slack peut comprendre les questions en langage naturel, apprendre du comportement des utilisateurs et même créer des résumés des résultats de recherche.
• Recherche basée sur le cloud. Ces solutions sont hébergées dans le cloud plutôt que sur les serveurs de l'entreprise. Elles offrent une évolutivité, une maintenance réduite et une intégration plus facile avec d'autres services cloud.
• Recherche indexée. Cette méthode implique la création d'un index de tout le contenu dans un ensemble de données ou un référentiel donné. L'indexation permet aux utilisateurs de trouver rapidement et facilement des informations pertinentes en fonction de leur requête.
• Recherche cloisonnée. Bien que ce ne soit pas idéal, des outils de recherche séparés pour différents systèmes sont encore utilisés par de nombreuses entreprises. Cette approche exige que les utilisateurs sachent quel outil utiliser pour quelle information. Cela peut poser des défis lors de l’extraction des connaissances.

 

Comment l'IA transforme la recherche d'entreprise

L'IA a fondamentalement changé les capacités de la recherche d'entreprise. Elle vous aide à établir des connexions entre les informations qui peuvent être difficiles à découvrir manuellement.

La recherche traditionnelle exigeait que les utilisateurs sachent exactement quoi chercher et où le trouver. Même avec les bons mots-clés, les résultats nécessitaient souvent un filtrage minutieux pour trouver des informations vraiment pertinentes. Les utilisateurs devaient souvent répéter ce processus sur plusieurs plateformes et assembler eux-mêmes les informations.

La recherche d'entreprise alimentée par l'IA transforme cette expérience de plusieurs façons :

• Traitement du langage naturel. Plutôt que d'exiger des mots-clés précis, la recherche par IA comprend le langage naturel. Vous pouvez demander : « Où en est la révision du budget trimestriel ? » au lieu de deviner quels mots-clés pourraient apparaître dans les documents pertinents.
• Reconnaissance d'intention. L'IA peut identifier ce que vous essayez d'accomplir, au-delà des simples mots que vous avez utilisés pour effectuer votre recherche. Elle peut généralement faire la différence entre quelqu'un qui fait des recherches sur un sujet et quelqu'un qui cherche un fichier spécifique, même s'ils utilisent des termes similaires.
• Prise en compte du contexte. L'apprentissage automatique permet à l'IA de personnaliser les résultats de recherche. Au fil du temps, elle peut prendre en compte votre rôle, votre travail récent et vos besoins pertinents dans les résultats de recherche, améliorant ainsi considérablement leur qualité et leur précision.
• Synthèse et résumé. Plus important encore, l'IA peut combiner des informations provenant de plusieurs sources en réponses simples et cohérentes. Plutôt que de fournir une liste de documents à lire, elle peut extraire, combiner et résumer les points pertinents pour répondre directement à votre question.

Par exemple, lorsque vous posez une question sur le statut d'un projet dans Slack, la recherche assistée par l'IA peut extraire des informations des messages récents du canal, des documents partagés et des notifications suivies dans une application tierce pour fournir une mise à jour complète, le tout sans que vous ayez besoin de consulter chaque système séparément.

De plus, les nouvelles avancées de l’IA – telles que les agents IA autonomes – favorisent des cas d'utilisation de l'IA innovants sur le lieu de travail qui vont au-delà de la simple récupération d'informations et soutiennent activement la prise de décision, la résolution de problèmes et l'exécution des tâches.

Les bonnes pratiques d’intégration de la recherche d'entreprise

La mise en œuvre d'une recherche d'entreprise efficace nécessite une planification réfléchie et une optimisation continue. Voici quelques bonnes pratiques à prendre en compte :

Évaluer les besoins de l'entreprise pour une solution personnalisée

Pour comprendre les défis et les objectifs spécifiques de la recherche dans votre entreprise :

• Identifiez les cas d'utilisation clés. Déterminez les domaines les plus importants où une recherche améliorée apporterait de la valeur. Concentrez-vous sur les recherches fréquentes ou celles ayant un impact commercial significatif. Par exemple, un commercial peut demander « Où en est le compte Fiction S.A. ? », ou un chef de projet peut demander « Quelles pull requests ont été déployées la semaine dernière ? ».
• Auditez les sources d'informations existantes. Cartographiez les connaissances de l’entreprise pour prioriser les intégrations en fonction de leur importance, de leur pertinence et de leur fréquence d'utilisation.
• Comprenez le comportement des utilisateurs. Apprenez comment les différentes équipes recherchent l'information. Les équipes commerciales peuvent avoir besoin d'accéder fréquemment aux données centrées sur le client, tandis que les équipes d'ingénierie peuvent prioriser les référentiels de code et la documentation.
• Définissez des indicateurs de réussite. Établissez des KPI clairs en fonction des cas d'utilisation spécifiques de votre entreprise. Suivez des métriques telles que les taux de réussite des recherches (en comparant les utilisateurs avec et sans recherche d'entreprise), les taux de clics sur les résultats de recherche et les sessions de recherche réussies. Pour la recherche alimentée par l'IA, surveillez également les indicateurs de compétence des utilisateurs, comme le nombre et la qualité des questions qu'ils saisissent dans la barre de recherche et l'évolution du comportement de recherche au fil du temps.

Optimisez la recherche pour une réussite à long terme

Des améliorations continues sont nécessaires pour maintenir l'efficacité de la recherche d'entreprise. Voici quelques moyens pour garantir que votre système conserve sa valeur dans le temps :

• Analysez les journaux de recherche. Examinez régulièrement ce que les utilisateurs recherchent et s'ils trouvent des résultats pertinents. Dégagez des tendances dans les recherches infructueuses pour identifier les lacunes en matière de connaissances.
• Affinez la pertinence. Ajustez le classement des résultats en fonction des retours et du comportement des utilisateurs. Tenez compte de facteurs tels que la récence, le rôle de l'utilisateur et les interactions précédentes.
• Étendez les connecteurs. Au fur et à mesure que votre entreprise évolue, intégrez de nouvelles sources de données en fonction des besoins des utilisateurs et des priorités de l’entreprise.
• Proposez des formations aux utilisateurs. Aidez les collaborateurs à développer des compétences de recherche efficaces et à comprendre comment formuler des requêtes qui donnent de meilleurs résultats.
• Établissez des bonnes pratiques. La direction peut favoriser l'adoption en encourageant les équipes à utiliser la recherche d'entreprise comme première ressource avant de solliciter leurs collègues. Ce changement culturel peut aider à maximiser la valeur de votre investissement.

Une gouvernance appropriée et des protocoles de sécurité sont cruciaux, en particulier avec l'IA. Les entreprises ont besoin de politiques claires sur les informations accessibles et sur les personnes qui peuvent y avoir accès. Sans ces garde-fous, même les systèmes de recherche les plus sophistiqués peuvent créer involontairement des risques de sécurité ou de conformité.

Faire travailler les connaissances de l’entreprise

La recherche d'entreprise est passée d'une simple fonctionnalité à un outil indispensable. Alors que le volume d'informations que les collaborateurs doivent traiter quotidiennement continue de croître et que le nombre d'applications utilisées augmente, la capacité à trouver et à utiliser rapidement les connaissances de l’entreprise affecte directement la productivité et l'innovation.

Les progrès de la recherche alimentée par l'IA rendent accessibles, contextuelles et exploitables d'énormes quantités de connaissances de l’entreprise. En utilisant un système d'exploitation professionnel collaboratif comme Slack avec une recherche d'entreprise intégrée, vous n'avez pas à attendre les réponses : elles viennent à vous.

La recherche d'entreprise est disponible pour tous les clients disposant de licences Slack AI sur le forfait Enterprise Grid. Pour obtenir une licence, veuillez contacter notre équipe commerciale.

FAQ sur la recherche d'entreprise

En quoi la recherche d'entreprise diffère-t-elle de la recherche web ?

Bien que la recherche d'entreprise et la recherche web aident toutes deux les utilisateurs à trouver des informations, la recherche d'entreprise présente plusieurs caractéristiques uniques :

• Portée. La recherche web analyse le contenu public d'Internet, tandis que la recherche d'entreprise se concentre sur les données privées de l’entreprise.
• Sécurité. La recherche d'entreprise doit respecter des systèmes de permission complexes et des exigences de conformité qui ne s'appliquent pas au contenu web public.
• Personnalisation. La recherche d'entreprise peut être adaptée aux besoins spécifiques de l’entreprise, aux rôles et aux flux de travail d'une manière que la recherche web générale ne peut pas égaler.
• Types de contenu. La recherche d'entreprise gère souvent des formats de documents spécialisés, des enregistrements de base de données et des informations propriétaires que la recherche web ne traite pas.

Quelle est la différence entre la recherche d'entreprise et la recherche de site ?

La recherche de site se limite à trouver du contenu au sein d'un site web ou d'une application spécifique, tandis que la recherche d'entreprise s'étend à plusieurs systèmes au sein d'une entreprise. La recherche de site aide généralement les utilisateurs externes (comme les clients) à naviguer dans le contenu public, tandis que la recherche d'entreprise est utile aux collaborateurs internes, qui accèdent aux informations privées de l'entreprise.

Comment optimiseriez-vous la recherche d'entreprise ?

Les implémentations de recherche d'entreprise les plus efficaces combinent une technologie puissante avec une conception réfléchie de l'expérience utilisateur et une gestion du changement organisationnel. L'optimisation devrait se concentrer à la fois sur les facteurs techniques et humains :

Optimisation technique :

• Assurez l'indexation complète de toutes les sources de contenu pertinentes.
• Affinez les algorithmes de pertinence en fonction du comportement et des retours des utilisateurs.
• Installez des filtres de sécurité et une gestion des autorisations appropriés.
• Intégrez le traitement du langage naturel pour une meilleure compréhension des requêtes.

Optimisation centrée sur l'utilisateur :

• Fournissez des interfaces de recherche claires et intuitives.
• Formez les utilisateurs aux techniques de recherche efficaces.
• Établissez une gouvernance pour maintenir la qualité du contenu.
• Analysez régulièrement les modèles de recherche pour identifier les opportunités d'amélioration.