Réunion virtuelle : Qu’est-ce que c’est et comment l’organiser ?

La réunion virtuelle, élément indispensable du travail collaboratif, est devenue incontournable en entreprise. Facile à mettre en place et peu coûteux, ce type de réunion répond aux problématiques d’une ère connectée et collaborative. Cependant, pour planifier et organiser une réunion virtuelle de manière optimale, il est nécessaire d’appliquer certains conseils pratiques que nous vous partageons dans cet article. Vous pourrez ainsi organiser et animer des réunions efficaces, atteindre vos objectifs et accroître la productivité au travail.

Qu’est-ce qu’une réunion virtuelle ?

Une réunion virtuelle est un rassemblement d’individus qui se déroule en ligne, via une application web ou par l’intermédiaire d’une plateforme de visioconférence. Ainsi, les participants ont la possibilité de se connecter en quelques instants, quel que soit leur emplacement géographique.

Utilisée aussi bien pour organiser des réunions d’équipe, des présentations aux clients que des sessions de formation en ligne, la réunion virtuelle répond à de nombreuses problématiques professionnelles.

Suite à la pandémie de Covid-19, l’utilisation de ce type de réunions digitales a connu une forte croissance. Cette tendance a d’ailleurs aussi favorisé l’adoption du télétravail. Pour près de la moitié des collaborateurs, il est ainsi devenu inacceptable de ne pas pouvoir bénéficier d’options liées au télétravail.

Quelques chiffres suffisent à comprendre l’intérêt des plateformes de réunion en ligne et du télétravail qu’elles favorisent :

• 23 % des employés sont prêts à accepter une réduction de 10 % de leur salaire afin de télétravailler au moins une partie de leur temps de travail ;
• Le travail à distance permet d’économiser 40 minutes par jour sur les trajets entre le domicile et le lieu de travail ;
• 77 % des sondés déclarent que travailler à domicile suite à la pandémie de Covid-19 les rendrait plus heureux ;

Comment organiser une réunion virtuelle et améliorer la productivité de l’équipe ?

Selon le contexte et la taille de votre équipe, l’organisation d’une réunion virtuelle en entreprise peut être un vrai défi. Toutefois, en vous appropriant la bonne méthode et certaines bonnes pratiques, vous pouvez améliorer l’efficacité de vos réunions et accroître notablement votre productivité.

Planifiez votre réunion

Pour ne pas être pris de cours et afin de bien préparer votre réunion, planifiez-la. Prenez le temps de consulter les plannings et obligations de chacun, puis fixez une date et une heure précise. N’oubliez pas de tenir compte des fuseaux horaires de chacun des membres de l’équipe.

Assurez-vous en amont que tous vos collaborateurs disposent de la technologie et de l’équipement nécessaires pour participer à votre réunion. Il peut s’agir d’une connexion interne stable, d’une webcam ou bien encore d’un microphone.

Préparez un ordre du jour

L’ordre du jour est essentiel à la réussite de la réunion. Ce dernier cadre la réunion et vous assure d’utiliser le temps de celle-ci pour traiter les points qui doivent être étudiés. L’ordre du jour doit de préférence être clair et concis.

Pensez à prévoir des objectifs pour chaque réunion. L’ordre du jour doit ensuite être partagé avec l’ensemble des participants bien avant la réunion. De cette manière, ils auront la possibilité de se préparer en vue de cet événement.

Établissez des règles

La réunion virtuelle est généralement utilisée dans le cadre du travail en équipe. Pour cette raison, la communication doit être facilitée et chacun doit pouvoir prendre la parole et s’exprimer.

Afin de préserver la qualité de la réunion, établissez des règles claires. Vous pouvez ainsi demander aux participants de ne pas interrompre le collaborateur qui prend la parole ou de couper leur microphone dès lors qu’ils ne parlent pas.

Encouragez la participation

Pour optimiser le temps consacré à la réunion, les collaborateurs ne doivent pas hésiter à partager leur ressenti et leur opinion. Pour encourager les interactions enrichissantes, prévoyez un moment de la réunion destiné aux questions et aux commentaires.

Les fonctionnalités et outils collaboratifs, tels que les tableaux blancs interactifs ou le partage d’écran, sont parfois mis à profit pour aider les participants à exprimer leurs idées.

Gérez le temps de la réunion

Si vous devez encourager la participation, il est cependant important de ne pas trop dévier de l’ordre du jour et des objectifs de la réunion.

Pour ne pas dépasser l’horaire prévu et préserver l’efficacité de l’échange, gérez le temps de manière optimale. Une durée maximale de temps de parole peut être attribuée à chaque prise de parole et il est conseillé de prévoir des pauses pour que les participants restent concentrés tout au long de la réunion.

Quels sont les avantages et les inconvénients d’une réunion virtuelle ?

Les réunions sont très utilisées en entreprise en raison de la commodité qu’elles offrent aux équipes. En effet, les avantages de ces échanges virtuels sont nombreux.

Économie de temps et d’argent

Le premier avantage des réunions virtuelles est de réaliser des économies importantes. En effet, les pertes de temps et d’argent liées aux déplacements ou à l’hébergement des collaborateurs n’ont plus lieu d’être. Les participants n’ayant plus à se retrouver dans un lieu physique, l’utilisation des ressources est optimale.

Flexibilité de la réunion virtuelle

Idéal pour le télétravail ou les équipes multi-sites, la réunion virtuelle offre l’opportunité aux collaborateurs de se rejoindre depuis n’importe quel endroit dans le monde. Il devient alors bien plus facile de travailler avec des équipes présentes sur d’autres fuseaux horaires ou avec des partenaires internationaux ce qui favorise la flexibilité du travail.

Communication fluidifiée

Les réunions virtuelles peuvent être organisées en très peu de temps. Ainsi, les collaborateurs ont la capacité de se contacter plus régulièrement. Tout ceci favorise le travail collaboratif, fluidifie la communication entre les équipes et encourage le partage de connaissances lors des projets.

Réduction de l’empreinte carbone

En supprimant les déplacements inutiles et les voyages d’affaires, la réunion virtuelle vous permet de mieux répondre aux enjeux climatiques. L’entreprise peut alors nettement diminuer ses émissions de gaz à effet de serre et soigner sa politique RSE.

Cependant, aucune solution ni aucun outil n’est parfait. Par conséquent, la réunion virtuelle présente aussi des inconvénients qu’il est important de connaître.

Problèmes techniques éventuels

Lorsque des problèmes techniques surviennent lors d’une réunion, son déroulement peut être impacté négativement. Les problèmes de connexion à Internet ou les difficultés liées à l’audio et la vidéo font partie des écueils courants.

Communication non verbale

Une grande partie de la communication est non verbale. En d’autres termes, la communication ne passe pas que par des mots, mais aussi par des expressions du corps ou du visage. Or, cette partie non négligeable de la communication interne est très limitée lors d’une réunion virtuelle. Ce simple fait peut nuire à la compréhension mutuelle des participants.

Engagement des participants

N’étant pas en face à face, les collaborateurs présents lors d’une réunion en ligne peuvent être plus facilement distraits. Il arrive aussi que leur implication soit impactée négativement. Cela peut participer à la perte de productivité des équipes et nuire au travail collaboratif.

Sécurité et confidentialité

Enfin, la réunion se déroulant via Internet, il y a des chances, même infimes, que l’échange soit victime de tentatives de piratage voire d’écoute dans le cas des grandes entreprises. La propriété intellectuelle et la confidentialité des échanges peuvent alors être mises en défaut.

Comme nous pouvons le constater, les réunions virtuelles possèdent de bons et de mauvais côtés. Ajoutons cependant que, bien planifiées et exécutées, elles restent de puissantes aides à la productivité en entreprise.

Quels sont les types de réunions qui peuvent être organisées à distance ?

L’une des forces de la réunion virtuelle est sa capacité à organiser de nombreux types de réunions à distance, avec facilité et efficacité. Voici quelques exemples de réunions en ligne pouvant être organisées de manière profitable en entreprise.

Réunion d’équipe

Il s’agit de l’un des usages les plus courants de la réunion virtuelle. De telles réunions sont parfaites pour rassembler les collaborateurs et échanger autour des projets en cours, des mises à jour ou des problèmes rencontrés par l’équipe. Tous les membres peuvent alors partager des informations pertinentes avec les autres collaborateurs.

Réunion de projet

Dans le cadre d’un projet, les réunions régulières sont inévitables. Or, si certains membres sont en télétravail ou sur d’autres sites géographiques, la réunion virtuelle est très utile. Il est alors possible de communiquer facilement sur les progrès réalisés, les jalons et les échéances à respecter, les obstacles identifiés ou les tâches à réaliser.

Session de formation

Si vous souhaitez organiser des sessions de formation et de développement des compétences pour vos collaborateurs, la visioconférence s’avère très pertinente. Des présentations, des ateliers ou des démonstrations en ligne peuvent être organisés afin d’aider chaque participant à développer ses savoir-faire.

Webinaire

Les webinaires sont de plus en plus utilisés en interne pour communiquer avec les collaborateurs ou en externe pour toucher une audience cible. Ces présentations portant sur un sujet en particulier intègrent parfois certaines formes d’interactions, comme des sessions de questions-réponses. La réunion virtuelle est alors l’outil incontournable pour réaliser un webinaire.

Entretien d’embauche

Enfin, il est possible de faire appel aux réunions en ligne lors des entretiens d’embauche. Le pôle RH est alors en capacité d’évaluer les compétences, la motivation et l’adéquation avec le poste d’un candidat partout en France. Votre entreprise s’offre alors la possibilité de recruter des talents provenant de différentes régions ou pays.

Quel outil choisir pour organiser une réunion virtuelle ?

Comment choisir le logiciel de visioconférence adapté ? Pour répondre à cette question, il est nécessaire de prendre en compte vos besoins spécifiques et d’étudier un certain nombre de critères essentiels..

Nous vous conseillons de suivre ces étapes :

• Listez vos besoins : La solution de visioconférence doit correspondre à vos attentes. Définissez vos besoins en détail afin d’opter pour le logiciel le plus adapté ;
• Comparez les fonctionnalités : Vérifiez que l’outil que vous allez utiliser possède toutes les fonctionnalités nécessaires, comme le partage d’écran, l’enregistrement des réunions ou les sondages ;
• Testez les versions gratuites : N’hésitez pas à tester les versions d’essai de l’outil de visioconférence avec vos collaborateurs pour vous faire une première idée ;
• Évaluez le coût d’utilisation : En prenant en considération le coût mensuel, les frais par utilisateur ainsi que les coûts supplémentaires des fonctionnalités avancées, veillez à choisir un logiciel compatible avec votre budget ;
• Sondez votre équipe : Il est important d’impliquer vos collaborateurs tout au long du processus de sélection. Recueillez leur avis afin de sélectionner l’outil le plus adapté à leurs besoins et leurs envies.

Un élément incontournable de la communication professionnelle

Aussi bien utilisée pour organiser des sessions de formation que des réunions de projet ou des webinaires, la réunion virtuelle devient indispensable en entreprise. Elle vous permet de fluidifier la communication, d’impliquer les équipes, de favoriser le télétravail et d’atteindre vos objectifs. En suivant certaines bonnes pratiques et en choisissant les bons outils, vos équipes peuvent ainsi rester connectées, engagées et productives, quelle que soit leur localisation géographique.