Ce témoignage client s’inscrit dans une série d’articles sur les méthodes utilisées par les organisations pour mettre en place le télétravail pendant la crise du Covid-19. Nous espérons que ces articles fourniront aux entreprises des conseils pratiques et inspirants à suivre pour faciliter cette transition.
Lorsque l’on cherche à acquérir une nouvelle compétence, il est tout naturel de se tourner vers les personnes qui maîtrisent le sujet. De nombreuses personnes, chez Slack comme ailleurs, font pour la première fois l’expérience du télétravail. C’est l’occasion, selon nous, d’apprendre de ceux qui sont habitués à ce mode de fonctionnement.
Afin de vous aider dans cette période de transition, nous avons contacté trois entreprises, Automattic, Zapier et Glitch, qui ont recours au télétravail partiel ou complet depuis des années, et nous leur avons posé la même question : comment votre équipe gère-t-elle les problèmes quotidiens les plus complexes ?
Créer des habitudes quotidiennes chez Automattic
Automattic est l’entreprise à l’origine de WordPress, l’un des systèmes de gestion de contenu les plus populaires. Ses 1 800 employés, répartis dans le monde entier, travaillent à distance. Forte de près de 15 ans d’existence, Automattic a toujours favorisé le télétravail. Son siège situé à San Francisco a même été fermé en 2017 car il était de moins en moins fréquenté.
Rester en lien avec ses collègues représente souvent un défi pour les personnes qui se lancent dans le télétravail : Comment se sentir intégré à une équipe tout en appréciant de rester chez soi et de travailler de manière autonome ?
Josepha Haden, directrice générale du projet WordPress chez Automattic, affirme que pour créer une culture d’entreprise à distance, il faut instaurer des habitudes et rituels quotidiens. Chaque jour, elle commence sa journée en saluant son équipe et la termine en leur disant au revoir. Elle encourage ses équipes à faire de même.
« Il est important de maintenir les habitudes, car si vous n’en avez pas, il est plus difficile de se rendre compte que quelque chose cloche. »
Josepha Haden insiste sur l’importance de structurer sa matinée, notamment en prenant son petit-déjeuner et en s’habillant comme pour aller au bureau. Et ce, même si ledit bureau est à deux pas de votre lit. Ensuite, le premier échange de la matinée peut donner le ton de la journée qui va suivre, ajoute-t-elle. Les équipes d’Automattic commencent par des points d’équipe qui se déroulent dans l’appli Slack Geekbot. Chaque membre de l’équipe y partage son emploi du temps du jour afin que chacun définisse ses priorités et que les managers puissent suivre les progrès réalisés.
Comment Zapier réussit son management à distance
Les managers vous diront souvent que le plus difficile dans le télétravail, c’est de parvenir à superviser une équipe que vous ne côtoyez pas physiquement (et dont les membres sont peut-être même répartis sur plusieurs continents).
Chez Zapier, le télétravail est une seconde nature. Fondée il y a 8 ans, cette entreprise de 300 employés, spécialisée dans les logiciels de bureautique, n’a jamais loué de bureaux. Comment font donc les managers pour superviser tous leurs collaborateurs ?
« La progression du travail peut être suivie facilement par les managers, sans qu’ils n’aient à interrompre chaque collaborateur. »
Wade Foster, PDG de Zapier, insiste sur le fait que les managers doivent être très attentifs aux petits détails, mais précise que cela est relativement simple. Il s’agit tout d’abord de suivre toutes les petites mises à jour ou notifications envoyées par les applis utilisées par les employés tout au long de la journée.
- Pour les ingénieurs logiciels, ce sont des alertes envoyées lorsqu’ils rédigent et intègrent du code.
- Pour les rédacteurs marketing, il peut s’agir de commentaires ou de modifications apportées dans Google Docs.
- Pour le service commerciaux, ce sont les bons de commande et les revenus générés.
- Pour l’équipe d’assistance à la clientèle, il s’agit des tickets des clients.
Zapier envoie la plupart de ces notifications dans Slack (de la même manière que nous l’exposions dans notre précédent article de blog sur les canaux générés automatiquement), où les managers peuvent lire les mises à jour et suivre la progression de leur équipe.
Autre élément important de la gestion à distance : fixer des objectifs dans un esprit collaboratif. D’après Wade Foster, la plupart des managers consultent les membres de leur équipe le lundi pour établir le planning de la semaine, puis dressent le bilan le vendredi. Les nouveaux arrivants bénéficient d’un suivi spécifique, et ont un point journalier avec leur manager jusqu’à ce qu’ils se sentent à l’aise dans leur poste.
Les équipes de Wade Foster ont intégré d’autres principes afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Il s’agit notamment :
- de réunions individuelles hebdomadaires entre managers et collaborateurs par visioconférence ;
- de l’utilisation de canaux publics dans Slack afin que tout le monde puisse lire les questions, y répondre et apprendre des autres.
Comment Glitch a intégré la pratique des réunions à distance
Glitch est une plateforme de création d’applis Web destinées à être partagées à grande échelle. Elle repose sur une équipe de 50 personnes qui a fait du télétravail l’élément central de son organisation au quotidien.
Glitch, dont la moitié du personnel travaille à distance, a rédigé un guide pour les employés sur le sujet et l’a partagé en ligne avec tous ses collaborateurs en télétravail. Ce guide contient des astuces pour apprendre à connaître ses collègues, la durée de temps de travail attendue, mais aussi des conseils pour aménager son espace de travail et bien plus encore.
« La seule façon de savoir si quelqu’un travaille à distance, c’est qu’il l’indique dans Slack. Sans cela, il m’est impossible de savoir si cette personne se trouve dans les bureaux ou à l’autre bout du pays. »
L’une des innovations mises en place par Glitch à l’échelle de l’entreprise, c’est d’organiser systématiquement des visioconférences afin que les employés à distance soient intégrés au même niveau que ceux du siège.
Le service vidéo Zoom est utilisé dans le cadre de chaque réunion, même pour les personnes du bureau de New York. Mais ici, pas de réunion en salle de conférence : les employés de Glitch doivent s’y connecter depuis leur propre bureau ou poste privé, afin que tout le monde soit sur un pied d’égalité.
Glitch étant un service de conception et d’hébergement d’applis, ses employés utilisent ces dernières en interne. Ils ont même établi une liste de leurs applis préférées sur leur page de ressources à distance. Parmi les plus intéressantes :
- Remote Hands, qui permet d’envoyer des signes aux participants au moyen de touches simples. Vous pouvez par exemple lever la main si vous avez une question, ou approuver les propos d’un intervenant sans l’interrompre.
- Meeting Roles, qui assigne des tâches au hasard aux participants, comme celui de devoir prendre des notes ou gérer le temps. Ce système, qui utilise un simple générateur de numéros, est équitable et évite que les employés plus expérimentés confient toujours ce type de tâches aux nouveaux venus.
Ces trois entreprises l’affirment : garder une communication ouverte permet aux collaborateurs de garder l’esprit d’équipe, même à distance, et Slack joue un rôle clé dans cette réussite.
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