Qu’est-ce que la documentation des processus et pourquoi en ai-je besoin ?

En 2020, la crise sanitaire a bousculé notre conception du travail. Et plus le temps passe, plus il semble évident que la flexibilité et l’agilité sont devenues essentielles aux entreprises modernes.

Afin de gérer leurs différentes tâches, les entreprises s’appuient sur des processus, c’est-à-dire des étapes répétables et faciles à exécuter. La documentation des processus a toujours été un élément clé de la gestion de projet, contribuant considérablement au succès de l’entreprise. C’est le moment idéal, maintenant que vous créez de nouveaux processus pour le monde d’après, de réévaluer et d’améliorer vos procédures de documentation des processus d’entreprise.

Qu’est-ce que la documentation des processus ?

Un guide de processus est un document qui explique, étape par étape, comment réaliser une opération dans votre entreprise. Il peut, par exemple, expliquer exactement comment transférer certaines données des serveurs existants vers le cloud. Il peut prendre la forme d’une politique, d’un tutoriel ou d’un organigramme. Il peut figurer dans votre business plan, votre manuel d’entreprise, votre manuel de formation des nouveaux collaborateurs ou vos procédures opérationnelles standard basées sur le cloud.

La documentation des processus consiste à capturer ou documenter toutes les étapes d’une tâche particulière. Dans l’idéal, elle doit se faire en temps réel. Au fur et à mesure que les salariés effectuent une tâche, ils documentent chaque étape qu’ils franchissent. La documentation continue des processus, suivie d’un examen régulier de ceux-ci, permet au personnel et aux responsables de comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Cela permet à chacun d’adapter les guides de processus à l’évolution de l’entreprise.

Pourquoi documente-t-on ces processus ?

La documentation des processus est importante. Elle permet de s’assurer que certaines tâches sont effectuées de manière cohérente et efficace. Les principaux avantages de la documentation des processus sont les suivants :

• L’amélioration des processus. Certaines étapes sont-elles superflues ? Parmi les personnes impliquées, quelqu’un devrait-il être remplacé ? Comment le processus s’inscrit-il dans la stratégie globale de l’entreprise ? Lors de la vérification du processus, vous pouvez répondre à ces questions et à d’autres interrogations similaires grâce aux dernières données disponibles.
• Une réduction de la confusion. La documentation des processus permet de lever toute ambiguïté dans votre travail. Qui s’occupe de la tâche X ou Y ? Quel est l’objectif final ? Comment doit-il être atteint ? En se référant à la documentation la plus récente sur les processus, on s’assure que tous les collaborateurs sont sur la même longueur d’onde. Cela peut également aider les nouveaux salariés à se mettre au travail plus rapidement.
• La préservation. Peut-être que votre PDG a une connaissance encyclopédique de tous les principaux processus de votre bureau, ou qu’un collaborateur expérimenté a le don de trouver la meilleure façon d’accomplir chaque nouvelle tâche. Que se passera-t-il quand cette personne quittera votre entreprise ? La documentation des processus permettra d’effectuer cette transition en douceur.
• L’analyse. Comment savoir si une nouvelle méthode fonctionne mieux que l’ancienne si vous ne disposez pas d’une archive concrète de la façon dont les deux processus sont exécutés ? La documentation des processus vous permet de comparer différentes méthodologies entre elles.

Il existe de nombreuses méthodes pour documenter les processus : les documents écrits, les modèles ou encore les solutions logicielles automatisées. Vous pouvez même exploiter la documentation des processus dans le cadre d’une approche globale de la productivité et de la gestion de projet. Vos méthodes peuvent évoluer à mesure que votre entreprise se développe.

Comment documenter un processus

Quelle que soit la méthode que vous choisissez, il existe plusieurs étapes cruciales pour documenter les processus.

1. Identifier le processus

Tout d’abord, identifiez le processus que vous documentez. Nommez-le, et attribuez-lui un objectif clair.

2. Définir des limites

Documentez le lancement et la fin du processus. Quel est son déclencheur, et comment savez-vous qu’il est terminé ? Par exemple, le processus peut commencer lorsque vous vous rendez compte que l’écran d’accueil de votre application est obsolète, et se terminer lorsque vous envoyez la version mise à jour à tous vos clients.

3. Lister les résultats attendus

Que doit-il se passer à la fin du processus ? Cela peut être par exemple « l’application finale est envoyée aux utilisateurs » ou « la mise à jour du logiciel est envoyée à tous les utilisateurs enregistrés ».

4. Détailler les entrées

Répertoriez les matériaux et l’équipement nécessaires pour mener à bien le processus. Cela peut être simple (votre chaîne de montage et vos appareils robotisés) ou complexe (vos anciens serveurs, votre cloud privé et vos plateformes multiples).

5. Analyser l’intégralité du processus

Vous pouvez simplement visualiser son fonctionnement, mais il est préférable d’effectuer le processus complet du début à la fin. Par exemple, vous pouvez parcourir le cycle de vente pour voir si des éléments ont été oubliés pendant la phase de maquette. N’oubliez pas que si un bouton ne figure pas sur la maquette, l’ingénierie ne le développera pas !

6. Déterminer les personnes impliquées

Listez les personnes qui jouent un rôle dans le déroulement du processus. En général, il s’agit uniquement des personnes qui exécutent la tâche, mais vous pouvez également indiquer qui sont les décideurs pour ce processus.

7. Utiliser votre système de documentation de processus

Copiez avec soin toutes vos notes dans votre système de documentation des processus. Passez en revue tous les détails pour vous assurer que vous n’avez rien oublié.

Conclusions

Pour de nombreuses entreprises, les guides de procédures sont des documents immuables qui deviennent rapidement obsolètes et peu utiles. Mais la documentation continue des processus vous fournit en temps réel les informations dont vous avez besoin pour analyser et améliorer vos processus au fil du temps.