Come i software di collaborazione possono aumentare la produttività

Oggi gli ambienti di lavoro altamente collaborativi hanno maggiori probabilità di migliorare il ROI (Return On Investment), ovvero il tasso di rendimento sul totale degli investimenti di un’impresa, uno degli indici di valutazione più utilizzati nell’analisi della redditività aziendale, e di aumentare la produttività perché incoraggiano il coinvolgimento dei dipendenti e promuovono obiettivi condivisi. Ma per collaborare in modo più efficace, abbiamo dovuto cambiare il modo con il quale comunichiamo.

Con le crescenti aspettative dei clienti e l’aumento dei team sempre più dislocati geograficamente, molte aziende stanno ancora cercando il loro nuovo equilibrio. Quando i colleghi lavorano sparsi in tutto il paese, o in zone con fusi orari diversi, potrebbe essere particolarmente complicato migliorare la produttività e lavorare in modo efficace. 

È indifferente che tu sia un grafico, leader di un team di vendite o il responsabile IT a livello aziendale: puoi sempre trarre beneficio da un maggiore coinvolgimento e da una maggiore produttività. Continua a leggere per conoscere la situazione del lavoro oggi e come i software di collaborazione in tempo reale possano consentire al tuo team di restare più connesso e di ottenere maggiori risultati, insieme. 

L’evoluzione della collaborazione sul luogo di lavoro

Molti di noi lavorano da remoto a tempo pieno o part-time: sono finiti in giorni in cui ti sedevi accanto al tuo capo e avevi la possibilità di avvicinarti per chiedere: “Ehi, hai avuto tempo di leggere il mio rapporto?”. Sappiamo tutti che potrebbero volerci ore, giorni e persino settimane prima che visualizzino le nostre e-mail e rispondano, se mai dovesse succedere. 

Le video chiamate aiutano a mantenere connessi i team dislocati in luoghi diversi grazie a una connessione faccia a faccia, ma non sono sempre la migliore soluzione per ricevere approvazioni, per scaricare file o per accedere rapidamente alle informazioni aziendali.  

Ai responsabili commerciali, che hanno bisogno di accesso rapido ai documenti, per esempio, o ai responsabili del supporto ai clienti, serve molto di più che l’e-mail per lavorare in modo efficiente. Per stare al passo con le richieste crescenti del settore, i nostri team hanno bisogno di supporto in tempo reale. 

Oggi più che mai ci sono molte risorse tecnologiche a disposizione per collaborare in modo efficiente e aumentare la produttività, ma esagerare con troppi strumenti potrebbe anche rallentare il ritmo di lavoro. Se ti ritrovi a dover dire, “Ehi, hai visto la bozza del comunicato stampa? Ti ho mandato un link nella chat della video chiamata. Lo trovi anche nel nostro gestionale”, la tua organizzazione probabilmente potrebbe beneficare di un sistema creato appositamente per un coinvolgimento multicanale del team.  

Il software di collaborazione in tempo reale semplifica e raggruppa i tuoi strumenti aziendali in un unico punto centralizzato, in modo da poter ottenere la massima efficienza dal tuo sistema tecnologico e contribuire ad aumentare la produttività fino al 30%.

In che modo un software di collaborazione in tempo reale può aumentare la produttività?

Gli strumenti di collaborazione in tempo reale come Slack sono progettati per connettere i software, i flussi di lavoro e di persone, e per ottenere risultati migliori a livello aziendale. Ecco come. 

Collega il tuo software aziendale

Dedica meno tempo a passare da uno strumento all’altro e concentrati sul lavoro che conta. Slack ha più di 2.400 applicazioni che ti consentono di creare flussi di lavoro personalizzati con il software che i tuoi team utilizzano già, in modo che tutti possano svolgere il proprio lavoro in modo più efficiente. 

Velocizza il lavoro

La collaborazione in tempo reale attraverso un software riduce la necessità di riunioni lunghe, lo scambio di e-mail e processi con colli di bottiglia. Uno scambio più rapido di feedback e di condivisione delle informazioni porta a ottenere progressi più rapidamente. 

Migliora la qualità del tuo lavoro

La messaggistica basata su un canale permette al team di raggiungere le risorse giuste al momento giusto, riducendo errori costosi ed evitando problemi di comunicazione. Aggiungi canali specifici per ogni progetto o canali specifici per dipartimento, in modo da tenere l’informazione concentrata in unico posto e facile da trovare, e fissa i documenti aggiornati in modo da accedervi più facilmente. 

Migliora sia l’esperienza del cliente sia quella dei dipendenti

Rimuovendo le barriere e promuovendo la comunicazione interdipartimentale, puoi assistere al meglio i clienti e fornire loro soluzioni più veloci e accurate. Inoltre, l’emoji di congratulazioni del criceto che balla, inviata nel canale #vendite, aiuta a costruire la cultura nel luogo di lavoro e a migliorare il morale di tutti. 

Costruisci relazioni 

Con Slack Connect, puoi comunicare senza problemi con partner esterni, fornitori e clienti non solo per ottenere risposte rapide, ma anche per costruire fiducia e un buon rapporto. Rinunciare alla posta elettronica per utilizzare questo tipo di canali porta a riunire tutto sulla stessa pagina e aiuta a creare rapporti di lavori più profondi e a lungo termine. I team che utilizzano Slack riscontrano processi di vendita più brevi, un aumento del 25% di potenziali chiusure delle trattative e tempi di risposta più rapidi del 21%.

Riduci le distrazioni

Con riunioni ridotte del 23% e l’utilizzo della posta elettronica ridotto del 32%, il tuo team potrà concentrarsi di più con meno interruzioni. L’automazione e le integrazioni riducono anche la commutazione di contesto, che può rallentare i progressi che si possono raggiungere. Infatti, da quando utilizzano Slack, alcuni team di ingegneri segnalano un aumento del 24% di lanci di funzionalità di successo e una riduzione del 22% del tempo necessario per identificare nuovi bug.

Funzionalità importanti da considerare quando si sceglie il software di collaborazione

In definitiva, hai bisogno di una soluzione che si adatti alle esigenze specifiche del tuo team, non viceversa. Quali sono i più grandi canali di comunicazione in questo momento? Quali app devi assolutamente usare? La dimensione del tuo staff è stabile o mutevole? Mentre ti guardi intorno, tieni a mente gli aspetti che seguono nella scelta degli strumenti di collaborazione online. 

Una messaggistica basata su canali

I canali mantengono organizzato il lavoro, fungendo da luogo unico dove comunicare su certi argomenti e progetti. Raggruppando le persone giuste e le informazioni giuste, sono il modo più semplice e organizzato per archiviare conversazioni attuali e passate, e file correlati. Se hai bisogno di rivedere vecchie conversazioni, basta cercare nel canale. Puoi anche fissare i messaggi o i file più obsoleti per un accesso rapido.

Capacità di integrazione completa

Per ottenere il massimo dal tuo investimento, scegli un fornitore che sia affidabile. Pensa agli strumenti che usi oggi. Assicurati che ogni nuova soluzione includa integrazioni con le tue strategie, inclusi il tuo calendario, i provider di video chiamate, sistemi di archiviazione dei file, software CRM e di supporto. Bastano pochi clic per collegare ogni strumento e ne vale la pena: il 95% degli utenti di Slack afferma che l’utilizzo di un’app di Slack rende questi strumenti più preziosi.

Adattabilità

Alcuni fornitori di software di collaborazione non sono adatti alle piccole imprese, e richiedono un’infrastruttura aziendale più ampia. Scegli un software in grado di adattarsi alla tua azienda man mano che cresce. Con Slack è facile aggiungere o rimuovere utenti, canali e integrazioni man mano che il tuo team evolve. 

Sicurezza e conformità 

Proteggi le informazioni sensibili scegliendo un fornitore con le migliori norme di sicurezza del settore. Con Slack encryption, le ispezioni esterne, i Penetration Test (testi di penetrazione) e il monitoraggio continuo, puoi stare tranquillo sapendo che la tua sicurezza e conformità sono in buone mani. Inoltre, con il controllo degli accessi amministrativi, tu scegli chi può vedere determinate informazioni, assicurandoti che i dati non finiscano mai nelle mani sbagliate.

Semplificando i flussi di lavoro e promuovendo una comunicazione aperta, il software di collaborazione in tempo reale aiuta le aziende di tutto il mondo a sfruttare le risorse di cui già dispongono per ottenere risultati migliori. Con un sistema di messaggistica sicura basata su canali, chiamate vocali e video chiamate, e un’offerta completa di app e integrazioni, Slack fa sì che lavorare insieme sia più semplice e più facile. Inizia a lavorare in modo più efficiente da oggi! 

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– Utilizzare software di collaborazione che centralizzano strumenti e comunicazioni.
– Ridurre le distrazioni, diminuendo il numero di riunioni e scambi di e-mail.
– Automatizzare i flussi di lavoro e integrare le applicazioni aziendali per ridurre il cambio di contesto.
– Creare canali di comunicazione organizzati per progetti specifici.”
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– Il coinvolgimento e la motivazione dei dipendenti.
– La capacità di ridurre le barriere tra i diversi team aziendali e i partner esterni.
– L’adattabilità dei flussi di lavoro alle esigenze dell’organizzazione.”
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– La comunicazione è fluida e priva di colli di bottiglia.
– Le distrazioni, come riunioni non essenziali ed email, vengono ridotte al minimo.
– Si adottano sistemi di collaborazione che favoriscono la condivisione rapida di feedback e decisioni.”
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