Modelo de acompanhamento de equipe

Sua equipe provavelmente tem pavor da reunião semanal. Isso não é culpa sua; é difícil transformar relatórios de progresso em algo que seja interessante e, principalmente, útil para toda a equipe. 

Também não é divertido para você, que precisa peneirar o volume semanal de atualizações, tarefas e arquivos para encontrar os sinais que permitirão que você tome medidas. Se a reunião de acompanhamento semanal for o único momento em que toda sua equipe se comunica entre si, esses problemas continuarão. E, mais importante, você perderá todos os benefícios que comunicações simplificadas e uma cultura colaborativa oferecem.

É aí que entra um modelo de acompanhamento de equipe.

Os benefícios do nosso modelo de acompanhamento de produtividade da equipe

Um bom modelo de acompanhamento para reunião de equipe é a base de uma equipe forte. Ele oferece comunicação transparente e estrutura a colaboração, para que sua equipe tenha as ferramentas e o apoio necessários para fazer o melhor trabalho. Aqui estão apenas algumas das formas como nosso modelo de acompanhamento de equipe faz isso:

Crie uma cultura de equipe fortalecida

Eleve o trabalho da sua equipe no Slack com nosso modelo de reunião de acompanhamento de equipe, projetado para aprimorar facilmente a cultura da sua equipe. Esse modelo cria um espaço dedicado para os membros compartilharem documentos importantes e acompanharem prioridades, ajudando com planejamento e colaboração. Para garantir responsabilização e fazer os projetos avançarem mais rapidamente, esse modelo também inclui mensagens programadas para coletar atualizações de status, para que sua equipe possa se concentrar nos próximos passos sem obstáculos.

Simplifique o gerenciamento de equipes

Esse recurso é fundamental para líderes que visam manter uma dinâmica de equipe unida e garantir que todos os membros se sintam capacitados. O modelo estruturado de acompanhamento de equipe fornece integração para novos membros da equipe, ajudando-os a se integrar tranquilamente, e inclui uma lista de prioridades da equipe para identificar oportunidades de negócio. Manter todos alinhados em relação aos maiores objetivos da equipe para o trimestre garante que todos os membros permaneçam focados no que mais importa, enquanto a programação da reunião de acompanhamento mantém as reuniões organizadas e práticas.

Incentive o engajamento

Mantenha sua equipe engajada e motivada com esse modelo de reunião de acompanhamento de equipe fácil de usar. Ele serve como um espaço central para os membros da equipe se comunicarem livremente e compartilharem atualizações, aumentando a transparência e a confiança. Além disso, inclui um icebreaker semanal para manter as conversas fluindo e uma conexão forte, mesmo em ambientes remotos ou híbridos. O engajamento frequente por meio desse modelo estruturado, mas flexível, pode ajudar você a manter um ambiente de trabalho positivo, incentivar a colaboração e capacitar equipes para o sucesso a longo prazo.

Centralize o compartilhamento de recursos

O modelo de reunião de acompanhamento de equipe também simplifica o compartilhamento e a utilização de recursos. Sejam materiais de treinamento, pautas de reunião ou diretrizes de projeto, tudo pode ser acessado em um só lugar. Isso melhora a eficiência e incentiva os membros da equipe a usar os recursos existentes, bem como criar novos que podem ser compartilhados com toda a equipe. Itens de ação e detalhes da próxima reunião são claramente descritos, ajudando os membros da equipe a se manter no caminho certo e focados em seus objetivos.

O que deve ser incluído em um modelo de acompanhamento semanal da equipe?

Existem alguns elementos inegociáveis quando se trata de um modelo de acompanhamento de equipe que realmente otimiza a comunicação. A chave para o sucesso não é apenas a clareza, mas também a colaboração eficaz. Assim, independentemente do que mais você adicionar aos seus acompanhamentos semanais, certifique-se de incluir estes três elementos: 

• Atualizações de progresso. Revise as prioridades da sua equipe e atualize tarefas individuais com quaisquer desafios, mudanças nos prazos ou novo contexto. O modelo de acompanhamento semanal do Slack permite que você atualize tarefas na guia de priorização da equipe e marque colegas nos comentários, tudo dentro do espaço de comunicação centralizado da sua equipe.
• Conquistas e obstáculos. Certifique-se também de fazer o acompanhamento com sua equipe em um nível emocional. Do que ela se orgulhou nesta semana? O que a frustrou? Onde gastou mais energia? Com o que precisa de ajuda? Use automações de fluxo de trabalho no Slack para tornar as atualizações semanais tão fáceis quanto preencher um formulário e até mesmo enviar lembretes programados para sua equipe para que ela não se esqueça de preenchê-lo.
• Solicitações de suporte. A colaboração é o maior fator na produtividade da equipe, portanto seu modelo deve tornar a colaboração o mais fácil possível. Crie um canvas onde sua equipe pode compartilhar detalhes do projeto, fazer perguntas e incluir links que precisam de contribuição dos colegas. As conversas podem então acontecer no lugar exato onde o trabalho é compartilhado, melhorando a transparência e incentivando o suporte e os insights de toda a equipe.

Seu guia para usar um modelo de acompanhamento de progresso da equipe

Depois de criar um modelo que se ajuste às necessidades e ao estilo de trabalho da sua equipe, é hora de começar a realizar sincronizações semanais novas e aprimoradas. A maneira mais eficaz de usar seu modelo de acompanhamento semanal é torná-lo a fonte definitiva da verdade para suas reuniões de equipe. Veja como:

1. Defina uma pauta clara

Mesmo o melhor modelo não ajudará você e sua equipe se você não definir uma pauta clara. Se for conduzir uma reunião, compartilhe seu canvas de sincronização semanal no dia anterior e peça aos membros da equipe que adicionem quaisquer itens de pauta que queiram discutir. Se for conduzir uma discussão assíncrona estruturada no Slack, certifique-se de que esteja claro onde, quando e como os colegas podem enviar seus próprios itens de pauta para que todos tenham o tempo e a visibilidade necessários para contribuir.

2. Certifique-se de que sua lista de projetos ou tarefas esteja atualizada

Torne sua sincronização semanal o mais eficiente e eficaz possível pedindo à sua equipe que garanta que todos os status de projetos e tarefas estejam atualizados na sua ferramenta de gerenciamento antes de você iniciar sua sincronização. Dessa forma, você não perde tempo nem corre o risco de má comunicação durante sua sincronização oficial. A guia Prioridades da equipe no Slack torna isso conveniente colocando o rastreamento de tarefas da sua equipe no mesmo canal das suas sincronizações semanais. Você pode até marcar membros da equipe dentro da tarefa para solicitar atualizações.

3. Crie conversas específicas no Slack

Não perca as observações, os comentários e as ideias importantes que surgem em uma sincronização semanal. Use um canvas compartilhado para seu modelo de sincronização semanal e transforme os itens da pauta em conversas específicas selecionando o item e adicionando um comentário. Isso torna sua pauta mais dinâmica e convida à colaboração de forma mais natural. E a melhor parte é que essas conversas não precisam terminar quando a reunião acaba!

4. Comece com interação humana para melhorar o engajamento

É sempre uma boa ideia começar uma reunião com algum envolvimento pessoal. Alguns minutos de interação divertida são muito importantes para aliviar o estresse e ajudar sua equipe a entrar no estado de espírito adequado. Use seu modelo de acompanhamento de equipe para estimular a interação humana, seja adicionando uma “pergunta da semana” ao documento da pauta, dizendo para todos enviarem a uma conversa do Slack todos os GIFs e memes que vêm à mente quando você diz “quarta-feira” ou usando um dos muitos Slackbots que geram quebra-gelos aleatórios.

5. Transforme suas anotações de reunião em itens de ação 

Uma reunião será perda de tempo se não levar à ação. Depois da sua sincronização, revise todas as discussões, atualizações da equipe, pedidos de apoio e ideias que surgiram durante a reunião da equipe. Use o Slack para continuar conversas importantes, organizar recursos, criar novos canvas e adicionar tarefas à lista de prioridades da sua equipe. Quando você mantém seu arquivo de reuniões no mesmo espaço onde está tomando medidas, é fácil fazer referências cruzadas e colaborar sem perder o contexto.

O modelo de acompanhamento de equipe do Slack coloca todos em sincronia

Com o modelo de acompanhamento de equipe do Slack, agora você pode realizar sincronizações semanais que transformam reuniões frustrantes em sessões de trabalho colaborativas que criam ação, e não apenas anotações. Transforme pautas em conversas transparentes, atualizações de progresso em próximos passos e um único canal do Slack em um espaço de comunicação centralizado para as tarefas e os recursos da sua equipe.