Der ultimative Leitfaden zur Zusammenarbeit im Büro

Es liegt im Interesse aller zu lernen, wie man besser mit anderen zusammenarbeiten kann. Wenn Projekt-Teams effektiv zusammenarbeiten, entwickeln sie neue Ideen und innovative Lösungen, mit denen die Geschäftsziele erreicht oder sogar übertroffen werden.

Wir wissen, dass die Entwicklung einer konkreten Strategie für die Team-Zusammenarbeit kein leichtes Unterfangen ist. Diese Best Practices und Ideen für die Zusammenarbeit im Büro sollen dir diese Aufgabe erleichtern und dir dabei helfen, am Ball zu bleiben.

Projekt-Teams auf Zusammenarbeit einschwören

Zunächst muss sich eventuell die Dynamik im Projekt-Team so ändern, dass die Zusammenarbeit im Büro gefördert wird. Dabei kann zunächst etwas sehr Grundlegendes helfen: eine positive Arbeitsumgebung. Sie kann dazu beitragen, dass dein Projekt-Team das tatsächliche Konzept der Zusammenarbeit mit neuen Augen sieht.

„Ich habe als Kind bei allen Gruppenprojekten immer die ganze Arbeit gemacht, weswegen ich in dieser Hinsicht lange Zeit eine Antihaltung hatte“, so Rachael Maddux, Communications Associate bei Mailchimp. „,Lass uns zusammenarbeiten‘ hieß für mich ,Du machst die Arbeit und ich spiele ein Computerspiel‘“.

Das Marketing-Startup mit Sitz in Atlanta hat fast 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und das Projekt-Team von Maddux ist mittlerweile doppelt so groß. Daher ist eine gute Zusammenarbeit entscheidend für die internen Abläufe im Unternehmen. „Obwohl das einige wenige Kolleginnen und Kollegen vielleicht anders sehen, empfindet der Großteil Zusammenarbeit nicht als etwas, vor dem man sich fürchten muss“, so Maddux. „Wenn man andere an sich heranlässt, wird alles besser – im Privatleben und bei der Arbeit.“

Inklusive Umgebung für Zusammenarbeit im Büro schaffen

Team-Mitglieder müssen in der Lage sein, zusammenzukommen und einander fair zu behandeln. Aus diesem Grund ist psychologische Sicherheit sehr wichtig. „Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dürfen keine Angst haben, dass die Reaktion der anderen folgende ist, wenn sie das Wort ergreifen und etwas sagen: „Oh Gott, was für eine blöde Idee oder Warum weißt du das nicht?“, so Ariel Hunsberger, Head of Learning and Development bei Slack.

Die Team-Mitglieder müssen auch einfach in der Lage sein, sich in den anderen einzufühlen, um dieses Gefühl der Sicherheit zu schaffen. Je besser du deine Kolleginnen und Kollegen (ihre Arbeitsweise, ihre Expertise, ihre täglichen Herausforderungen) kennst, desto größer die Chance, dass du gut mit ihnen zusammenarbeitest.

„Niemand sollte denken: Mein Job ist der härteste und alle anderen wollen mir nur das Leben schwer machen“, meint Hunsberger. „Wenn du so über die Arbeit denkst, ist es eventuell an der Zeit, den Personen mehr Empathie entgegenzubringen, die dir deiner Meinung nach das Leben schwer machen.“

Aber dennoch gilt auch hier: Nicht übertreiben. Freundinnen und Freunde bei der Arbeit zu haben, hat sich zwar nachweislich als wesentlich erwiesen, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu halten und für Zufriedenheit zu sorgen, aber eine signifikante Erhöhung deiner Kontakte ist nicht immer der Schlüssel zu besserem Teamwork.

„Zusammenarbeit ist nichts, was man außerhalb des Büros lernen kann“, so Maddux. „Gemeinsame Aktivitäten sind möglicherweise als Teambuilding-Maßnahme gedacht, lassen sich aber nicht immer auf den Büroalltag übertragen.“

Stattdessen, sagt sie, ist die Zusammenarbeit im Büro ein Lernprozess, der den Aufbau von Vertrauen und echtes Engagement in Bezug auf die eingesetzten Systeme erfordert. „Es ist nicht immer einfach“, fügt sie hinzu. „Aber ich weiß, dass ich in einer Umgebung produktiver und deutlich glücklicher bin, in der die Kommunikation sehr offen ist und die Kolleginnen und Kollegen sich gegenseitig unterstützen.“

Meetings effizienter gestalten

Zugegeben: Einerseits kann ein voller Terminkalender die Produktivität eines Projekt-Teams zum Erliegen bringen. Auf der anderen Seite sind Meetings aber unvermeidbar, wenn es um Zusammenarbeit im Büro geht. Ob deine Meetings erfolgreich sind, hängt davon ab, wie du sie planst und durchführst.

1. Vorbereitung ist alles

„Zielgerichtete, durchdachte Agendas sind sehr wichtig“, meint Elizabeth Brochhausen, Senior Manager of Experiential Strategy and Live Production bei Pandora. Für ihr Projekt-Team ist Zeit ein entscheidender Faktor: Die Organisation und Durchführung von bis zu 100 Veranstaltungen pro Jahr bedeutet die Zusammenarbeit mit mehreren Abteilungen in den sechs landesweiten Büros von Pandora – und dies oft spontan.

Brochhausen reist in der Regel 150 oder mehr Tage pro Jahr, wobei sie unterwegs Remote-Meetings durchführt. Sie empfiehlt – besonders, wenn dein Projekt-Team sehr gesprächig ist – die ersten fünf oder zehn Minuten zum Dampfablassen und Plaudern zu reservieren, „so kann man sich danach auf die wichtigen Dinge konzentrieren.“

2. Ziele jeder Einzelperson im Meeting klar umreißen

Im Slack-Bericht zur guten Zusammenarbeit im Büro führten die befragten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weltweit „klare Zuständigkeiten“ als eines der wichtigsten Elemente von effektivem Teamwork an – und die hier fehlende Klarheit als eines der größten Hindernisse für die Zusammenarbeit.

„Alle kommen mit einer anderen Priorität in ein Meeting; etwas Anderem, das sie lösen möchten“, so Brochhausen. „Daher ist es wichtig, diese Dinge vorab zu identifizieren. So kannst du dich im Gespräch darauf beziehen, wie die Prioritäten und Agendas der anderen sich auf deine eigenen auswirken. Diesen gemeinsamen Nenner zu finden, bringt alle weiter.“

3. Aktives Zuhören fördern

Damit deine Team-Mitglieder die individuellen Zuständigkeiten des anderen verstehen, müssen sie aktiver zuhören: d. h. Informationen aufzunehmen, ohne antworten zu wollen.

„Wenn wir jemandem zuhören, warten wir oft nur darauf, antworten zu können. Wir denken die ganze Zeit nur darüber nach, wie wir reagieren“, so Hunsberger. „Wir hören eigentlich gar nicht zu. Wir nehmen nicht auf, was unsere potenziellen Partner für die Zusammenarbeit sagen. Wir verpassen Emotionen und die Möglichkeit, Wege zu erarbeiten, wie wir unsere Ziele abstimmen können. Es ist beeindruckend, wie viel mehr man aus derartigen Gesprächen ziehen kann.“

MailChimp hat diese Philosophie ebenfalls verinnerlicht. „Unser Unternehmensmotto ist ,Listen hard, change fast‘, ein wirklich gutes Mantra für die Zusammenarbeit“, so Maddux. „Es erinnert mich daran, hoch engagiert, aber auch flexibel und offen für neue Informationen und alle anderen Dinge zu sein.“

Prozess und Verantwortung priorisieren

„Man geht oft einfach davon aus, dass jeder den Prozess kennt, aber ohne Prozessdokumentation können sich die Dinge äußerst schwierig gestalten“, sagt Brochhausen. „Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein Dokument als Referenz haben, das die Workflow-Channels zeigt, also den Work-Back Schedule, erhalten sie eine sehr klare Richtungsvorgabe.“

Ganz zu schweigen davon, dass es die Verantwortlichkeit fördert. „Wenn man Termine nicht einhalten und seine Aufgaben nicht erledigt, sieht man, welche anderen Dinge und Personen davon betroffen sind“, fügt Brochhausen hinzu.

Diese Art der Transparenz und Kommunikation sollte auf so viele Beziehungen wie möglich übertragen werden, insbesondere, wenn es um die Probleme einzelner Mitarbeiter geht.

„Mein neuer Chef ist erst seit ein paar Monaten im Unternehmen,” sagt Brochhausen. „In unserem ersten Meeting, sagte er: ,Ich bin kein Freund von E-Mails. Ich bekomme einfach zu viele. Wenn es etwas Wichtiges gibt, melde dich am Ende des Tages oder schicke mir eine SMS.‘ Das war hilfreich, denn jetzt weiß ich, wann ich nachfassen soll. Ich möchte nicht nerven, aber sicherstellen, dass meine E-Mails nicht untergehen.“

Nicht in Panik geraten, wenn die Dinge schieflaufen

Das ganze Projekt-Team sollte dafür verantwortlich sein, konstruktiv zusammenzuarbeiten. Tritt ein Problem auf, heißt es erstmal: Ruhe bewahren. Am besten durchläufst du mit deinem Projekt-Team die folgenden Schritte, damit die Zusammenarbeit im Büro produktiv und freundlich bleibt.

1. Einzelgespräche durchführen

Digitale Kommunikations-Tools haben ohne Zweifel die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz revolutioniert. Aber manchmal sind persönliche Gespräche erforderlich, um Missverständnisse aus der Welt zu schaffen.

„Es gab viele Probleme, bei denen ein kurzes Telefongespräch geholfen hätte“, so Brochhausen. „Es hat unzählige Vorteile, den Telefonhörer in die Hand zu nehmen, besonders heute, wenn dies nicht erwartet wird. Man kann den anderen überraschen und ein offenes und ehrliches Gespräch führen.“

Hunsberger stimmt dem zu. Ihrer Meinung nach ist es wichtig, abzuwägen, ob die eigene Kommunikation zum Projekt beiträgt. „Jeder kämpft mit der Informationsflut“, sagt sie. „Besonders mit der digitalen. Hier solltest du dich fragen: Warum sage ich das? Ist das hilfreich?“

2. Disagree and Commit

Nehmen wir an, das Projekt-Team hat beschlossen, ein Projekt zu priorisieren, aber ein Team-Mitglied ist der Meinung, dass der Fokus auf etwas anderem liegen sollte. Hunsberger lehrt „Disagree and Commit“, eine etablierte Strategie zur Entscheidungsfindung (auch angewendet von Amazon-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeitern). Die Einwände der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden gehört und sie haben das Gefühl, konsultiert worden zu sein – gleichzeitig tragen sie die Verantwortung für ihre Arbeit.

„Auch wenn mein Lieblingsprojekt von der Liste der Hauptprioritäten gestrichen wurde, muss ich als Mitarbeiter oder Mitarbeiterin sagen: ,OK, ich bin mit dieser Entscheidung nicht einverstanden, aber ich kümmere mich um die aktuellen Prioritäten, weil meine Meinung gehört wurde‘“, so Hunsberger. „Vielleicht kommt mein Projekt noch an die Reihe, vielleicht auch nicht. Wir müssen uns damit abfinden, da es immer Projekte geben wird, für die keine Zeit ist. Wir können nicht alles machen.“

3. Auf Abstimmung und Wahrnehmung als kooperativer Partner fokussieren

„Hört ihr einander zu oder redet ihr aneinander vorbei?“, fragt Hunsberger. „Erfährst du etwas von deinen Teamkolleginnen und -Kollegen oder redest du nur, um deine eigenen Ziele zu erreichen?“

Sie ermutigt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch, zu bedenken, ob sie als kooperative Partnerinnen und Partner wahrgenommen werden. Obwohl dieser Begriff wie ein Schlagwort klingt, geht es tatsächlich um deinen Ruf bei der Arbeit bzw. ob andere mit dir arbeiten möchten. Alles, was du beiträgst, steigert oder mindert deinen Wert als guter Kollege oder gute Kollegin.

Bestandsaufnahme zur eigenen Kooperationsfähigkeit machen, bevor es Probleme gibt

Bevor du dich dem Thema Zusammenarbeit im Büro intensiver widmest, solltest du dir überlegen, wie du die oben aufgelisteten Strategien umsetzen kannst. Selbst wenn die Teammitglieder befreundet sind, wird es Konflikte geben. Aber wenn du dies antizipierst und flexibel genug bleibst, steht einer erfolgreichen Zusammenarbeit nichts im Wege.