Effektives Arbeiten: Wie du Ablenkung am Arbeitsplatz vermeidest

Kontextwechsel und die ellenlangen geistigen Notizen von Entwickler:innen passen nicht zusammen. Der legendäre Computerwissenschaftler und Unternehmer Paul Graham sagt: „Ein Grund, warum Programmierer:innen Meetings so sehr hassen, ist, dass sie nach einem anderen Zeitplan arbeiten als andere Menschen. Meetings kosten sie mehr.“

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um kurze Nachfragen, ein tägliches Stand-up oder ein paar freundliche Direktnachrichten genau zur falschen Zeit handelt. Alles kann dazu führen, dass der Arbeitsprozess deiner Entwickler:innen zum Stillstand kommt. Zum Glück ist die Antwort so einfach wie das Problem komplex ist: Schaffe einfach genug Zeit für effektives Arbeiten für deine Entwickler:innen.

Wir haben mehrere unserer eigenen Führungskräfte in der Entwicklung gefragt, wie sie – und Slack selbst – ihren Entwicklerteams helfen, Zeit für das Wesentliche zu finden.

Blocke Zeit im Kalender

Es ist schwer, produktiv zu sein, wenn ein Meeting das nächste jagt. Motiviere dein Entwicklungsteam, regelmäßige Termine für konzentriertes Arbeiten im Kalender zu vermerken (und sorge dafür, dass diese Zeiten eingehalten werden). Diese „Fokusblöcke“ ermöglichen es Entwickler:innen, sich ganz ihrer Arbeit zu widmen, ohne befürchten zu müssen, dass sie unterbrochen werden.

Shannon Burns, Engineering Manager, geht noch einen Schritt weiter und empfiehlt ihrem Entwicklungsteam, diese Fokusblöcke zur richtigen Zeit zu setzen. „Ich rate meinen Mitarbeitenden, auf ihren eigenen Tagesrhythmus zu achten und herauszufinden, zu welchen Tageszeiten sie besser fokussiert arbeiten, Routineaufgaben erledigen oder übergreifend denken können“, sagt Burns. „Wenn sich ein Teammitglied überfordert fühlt, versucht diese Person manchmal, Arbeiten zur falschen Tageszeit zu erledigen, meist aus dem unausgesprochenen Gefühl heraus, dass sie etwas zu einer bestimmten Zeit tun ‚sollte‘.“

Mehrere Führungskräfte sprachen von Grahams Theorie Maker's Schedule, Manager's Schedule, die besagt, dass ein kurzes Meeting einen Kaskadeneffekt auf die Produktivität der Macher:innen (d. h. der Entwickler:innen) haben kann. Für viele Führungskräfte ist es wichtig, dafür zu sorgen, dass die Meetings für die ICs so eingerichtet werden, dass sie sich mindestens einen halben Tag Zeit für konzentrierte Arbeit nehmen können.

Schaffe Meetings ab

Eine Frage, die wir bei Slack oft hören, ist: „Welche Arten von Meetings sind für Slack am besten geeignet?“

„Wir versuchen, in Channels zu kommunizieren und dort auch Entscheidungen zu treffen“, sagt Steven Chen, Director of Platform Engineering. „Wir verwenden Meetings für persönliche Kontakte oder wenn wir der Meinung sind, dass Feinheiten in Textform verloren gehen würden.“

Du erkennst das Muster vielleicht schon, oder? Mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten bedeutet fast immer weniger Meetings. Eine Möglichkeit für unsere Führungskräfte, die Anzahl der Meetings zu reduzieren, besteht darin, sie in Check-ins umzuwandeln, die über Channels durchgeführt werden.

Wenn etwas asynchron erledigt werden kann, funktioniert es besser in einem Channel. Dies gilt auch für die meisten informativen, einseitig ausgerichteten Meetings, wie z. B. Statusabfragen. Wenn die Aufgabe in einem öffentlichen Rahmen durchgeführt werden kann, ist sie ein geeignetes Beispiel für ein Check-in in einem Offenen Channel, in dem andere Projekt-Teams von deinem Entwicklungsteam lernen können.

Viele informative Meetings, an denen mehrere Parteien beteiligt sind, können auch in Slack-Channels stattfinden. Das hat den zusätzlichen Vorteil, dass keine Notizen gemacht werden müssen und ruhigere Personen, die sich nicht immer wohl dabei fühlen, vor einem Publikum zu sprechen, oder Menschen mit bestimmten Behinderungen besser einbezogen werden können.

Wenn du mehr Anregungen für die Optimierung deiner Meetings suchst, kannst du dich über die Meetings informieren, die in Slack am besten funktionieren, und darüber, wie du deine Meetings noch effektiver gestalten kannst.

Lege bestimmte Wochentage ohne Meetings fest

Viele Führungskräfte, mit denen wir gesprochen haben, ermöglichen es ihrem Projekt-Team, an einem Tag in der Woche einen achtstündigen Block in ihrem Kalender einzurichten und sich an diesem Tag ganz auf die Bearbeitung großer, komplexer Projekte zu konzentrieren. Neville Bowers, Director of Software Engineering bei Slack, sagt, dass er bereits vor der Corona-Pandemie und der Umstellung des Slack-Büros auf ein dezentrales Modell einen Tag pro Woche für die Arbeit von zu Hause aus gefördert hat, damit die Mitarbeitenden arbeiten konnten, ohne von Meetings und Ablenkungen im Büro gestört zu werden. Es empfiehlt sich, dass alle Teammitglieder den gleichen Tag wählen (wir nehmen den Mittwoch).

Ganz gleich, für welchen Tag sich dein Entwicklungsteam entscheidet, es ist gut, jede Woche den gleichen Tag zu nehmen. Elizabeth Grace Saunders, Trainerin für Zeitmanagement, schrieb in der Harvard Business Review: „Wenn ich einen Meeting-freien Tag zu einem wiederkehrenden Ereignis mache, anstatt den Tag Woche für Woche neu auszuwählen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass ich Grenzen setze und diese auch einhalte.“

Nutze den Bitte-nicht-stören-Modus

Manchmal ist der beste Weg, Ablenkungen zu beseitigen, alles auszuschalten, außer der Arbeit. Die Anpassung von Benachrichtigungen ist eine Möglichkeit, Störungen zu reduzieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass du und dein Entwicklungsteam nie etwas Wichtiges verpassen.

Und wenn alles andere nicht funktioniert, rate deinem Entwicklungsteam, die Funktion Bitte nicht stören auf ihren Telefonen oder Computern zu aktivieren, Kopfhörer aufzusetzen und alle möglichen Ablenkungen zu ignorieren. Wenn die harte Arbeit erledigt ist, werden alle verpassten Updates übersichtlich in den jeweiligen Channels angezeigt, wo du sie in aller Ruhe nachlesen kannst.