Travailler efficacement : Comment éviter la distraction au travail

Un ingénieur a deux ennemis jurés : les changements de contexte incessants et la quantité monumentale de choses à garder en tête. Comme le dit Paul Graham, entrepreneur et informaticien de légende, « l’une des raisons pour lesquelles les programmeurs détestent autant les réunions, c’est qu’ils ont un emploi du temps totalement différent des autres. Les réunions les dérangent davantage. »

Peu importe qu’il s’agisse d’un échange rapide, d’un point d’équipe quotidien ou de quelques messages amicaux envoyés au mauvais moment. Chacune de ces interactions peut perturber le travail de vos ingénieurs. Heureusement, la réponse est aussi simple que le problème est complexe : réservez des créneaux pour que vos ingénieurs puissent se concentrer sur leur travail.

Nous avons demandé à des dizaines d’ingénieurs Slack comment ils aident, avec la plateforme, leurs équipes à consacrer du temps à leurs activités les plus importantes.

Réservez des créneaux dans votre agenda

Il est difficile d’être productif lorsqu’on enchaîne les réunions. Encouragez votre équipe à bloquer des créneaux dans leur emploi du temps durant lesquels ils pourront se concentrer sur leur travail sans être dérangés (et assurez-vous qu’ils sont respectés). Ces créneaux permettent aux développeurs de travailler sans craindre d’être interrompus.

Shannon Burns, responsable en ingénierie, va plus loin et conseille à son équipe de programmer les créneaux de travail au moment le plus opportun. « J’encourage les membres de mon équipe à observer leur propre rythme biologique afin de déterminer les heures de la journée les plus propices à leur concentration, aux tâches de routine ou à la réflexion globale, explique Shannon Burns. Parfois, lorsqu’une personne se sent débordée, elle se force à effectuer des tâches à un moment de la journée qui ne lui convient pas, généralement poussée par le sentiment de devoir réaliser telle activité précise à tel moment précis. »

Plusieurs responsables ont mentionné la théorie de Paul Graham Maker’s Schedule, Manager’s Schedule, selon laquelle une courte réunion peut avoir un effet boule de neige sur la productivité d’un créateur (c’est-à-dire d’un développeur). Pour plusieurs responsables, il est important de regrouper les réunions pour les CI afin qu’ils puissent bloquer au moins une demi-journée pour travailler sans interruption.

Annulez vos réunions

On nous demande souvent quels types de réunions sont les plus adaptés pour Slack.

« Nous essayons d’utiliser les canaux pour communiquer et faciliter la prise de décision, explique Steven Chen, directeur de l’ingénierie de la plateforme. Nous utilisons les réunions pour permettre aux collaborateurs de tisser des liens entre eux ou lorsque nous pensons que certaines nuances risquent de se perdre par écrit. »

Vous commencez peut-être à voir un schéma se dégager. Généralement, plus vous réservez de temps pour travailler sans distractions, moins vous avez de réunions. L’une des façons que nos responsables ont de réduire le nombre de réunions consiste à utiliser les canaux pour les points d’étape.

Les canaux sont le lieu idéal pour toute communication asynchrone, comme la plupart des réunions d’information du type point d’étape. Si la réunion peut être publique, le point d’étape peut se faire dans un canal public, afin que les autres équipes puissent apprendre de la vôtre.

Bon nombre des réunions d’information impliquant plusieurs parties peuvent également être transférées vers les canaux Slack. Pas besoin de prendre de notes et cela facilite de plus l’inclusion des personnes plus introverties, qui ne sont pas toujours à l’aise pour prendre la parole en public, ou des personnes qui présentent certains handicaps.

Si vous avez besoin d’inspiration supplémentaire pour réduire le nombre de réunions, consultez nos articles sur les réunions qui fonctionnent le mieux chez Slack et la façon d’améliorer l’efficacité de vos réunions.

Instaurez les mercredis sans réunion

De nombreux responsables avec lesquels nous avons discuté autorisent leurs équipes à réserver une journée entière par semaine à leurs projets volumineux et complexes. Même avant que Slack ne passe à un modèle à distance en raison de la crise sanitaire, Neville Bowers, directeur de l’ingénierie logicielle chez Slack, encourageait ses équipes à télétravailler une journée par semaine. Le but : éviter les distractions au travail et les réunions. Il est préférable que tous les membres de votre équipe choisissent le même jour (pour nous, c’est le mercredi).

Quel que soit le jour que votre équipe choisit, il est également préférable que ce soit le même toutes les semaines. Comme l’explique Elizabeth Grace Saunders, coach en gestion du temps, dans son article pour la Harvard Business Review, « il est plus facile de fixer des limites et d’implémenter une journée sans réunion si le jour est fixe plutôt que s’il change toutes les semaines. »

N’oubliez pas le mode Ne pas déranger

Parfois, le meilleur moyen d’éliminer les distractions consiste à éliminer tout sauf votre travail. Personnalisez vos notifications pour réduire les sources de déconcentration tout en veillant à ne jamais manquer d’informations importantes.

Et si cela ne suffit pas, autorisez votre équipe à activer le mode Ne pas déranger sur leurs téléphones ou ordinateurs, à mettre un casque sur leurs oreilles et à ignorer toutes les distractions possibles. Une fois le travail terminé, vous pouvez consulter à votre convenance toutes les informations que vous avez manquées, bien rangées dans leurs canaux respectifs.