Le guide ultime du travail collaboratif

Pourtant, tout le monde devrait avoir envie d’adopter le travail collaboratif. Lorsque les équipes collaborent efficacement, elles génèrent de nouvelles idées et des solutions novatrices qui peuvent atteindre, voire dépasser les objectifs de l’entreprise.

Nous savons que l’élaboration d’une stratégie concrète de collaboration d’équipe n’est pas une mince affaire, sans parler de sa mise en œuvre. Heureusement, ces quelques pratiques pourront vous simplifier la tâche.

Adopter un état d’esprit collaboratif

Tout d’abord, vous devrez peut-être refaçonner la dynamique de votre équipe pour en développer une qui encourage le travail collaboratif. Pour cela, vous pouvez commencer par quelque chose de très simple : créer un environnement de travail positif qui redéfinit la manière dont votre équipe perçoit le concept même de collaboration.

« À l’école, j’étais celle qui se retrouvait toujours à faire tout le travail dans les projets de groupe, ce qui m’a dégoûtée du travail d’équipe pendant longtemps », explique Rachael Maddux, associée en communication chez Mailchimp. « En réalité, "On travaille ensemble" voulait juste dire "Tu fais tout le travail, pendant que je vais jouer aux jeux vidéo dans la salle informatique". »

Alors que la start-up de plateformes marketing basée à Atlanta a vu ses effectifs s’approcher de la barre des 1 000 salariés, l’équipe de Rachael Maddux a doublé de taille. Une collaboration saine est alors devenue impérative pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise. « J’ai rencontré des gens qui ont adopté cette approche dans leur travail, mais dans l’ensemble, il ne faut pas avoir peur du travail collectif », affirme-t-elle. « La vie et le travail sont beaucoup plus simples lorsqu’on ouvre la porte aux autres. »

Créer un environnement de travail ouvert pour favoriser la collaboration

Les membres de l’équipe doivent être capables de se réunir et d’interagir sur un pied d’égalité. C’est pourquoi le sentiment de sécurité psychologique est essentiel. « Lorsqu’ils prennent la parole, les salariés ne doivent pas avoir peur de réactions comme "Mais quelle idée stupide !", ou encore "Comment pouvez-vous ignorer ça ?" », explique Ariel Hunsberger, directrice de la formation et du développement chez Slack.

Pour créer ce sentiment de sécurité, les membres de l’équipe doivent également faire preuve d’empathie les uns envers les autres. Plus vous comprenez ce que vos collègues vous racontent sur eux (comment ils travaillent, quels sont leurs domaines d’expertise, quels sont les défis auxquels ils font face au quotidien), plus vous aurez de chances de bien collaborer avec eux.

« Personne ne doit se dire "C’est moi qui fais le travail le plus difficile et tout le monde me complique la tâche" », ajoute Ariel Hunsberger. « Si c’est ce que vous ressentez vis-à-vis de votre travail, peut-être est-il temps de développer plus d’empathie envers les personnes qui, selon vous, vous compliquent la tâche. »

Mais n’en faites pas trop non plus. Même s’il est prouvé qu’avoir des amis au travail est essentiel pour fidéliser et améliorer le bien-être des salariés, tout miser sur le lien social n’est pas forcément la solution pour optimiser le travail d’équipe dans son ensemble.

« La collaboration ne peut pas se préparer hors site », confie Rachael Maddux. « Les sorties entre collègues peuvent aider les salariés à créer des liens, mais les relations ne sont pas forcément les mêmes au bureau. »

Pour elle, le travail collaboratif exige d’établir de la confiance et de s’impliquer réellement dans les systèmes en place. « Ce n’est pas toujours simple », ajoute-t-elle. « Mais je sais que je suis plus productive et beaucoup plus heureuse dans un environnement où la communication est omniprésente et dans lequel mes collègues soutiennent autant les efforts des autres que leur propre travail. »

Organiser des réunions plus efficaces

Un planning surchargé de réunions peut anéantir la productivité d’une équipe. Toutefois, les réunions sont inévitables dans une entreprise qui cherche à développer la collaboration. Et la réussite de vos réunions dépend de la façon dont vous les planifiez et dont elles se déroulent.

1. Tout commence par la préparation

« Il est extrêmement important d’avoir un planning bien réfléchi et organisé », avance Elizabeth Brochhausen, directrice principale de la stratégie expérientielle et de la production en direct chez Pandora. Pour son équipe, le temps est crucial : pour organiser et accueillir jusqu’à 100 événements par an, elle doit collaborer avec plusieurs départements répartis dans les six bureaux de Pandora à travers le pays, et souvent lors de déplacements.

Il n’est pas rare pour Elizabeth Brochhausen de voyager 150 jours par an, voire plus, et d’organiser des réunions à distance lors de ses déplacements. Elle conseille de commencer par cinq ou dix minutes de discussion informelle (surtout si les membres de votre équipe sont particulièrement bavards), « afin que chacun puisse s’écarter du sujet avant d’attaquer le gros de la réunion ».

2. Définir clairement les objectifs de chacun lors de la réunion

Selon les salariés interrogés aux quatre coins du monde dans le cadre d’un rapport de Slack sur les éléments qui contribuent à une collaboration efficace au travail, avoir des « responsabilités claires » est l’un des points les plus importants pour aboutir à un travail d’équipe efficace. Pour eux, l’absence de clarté dans les responsabilités est également l’un des principaux obstacles à la collaboration.

« Dans une réunion, chacun vient avec une priorité différente, avec un problème différent à résoudre », explique Elizabeth Brochhausen. « Il est donc important d’identifier ces éléments à l’avance. Ainsi, au fur et à mesure que vous avancez dans la discussion, vous pouvez analyser les liens entre vos priorités et objectifs et ceux des autres salariés. Vous pouvez alors trouver un dénominateur commun qui permettra de faire avancer tout le monde. »

3. Encourager une écoute active

Pour bien comprendre les responsabilités de chacun, votre équipe doit adopter une écoute active, c’est-à-dire écouter pour apprendre et retenir, sans avoir l’intention de répondre.

« Souvent, lorsque nous écoutons quelqu’un, nous passons tout notre temps à réfléchir à la manière dont nous allons pouvoir lui répondre lorsque viendra notre tour de parler », explique Ariel Hunsberger. « Nous ne l’écoutons pas vraiment. Nous ne retenons pas ce que nos partenaires potentiels ont à nous dire. Nous passons à côté des émotions et des éventuelles solutions pour aligner nos objectifs. Pourtant, toutes ces conversations ont beaucoup à nous apprendre. »

Cette philosophie est également ancrée dans l’ADN de Mailchimp. « Voici la devise de notre entreprise : "Écouter attentivement, changer rapidement". C’est un très bon mantra pour collaborer », affirme Rachael Maddux. « Cela me rappelle que je dois être profondément investie, mais aussi flexible et ouverte aux nouvelles informations et à tous les imprévus que je peux rencontrer. »

Mettre en avant les processus et la responsabilité de chacun

« Les salariés partent souvent du principe que tout le monde connaît les processus. Pourtant, sans documentation, les choses peuvent vite devenir problématiques », assure Elizabeth Brochhausen. « Lorsque les collaborateurs peuvent consulter un document qui présente les canaux des flux de travail, lorsqu’ils disposent d’un rétroplanning, ils savent clairement ce qu’ils doivent faire. »

Et bien sûr, cela contribue à promouvoir la responsabilité de chacun. « Si vous ne respectez pas les dates d’échéance, si vous ne faites pas votre part du travail, vous pouvez voir l’impact que cela aura sur les autres processus et les autres salariés », ajoute Elizabeth Brochhausen.

Ce type de transparence et de communication doit se retrouver dans un maximum de relations, en particulier en ce qui concerne les problèmes auxquels sont confrontés les salariés.

« Mon nouveau patron est arrivé il y a quelques mois », déclare Elizabeth Brochhausen, « et lors de notre première réunion, il m’a dit : "Les e-mails ne sont vraiment pas mon fort. J’en reçois des tonnes et je les gère très mal, donc si vous m’envoyez un e-mail très important, rappelez-le-moi en fin de journée ou envoyez-moi un SMS." Cela m’a permis de savoir quand je devais le relancer. Je ne veux pas être insistante, mais je tiens à m’assurer que mes e-mails seront lus. »

Ne paniquez pas lorsque les choses tournent mal

Toute l’équipe doit s’investir pour collaborer de manière constructive. Avant de tirer la sonnette d’alarme en cas de problème, suivez les étapes ci-dessous pour rester productifs et courtois dans votre collaboration au travail.

1. Organisez des entretiens individuels

Les outils de communication numériques ont sans aucun doute révolutionné la collaboration au travail. Cependant, de vraies conversations en personne sont parfois nécessaires pour dissiper les malentendus.

« J’ai eu affaire à tellement de problèmes qui auraient pu être résolus par un simple coup de téléphone », confie Elizabeth Brochhausen. « Décrocher son téléphone peut apporter beaucoup de choses, surtout à l’heure actuelle, où les gens ne s’attendent plus à recevoir des appels. Cela permet de prendre les gens au dépourvu et d’avoir une vraie communication ouverte et honnête, sans artifice. »

Ariel Hunsberger confirme cette idée. Selon elle, il est important de se demander si votre communication aide à clarifier globalement le projet. « Tout le monde souffre d’une surcharge d’informations », dit-elle. « Surtout avec le numérique. Alors, n’oubliez pas de vous poser les questions suivantes : "Pourquoi dis-je cela ? Est-ce utile ?". »

2. Faites savoir quand vous n’êtes pas d’accord et participez

Imaginons que votre équipe ait décidé de faire passer un projet en priorité, mais qu’un de ses membres pense qu’elle devrait plutôt se concentrer sur autre chose. Dans cette situation, Ariel Hunsberger conseille l’approche de « désaccord et participation », une stratégie de prise de décision répandue (notamment suivie par les salariés d’Amazon) qui permet aux collaborateurs de faire savoir qu’ils ne sont pas d’accord et de sentir qu’ils ont été entendus, tout en restant impliqués dans le travail à réaliser.

« Même si le projet qui me tient à cœur ne fait plus partie de notre liste de priorités, mon rôle en tant que salarié est de dire : "Je ne suis pas d’accord avec cette décision, mais je m’engage à respecter ces priorités, car je sais que ma voix a été entendue" », explique Ariel Hunsberger. « Peut-être que nous finirons par travailler sur mon projet, ou pas, mais dans tous les cas nous devons être d’accord, puisqu’il y aura toujours des choses que nous ne pourrons pas faire. Nous ne pouvons pas tout faire. »

3. Concentrez-vous sur l’alignement et votre « partenariat collaboratif »

« Vous écoutez-vous vraiment les uns les autres, ou vous contentez-vous de parler les uns après les autres ? », demande Ariel Hunsberger. « Écoutez-vous ce que vos collègues vous disent sur leur parcours, ou discutez-vous uniquement pour atteindre votre propre objectif ? »

Ariel Hunsberger encourage également les salariés à réfléchir à leur réputation en tant que « partenaire collaboratif ». Le terme renvoie simplement à votre réputation professionnelle, et définit dans quelle mesure les autres sont prêts à travailler avec vous. Chacune de vos contributions définit en bien ou en mal votre capacité à collaborer efficacement.

Analysez vos capacités (à collaborer) avant de faire fausse route

Avant de placer la collaboration au centre de votre travail, réfléchissez à la façon dont vous pouvez mettre en œuvre les stratégies présentées ci-dessus. Même si les membres de votre équipe sont vos meilleurs amis, des conflits se présenteront. Savoir les anticiper et rester flexible du début à la fin vous permettra de franchir ces obstacles et même d’en ressortir gagnant.