Mit über einer Million Bauprojekten auf der ganzen Welt ist die auf die Baubranche spezialisierte Software-Plattform Procore zweifellos bahnbrechend auf internationaler Ebene. Procore bietet Bautrupps in Echtzeit Zugriff auf wichtige Anleitungen und richtet alle auf der Baustelle auf schnellere und effizientere Teamarbeit aus. Dadurch werden die Standards erhöht und Risiken minimiert.
Die Entwicklung einer Lösung, die die Kommunikation über das komplette Bauunternehmen hinweg verbessert – vom Bau bis hin zum Büro – und deren Kundinnen und Kunden wertvolle Zeit sowie Kosten spart, wäre unmöglich ohne die Unterstützung des gut organisierten, stabilen IT-Teams von Procore. Daher arbeiten die IT- und Service-Teams von Procore in Slack, der Channel-basierten Kollaborationsplattform, zusammen, die zusammen mit wichtigen Atlassian-Integrationen die Service-Teams unterstützt, damit hinter den Kulissen alles reibungslos funktioniert.
Mit der Integration von Jira Cloud einen einheitlichen Help-Desk in Slack einrichten
Als Shane Redman bei Procore zum Director of Information Security and Engineering wurde, bestand sein erstes Ziel darin, die Kommunikation der verschiedenen Geschäftsbereiche von E-Mails auf eine für Enterprise Service Management (ESM) geeignete Plattform zu verlagern. Mit den leistungsstarken Workflows und Projekt-Tracking war die Jira Cloud-Integration von Atlassian in Slack die optimale Lösung, denn durch sie konnten Zeit gespart, Kontextwechsel vermieden und Aufgaben automatisiert werden.
Redman betont außerdem, dass er durch die Jira Cloud-Integration bessere Einblicke in die allgemeine Produktivität seiner Projekt-Teams erhält. „Die Einrichtung eines zentralen Ortes, an dem Metriken mühelos abgerufen werden können, ist hilfreich, um ein leicht zu bewältigendes Arbeitspensum für Teamkolleginnen und Teamkollegen aufrechtzuerhalten,“ sagt Redman.
Die Ticketing-Lösung von Jira ermöglicht es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von Procore, auf Anfragen von Kolleginnen und Kollegen direkt in Slack zu antworten – andere Systeme oder Benutzeroberflächen sind hierfür nicht erforderlich. Wenn ein Ticket eingereicht wird, sehen alle Teammitglieder in den entsprechenden Slack-Channels eine Benachrichtigung. Während der Bearbeitung können die Teammitglieder dann die zugehörigen Unterhaltungen an das Ticket anhängen, damit alle einfachen Zugriff auf diese Informationen haben.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalabteilung von Procore nutzen Jira auch, um benutzerdefinierte Checklisten zur Optimierung der Verwaltung des Mitarbeiterlebenszyklus zu erstellen, die den kompletten Zyklus vom Onboarding bis zum Offboarding abdecken und über Slack verwaltet werden. Der Mitarbeiterlebenszyklus beschreibt die Zeit, die eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in einem Unternehmen verbringt. Dazu zählen alle Phasen von der Einstellung über die tägliche Arbeitsleistung bis hin zum Verlassen des Unternehmens. Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter eingestellt wird oder aus dem Unternehmen ausscheidet, wird automatisch ein Jira-Ticket an den entsprechenden Slack-Channel gesendet. Die Teammitglieder der Personalabteilung können außerdem mit benutzerdefinierten Slack-Integrationen Benutzerinnen und Benutzer mühelos entfernen oder deaktivieren.
„Die Verwaltung des Mitarbeiterlebenszyklus ist inzwischen vollkommen automatisiert und wird zu 100 % in Slack abgewickelt“, erklärt Redman.
„Slack fördert die funktionsübergreifende Transparenz. Anstatt in einem undurchsichtigen Umfeld nur reagieren zu können, stehen uns jetzt die Mittel zur Verfügung, um proaktiv zu agieren und in Echtzeit über eine sich wandelnde, intelligente Plattform zusammenzuarbeiten.“
Ein stabiles System für Reaktionen auf Ereignisse aufbauen
Slack ist in den Arbeitsalltag von Procore komplett integriert: Der Geschäftsbetrieb wird aufrechterhalten, und die Teammitglieder der IT-Abteilung können andere Personen während der Bearbeitung von Projekten und Ereignissen mit einbeziehen. „Slack ist sozusagen der Mittelpunkt unseres Universums,“ sagt Redman. „Zügig über einen Slack-Channel mit unseren Projekt-Teams zu kommunizieren, anstatt dafür zahlreiche E-Mails durchsuchen zu müssen, ist ein unschätzbarer Vorteil, wenn man in einem schnelllebigen geschäftlichen Umfeld tätig ist.“
Kelli Bonin, Manager of IT Network and Security Operations bei Procore, erläutert, dass ihre Teammitglieder relevante Personen mit Hilfe der Jira-Integrationen bei Ereignissen in Echtzeit auf dem Laufenden halten können. Das Vorfallsreaktionsteam im Bereitschaftsdienst kommuniziert in spezifischen Channels, während ein weiteres Teammitglied die Auswirkung auf das Unternehmen zusammenfasst und über einen separaten Channel mit relevanten Personen kommuniziert.
Das Vorfallsreaktionsteam nutzt Jira, um Updates in Echtzeit in Slack einzuspeisen. Während das Reaktionsteam Fortschritte macht, kann es Jira-Tickets direkt über Slack in den eigenen Service-Desk einspeisen. Die Opsgenie Integration für Eventing nutzt automatisierte Kommunikation, um Slack-Updates über Workato gezielt an Slack-Channels weiterzuleiten.
Bonin betont, dass diese Integrationen zwischen den Teammitgliedern und den Führungskräften Offenheit und Transparenz fördern. Und Transparenz ist die Geheimzutat im Erfolgsrezept der IT-Teams. Denn dadurch, dass neue Prozesse und Vorgehensweisen in Slack-Channels besprochen werden, sind alle auf dem Laufenden und Sprints sind automatisch einheitlicher.
„Wir haben alle wichtigen Prozesse vollständig in Slack-Channels verlegt und dadurch mehr Offenheit erreicht,“ erläutert Redman. „Selbst die leisesten Stimmen im Raum fühlen sich wohl dabei, in Slack Anregungen einzubringen oder Fragen zu stellen.“
Ohne stabile IT-Abläufe wären Unternehmen wie Procore nicht in der Lage, ihre ehrgeizigen Ziele zu erfüllen und global etwas zu verändern. Für Procore ist Slack genau das richtige Tool, um Teammitglieder und Führungskräfte aufeinander abzustimmen, indem Transparenz, Zusammenarbeit und schnelle Kommunikation gefördert werden.
„Slack hilft uns, Service-Tests im Auge zu behalten. Darüber hinaus sind alle erforderlichen Informationen jederzeit abrufbar,“ sagt Bonin.
