Sanduhr mit Zauberstab
Zusammenarbeit

Hürden und Vorteile interner Kommunikation in Unternehmen

Eine starke interne Kommunikationsstrategie ist entscheidend für den Erfolg

Vom Slack-Team24. Februar 2023

Interne Kommunikation ist die Grundlage für die Arbeit, die in Unternehmen hinter den Kulissen stattfindet. Nur durch interne Kommunikation kann sichergestellt werden, dass alle Beteiligten am gleichen Strang ziehen und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Effektive Kommunikation am Arbeitsplatz:

  • Vermittelt den Mitarbeitenden ein Gefühl der Sinnhaftigkeit und des Engagements
  • Verdeutlicht die Botschaft
  • Unterstützt die Vermittlung der Markenversprechen
  • Stärkt die Resilienz des Unternehmens in Krisenzeiten
  • Verbessert die Transparenz
  • Erhöht die Mitarbeiterbindung

Die Kommunikation bei der Arbeit ist jedoch nicht immer einfach, vor allem, wenn alle oder die meisten Mitarbeitenden im Home-Office arbeiten. Du musst alles strategisch planen – von der Vermittlung deiner Informationen bis hin zum Kommunikationskanal, auf den du zurückgreifst. Glücklicherweise können einige einfache Tipps zur internen Kommunikation im Unternehmen dazu beitragen, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen und keine Informationen verloren gehen.

Glühbirne an einem Flaschenzug

Hürden und Vorteile

Obwohl bei der Arbeit viele verschiedene Kommunikationsmittel eingesetzt werden, gibt es lediglich zwei grundlegende Arten der Kommunikation: vertikale und horizontale Kommunikation. Beide sind wichtig, haben aber sehr unterschiedliche Vor- und Nachteile. Um eine bessere Kommunikation zu erreichen, solltest du zunächst beide Arten der Kommunikation am Arbeitsplatz sowie die Hürden verstehen, die die gesamte Kommunikation in einem Unternehmen beeinträchtigen können.

Vertikale Kommunikation

Vertikale Kommunikation erfolgt von oben nach unten (von Führungskräften zu Mitarbeitenden) oder von unten nach oben (von Mitarbeitenden zu Führungskräften). Vertikale Kommunikation kann auch Personengruppen umfassen, z. B. eine Nachricht der/des CEO an alle Mitarbeitenden oder eine Mitteilung der Teamleitung an mehrere Mitarbeitende. Diese Art der Kommunikation ist zwar ziemlich direkt, aber wenn das Gespräch nicht in Echtzeit stattfindet oder es keine zuverlässige Strategie für Antworten und Erläuterungen gibt, können Details verloren gehen oder durcheinander geraten.

Horizontale Kommunikation

Ob zwischen Mitgliedern der Führungsebene, des Hausmeisterteams oder des Marketingteams – horizontale Kommunikation findet zwischen Personen auf derselben Ebene der Unternehmenshierarchie statt. Wichtig ist dabei, dass niemand in der Kommunikationsschleife eine Führungskraft ist. Diese Art der Kommunikation kann manchmal unübersichtlich werden, wenn verschiedene Mitglieder der Gruppe ihre eigenen, manchmal miteinander konkurrierenden Ideen vorbringen. Deshalb ist es meist am besten, die horizontale Kommunikation schriftlich festzuhalten, z. B. in Form von SMS oder Chats, E-Mails oder einem schriftlichen Protokoll der mündlichen Gespräche.

Interne Kanäle

Die internen Kommunikationskanäle können mündlich oder schriftlich sein. Zu den verbalen Kommunikationskanälen gehören zwanglose Gespräche in der Kaffeeküche, persönliche Treffen, Telefonate oder Videokonferenzen. Das Gespräch kann vertikal oder horizontal verlaufen und bis zu Hunderte von Personen umfassen. Verbale Kommunikation ist in der Regel am besten geeignet für:

  • Gruppenmeetings
  • Brainstorming
  • Übermittlung sensibler Informationen
  • Gehaltserhöhungen, Beförderungen und Leistungsbeurteilungen

In den meisten Fällen wird ein schriftliches Protokoll des Gesprächs gewünscht, z. B. in Form von zeitnahen Notizen, eines Transkripts oder einer Nachbereitung.

Zu den schriftlichen Kommunikationskanälen gehören E-Mail, Textnachrichten, Internetforen, Chats und Messenger-Apps. Schriftliche Kommunikation ist oft am besten geeignet für:

  • Umfangreiche Informationspakete
  • Erstellen eines Protokolls auf Papier
  • Schnelle Fragen und kurze Unterhaltungen

Hürden in der internen Kommunikation

Ungeachtet der spezifischen Art oder des Formats der Kommunikation gibt es einige potenzielle Hürden für eine reibungslose interne Kommunikation.

Unterschiedliche Stile

In alltäglichen Gesprächen bestimmen du und deine Freund:innen eure eigenen ungeschriebenen Regeln. Vielleicht telefoniert eine Freundin nicht gerne, während einer deiner Freunde nicht gerne Textnachrichten schreibt. Ein Freund checkt seine E-Mails vielleicht 20 Mal am Tag, der andere überhaupt nicht. Du weißt, welche Freund:innen welche Stile bevorzugen, und du passt dich an, um niemanden auszuschließen.

Wenn du bei der Arbeit effektiv kommunizieren willst, solltest du genauso auf die individuellen Vorlieben eingehen. Allerdings solltest du auch Gemeinsamkeiten finden, die eine offene Kommunikation zwischen Personen fördern, die möglicherweise sehr unterschiedliche Stile haben. In vielen Fällen ist es am besten, Standards für die formelle Kommunikation festzulegen, an die sich alle halten müssen, wie z. B. dass Team-Updates in einem bestimmten Channel gepostet oder der Statusbericht der Unternehmensleitung einmal pro Woche gelesen werden muss.

Einbindung der Zielgruppe

Eine der schwierigsten Aufgaben der internen Kommunikation ist es, herauszufinden, wie die Botschaft vermittelt werden kann. Eine langweilige, zu formelle Präsentation führt in der Regel dazu, dass die Teilnehmenden abschalten und wichtige Informationen verpassen. Wenn dein Stil jedoch zu lässig ist, nehmen die Leute deine Worte vielleicht nicht ernst. Sorge für ein Gleichgewicht, indem du formale Dokumente mit Diagrammen und anderen visuellen Elementen auflockerst und einen professionellen, aber einfachen und „menschlichen“ Sprachstil ohne zu viel Fachjargon findest.

Unzureichende Anzahl von Kommunikationskanälen

Einige Kanäle sind für bestimmte Arten der Kommunikation besser geeignet als andere, daher ist es wichtig, eine Mischung von Plattformen anzubieten. Es sollte nur sichergestellt werden, dass alle wissen, welche Art von Kommunikation über welche Plattform laufen soll.

Allerdings können es auch zu viele Plattformen sein. Wenn es viele Auswahlmöglichkeiten gibt und du nicht angibst, welche Option du wann verwenden willst, können Informationen leicht verloren gehen. Die Leute wissen dann nicht, wo sie suchen müssen, wenn sie eine bestimmte Nachricht abrufen wollen.

Interne Kommunikationsfähigkeiten

Für eine effektive interne Kommunikation ist eine Vielzahl von Fähigkeiten erforderlich, wie z. B.:

  • Allgemeine Kommunikationsfähigkeiten: Aktives Zuhören, Erläuterungen und sorgfältige Kommunikation sind der Schlüssel.
  • Kenntnisse zum Thema: Bevor du eine Nachricht verschickst, solltest du unbedingt darauf vorbereitet sein, dass du die/der Ansprechpartner:in für dieses Thema sein wirst. Sei bereit für Fragen und Klärungsbedarf.
  • Kenntnisse zur Zielgruppe: Bedenke, mit wem du sprichst. Neue Mitarbeitende brauchen wahrscheinlich mehr Details als Führungskräfte, während jemand in der Führungsetage vielleicht nicht genau weiß, was vor Ort in den Büros direkt passiert.

Kommunikationsfehler und wie man sie vermeidet

Es gibt ebenso viele Möglichkeiten, die interne Kommunikation durcheinander zu bringen, wie es Nachrichten gibt. Einige der wichtigsten sind:

  • Verwendung des falschen Kanals
  • Keine Anpassung der Informationen an die gewünschte Zielgruppe
  • Abweichen von der Botschaft
  • Fehlende Einbindung der Zielgruppe

Einsatz von Slack für eine bessere interne Kommunikation

Wir bei Slack wissen, wie wichtig die interne Kommunikation ist und wie schnell die Dinge durcheinander geraten können. Daher bieten wir eine optimierte Plattform mit einer Vielzahl von Möglichkeiten, mit denen du verschiedene Arten und Stile der Kommunikation umsetzen kannst.

Egal, ob du einen internen Newsletter verschicken, eine AMA-Fragerunde (Ask Me Anything) mit einer wichtigen Führungskraft organisieren oder ein unternehmensweites Meeting mit mehr als 1.000 Teilnehmenden veranstalten möchtest – mit Slack ist es ganz einfach, entsprechende Channels einzurichten. Die Zusammenführung all dieser Kommunikationsarten auf einer einzigen Plattform mit gut organisierten Channels trägt dazu bei, dass die Mitarbeitenden wissen, an wen sie sich wenden müssen, um die benötigten Informationen zu erhalten, und hilft sicherzustellen, dass nichts verloren geht.

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