Barreras y ventajas para la comunicación interna en las empresas

Aunque desde fuera no se ve, la comunicación interna es lo que hace que las empresas funcionen. La comunicación interna es el único medio para asegurarte de que todo el mundo esté en sintonía y trabajando hacia un objetivo común. La comunicación eficaz en el trabajo:

• Hace que los empleados se impliquen y sientan que su trabajo tiene sentido.
• Aclara los mensajes.
• Ayuda a cumplir lo que promete la marca.
• Aumenta la resiliencia de la empresa en épocas de crisis.
• Mejora la transparencia.
• Incrementa las tasas de retención de los empleados.

Ahora bien, la comunicación en el trabajo no siempre es sencilla, sobre todo cuando todos o casi todos los empleados teletrabajan. Tendrás que crear una estrategia para todo: desde la forma en la que transmites tu mensaje hasta el canal de comunicación que utilices. Por fortuna, si sigues una serie de consejos de comunicación sencillos, podrás conseguir que todo el mundo esté alineado y asegurarte de que no se pierda información.

Barreras y ventajas

Aunque en el trabajo se utilizan herramientas de comunicación muy diversas, solo hay dos tipos básicos de comunicación en el trabajo: vertical y horizontal. Ambas son importantes, pero tienen pros y contras muy distintos. Para implementar una comunicación más fluida, lo primero que debes hacer es conocer ambos tipos de comunicación en el trabajo, así como las barreras que pueden afectar a toda la comunicación interna de una organización.

Comunicación vertical

La comunicación vertical va en sentido descendente del jefe al empleado o ascendente del empleado al supervisor. La comunicación vertical también puede dirigirse a grupos de personas, como es el caso de un mensaje del director general a todos los miembros del personal, o un anuncio del líder de un equipo a varios subordinados directos. Este tipo de comunicación es bastante sencilla, pero se pueden perder o confundir detalles si la conversación no se produce en tiempo real o si no hay una estrategia sólida de respuesta y aclaración.

Comunicación horizontal

Tanto si se da entre miembros de la alta ejecutiva, del personal de limpieza o mantenimiento o del equipo de marketing, la comunicación horizontal se produce entre personas que se encuentran en el mismo nivel de la jerarquía de la empresa. Lo importante es que en el bucle de comunicación no haya ningún supervisor u otro superior de los demás participantes. En ocasiones, estas comunicaciones pueden volverse caóticas cuando distintos miembros del grupo plantean sus propias ideas que, a veces, chocan entre sí. Por eso, lo mejor suele ser hacer un seguimiento de la comunicación horizontal por escrito, como es el caso de los mensajes de texto o de chat, los correos electrónicos o un registro por escrito de las conversaciones orales.

Canales internos

Los canales de comunicación internos pueden ser orales o escritos. Los canales de comunicación orales incluyen conversaciones informales junto al dispensador de agua fría, reuniones en persona, llamadas telefónicas o videoconferencias. La conversación podría tener un carácter vertical u horizontal y abarcar hasta cientos de personas. La comunicación oral suele ser la más indicada para:

• Reuniones de grupo
• Lluvias de ideas
• Transmitir información confidencial
• Aumentos de sueldo, promociones y revisiones del rendimiento

En la mayoría de los casos, te interesará llevar un registro por escrito de lo hablado, ya sea por medio de actas, una transcripción o una nota de seguimiento.

Los canales de comunicación escritos incluyen el correo electrónico, los mensajes de texto, los foros de internet, los chats y las aplicaciones de mensajería. La comunicación escrita suele ser la más indicada para:

• Fragmentos de información largos
• Crear un registro en papel
• Preguntas rápidas y conversaciones breves

Barreras para la comunicación interna

Independientemente del tipo o formato de comunicación en concreto, existen una serie de barreras que pueden obstaculizar la fluidez de la comunicación interna.

Diferencias de estilo

En las conversaciones cotidianas con tus amistades, definís una serie de reglas propias no escritas. Por ejemplo, puede que alguien odie hablar por teléfono, mientras que otra persona odie los mensajes de texto. Alguien podría revisar su correo electrónico 20 veces al día, mientras que otra persona no lo mira nunca. Tú sabes el tipo de comunicación que prefiere cada cual, y te adaptas para incluir a todo el mundo.

Para comunicarte de forma eficaz en el trabajo, debes prestar la misma atención a las preferencias de cada cual. Ahora bien, también te interesa buscar puntos en común que fomenten líneas abiertas de comunicación entre personas que pudieran tener estilos muy distintos. En muchos casos, lo mejor es definir normas de comunicación formal de obligado cumplimiento para todo el mundo como, por ejemplo, publicar las actualizaciones del equipo en un canal en particular o leer una vez a la semana el informe de estado que envía el jefazo.

Implicación de los destinatarios

Uno de los aspectos más complejos de la comunicación interna es averiguar cómo transmitir el mensaje. Con una presentación anodina y abiertamente formal, lo normal será que la gente desconecte y se pierda información importante. En el extremo contrario, si utilizas un estilo demasiado informal, la gente podría no tomarse en serio lo que dices. Para hallar un equilibrio, debes desgranar los documentos formales con gráficos y otros aportes visuales, así como encontrar un tono que sea profesional pero “humano” y con un lenguaje llano, sin demasiada jerga.

Cantidad inadecuada de canales de comunicación

Algunos canales son más adecuados que otros para determinados tipos de comunicación, por lo que es vital ofrecer una mezcla de plataformas. Tan solo procura que todo el mundo sepa qué tipos de comunicación deben transmitirse por cada plataforma.

Dicho esto, se puede dar el caso de que haya demasiadas plataformas. Si hay muchas opciones y no especificas cuándo utilizar cada una, la información puede perderse con facilidad, y la gente no sabrá adónde acudir cuando tenga que acceder a un mensaje en concreto.

Habilidades de comunicación interna

Para que la comunicación interna sea eficaz, hay que poseer una serie de habilidades, incluidas las siguientes:

• Habilidades de comunicación generales: la escucha activa, la aclaración y la meticulosidad en la elaboración de mensajes son claves.
• Conocimientos sobre el tema: antes de enviar un mensaje, procura prepararte para convertirte en el punto de referencia sobre ese tema. Prepárate para que te hagan preguntas y te pidan que aclares cuestiones.
• Conocer a tus destinatarios: piensa en a quién te diriges. Probablemente, una persona recién contratada necesitará más detalles que un directivo, mientras que alguien de la alta ejecutiva podría no saber con exactitud qué es lo que sucede en la planta de producción.

Errores de comunicación y cómo evitarlos

Hay tantas formas de meter la pata en la comunicación interna como mensajes se pueden generar. Entre los errores más habituales se incluyen los siguientes:

• Utilizar el canal incorrecto
• No dirigirse a los destinatarios deseados
• Desviarse del tema
• No conseguir captar la atención de tus destinatarios

Cómo utilizar Slack para mejorar la comunicación interna

En Slack, tenemos bien presentes la importancia de la comunicación interna y todas las formas en las que algo puede salir mal. Por eso, ofrecemos una plataforma optimizada con diversos canales diseñados para ayudarte a gestionar varios tipos y estilos de comunicación.

Tanto si tienes que enviar un boletín de noticias interno como si tienes que organizar una sesión de preguntas con alguien importante de la ejecutiva, o una reunión para toda la empresa con más de 1000 asistentes, Slack te lo pone fácil para configurar los canales pertinentes. Reunir todos estos tipos de comunicación en una sola plataforma con canales bien organizados ayuda a los empleados a saber adónde deben acudir para encontrar la información que necesitan y contribuye a procurar que no se escape nada.