Barriere e vantaggi della comunicazione interna nelle aziende

La comunicazione interna consente alle aziende di lavorare efficacemente dietro le quinte. Solo con la comunicazione interna puoi garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda e che lavorino per raggiungere un obiettivo comune. Una comunicazione efficace all’interno dell’ambiente di lavoro:

• Promuove motivazione e coinvolgimento tra i dipendenti
• Chiarisce i messaggi
• Aiuta a mantenere le promesse del marchio
• Potenzia la resilienza dell’azienda in tempi di crisi
• Migliora la trasparenza
• Aumenta i tassi di fidelizzazione dei dipendenti

Ma la comunicazione aziendale non è sempre semplice, soprattutto quando tutti o la maggior parte dei dipendenti lavorano da remoto. Dovrai gestire strategicamente tutti gli aspetti, dal modo in cui trasmetti il tuo messaggio al canale di comunicazione che utilizzi. Fortunatamente, ti basterà seguire alcuni semplici suggerimenti sulla comunicazione aziendale per allineare tutti e assicurarti che nessuna informazione vada persa.

Barriere e vantaggi

Sebbene nell’ambiente di lavoro vengano utilizzati molti strumenti di comunicazione differenti, esistono solo due tipologie fondamentali di comunicazione aziendale: verticale e orizzontale. Entrambe sono importanti, ma presentano pro e contro molto diversi. Per implementare una comunicazione migliore, devi innanzitutto comprendere entrambe le tipologie e le barriere che possono ostacolare l’intera comunicazione all’interno di un’organizzazione.

Comunicazione verticale

La comunicazione verticale scende verso il basso dalla dirigenza al dipendente o sale verso l’alto dal dipendente al supervisore. La comunicazione verticale può anche coinvolgere gruppi di persone, come un messaggio a tutto il personale dal CEO o un annuncio di un responsabile di un team a vari dipendenti diretti. Questo tipo di comunicazione è piuttosto diretta, ma è possibile che alcuni dettagli vadano persi o siano confusi se la conversazione non avviene in tempo reale o non si segue una solida strategia per rispondere e chiarire.

Comunicazione orizzontale

Che sia tra i membri della dirigenza, il personale delle pulizie o il team di marketing, la comunicazione orizzontale avviene tra persone che sono allo stesso livello gerarchico. La cosa importante è che nessuno nel flusso di comunicazione sia un supervisore o un altro tipo di superiore. Queste comunicazioni talvolta possono diventare caotiche quando diversi membri del gruppo portano avanti le loro idee, spesso contrastanti. Per questo motivo, in genere è preferibile tenere traccia della comunicazione orizzontale per iscritto, ad esempio con messaggi di testo, chat, e-mail o trascrizioni delle discussioni verbali.

Canali interni

I canali interni di comunicazione possono essere verbali o scritti. I canali di comunicazione verbali comprendono le discussioni estemporanee durante la pausa caffè, le riunioni in presenza, le telefonate o le videoconferenze. La conversazione può essere di tipo orizzontale o verticale e includere anche centinaia di persone. La comunicazione verbale in genere è più adatta per:

• Riunioni di gruppo
• Brainstorming
• Trasmissione di informazioni sensibili
• Aumenti, promozioni e performance review

Nella maggior parte dei casi, è preferibile avere una traccia scritta di quanto è stato discusso, che siano degli appunti presi durante la conversazione, una trascrizione o una nota di follow-up.

I canali di comunicazione scritti comprendono le e-mail, i messaggi di testo, i forum su Internet, le chat e le app di messaggistica. La comunicazione scritta spesso è più adatta per:

• Grandi quantità di informazioni
• La creazione di documentazione cartacea
• Domande rapide e brevi discussioni

Barriere alla comunicazione interna

Indipendentemente dalla tipologia o dalla modalità di comunicazione, ci sono alcuni potenziali ostacoli a una comunicazione interna fluida.

Differenze di stile

Nelle conversazioni quotidiane, tu e i tuoi amici definite le vostre specifiche regole non scritte. Ad esempio, un amico odia le telefonate, mentre un altro odia i messaggi di testo. Una controlla l’e-mail 20 volte al giorno, mentre un’altra non la controlla mai. Tu sai lo stile preferito da ognuno e ti adatti per includere tutti.

Per comunicare efficacemente in azienda, devi avere la stessa attenzione alle preferenze individuali. Allo stesso tempo, però, devi trovare dei punti in comune che possano promuovere linee di comunicazione aperte tra persone che potrebbero avere stili molto diversi. In molti casi, è preferibile definire degli standard per la comunicazione formale che tutti devono seguire, come postare gli aggiornamenti in un canale specifico o leggere il report sullo stato inviato dal grande capo una volta a settimana.

Coinvolgimento del pubblico

Uno degli aspetti più complessi della comunicazione interna è capire come trasmettere il messaggio. Di fronte a una presentazione noiosa ed eccessivamente formale, in genere le persone si deconcentrano e perdono informazioni importanti. D’altro canto, uno stile troppo informale potrebbe non far prendere sul serio le tue parole. Raggiungi un equilibrio inserendo nei documenti formali dei grafici e altri input visivi e adottando un tono professionale ma allo stesso tempo semplice e “umano”, senza troppi termini tecnici.

Numero inappropriato di canali di comunicazione

Alcuni canali sono preferibili ad altri per determinati tipi di comunicazione, quindi è essenziale offrire un mix di piattaforme. Devi però assicurarti che tutti sappiano quale piattaforma usare per ciascun tipo di comunicazione.

Tieni presente che un numero eccessivo di piattaforme può rappresentare un problema. Se sono disponibili molte opzioni e non specifichi chiaramente quale usare in ogni situazione, le informazioni possono facilmente andare perse. Le persone non sapranno dove cercare se hanno bisogno di accedere a un messaggio specifico.

Competenze per la comunicazione interna

Una comunicazione interna efficace richiede una serie di competenze, tra cui:

• Capacità comunicative generali: l’ascolto attivo, i chiarimenti e i messaggi precisi sono fondamentali.
• Conoscenza dell’argomento: prima di inviare un messaggio, assicurati di essere preparato a diventare il punto di riferimento per quell’argomento. Tieniti pronto per domande e richieste di chiarimenti.
• Conoscenza del pubblico: pensa a chi ti stai rivolgendo. Un neoassunto probabilmente avrà bisogno di maggiori dettagli rispetto a un manager, mentre un membro della dirigenza potrebbe non sapere esattamente cosa accade in produzione.

Errori di comunicazione e come evitarli

Si possono commettere molti errori nella comunicazione interna, praticamente tanti quanti i messaggi generati. Tra i più comuni ci sono:

• Usare il canale sbagliato
• Non rivolgersi correttamente al pubblico desiderato
• Andare fuori tema
• Non coinvolgere il pubblico

Utilizzo di Slack per una comunicazione interna più efficace

In Slack, siamo consapevoli dell’importanza della comunicazione interna e di tutti i problemi che si possono incontrare. Per questo motivo offriamo una piattaforma semplificata con una grande varietà di canali progettati per aiutarti a gestire diversi tipi e stili di comunicazione.

Che tu debba distribuire una newsletter interna, predisporre una sessione di domande e risposte con un importante dirigente o organizzare una riunione generale con più di 1.000 partecipanti, Slack ti consente di configurare facilmente i canali rilevanti. Riunendo tutti questi tipi di comunicazione in un’unica piattaforma con canali organizzati in modo efficiente, i dipendenti sapranno dove andare per trovare le informazioni di cui hanno bisogno, senza che nulla sfugga.