Organisationsdiagramm: Ein Leitfaden für Einsteiger:innen

Ein Organigramm stellt die Belegschaft eines Unternehmens dar, einschließlich der Teamstruktur, der Hierarchiebeziehungen und der Zuständigkeiten der Mitarbeitenden.

Eine gute Org-Chart zu erstellen, bedeutet viel mehr als nur eine Karte zu gestalten. Ein gelungenes Organigramm kann Geschäftsprozesse optimieren und Mitarbeitenden helfen, sich in ihren Rollen zu bewähren. Es kann eine Ressource für Unterstützung, Zusammenarbeit und Teambildung sein.

Im Folgenden erhältst du einen detaillierten Überblick über Organisationsdiagramme und erfährst, wie du ein erfolgreiches Organigramm für dein Unternehmen erstellen kannst.

Was ist ein Organisationsdiagramm?

Organisationsdiagramme werden auch als Org-Chart, Organigramme, Organogramme oder Hierarchiediagramme bezeichnet. Sie alle meinen im Wesentlichen das Gleiche: eine visuelle Darstellung der internen Struktur eines Unternehmens.

In einem Organigramm sind die Mitarbeitenden einer Organisation nach Teams gegliedert, und es zeigt, wie die Mitarbeitenden zueinander stehen.

Organisationsdiagramme veranschaulichen Hierarchiebeziehungen und Befehlsketten, um eine einfache Darstellung der Struktur eines Unternehmens, seine Hierarchie und die Einordnung aller Mitarbeitenden in das Gesamtbild zu geben.

Was sollte ein Organigramm enthalten?

Eine Org-Chart enthält Informationen über die einzelnen Bereiche, Teams, Hierarchiebeziehungen und einzelne Mitarbeitende. Für alle Mitarbeitenden kann ein Organigramm Folgendes zeigen:

• Name
• Foto
• Kontaktdaten
• Job-Titel
• Verantwortlichkeiten

Das Diagramm kann Linien, Pfeile und andere Symbole verwenden, um die beruflichen Beziehungen und die Rangordnung zwischen den einzelnen Mitgliedern darzustellen.

Warum sind Organisationsdiagramme wichtig?

Ein Organigramm hilft neuen Mitarbeitenden bei der Einarbeitung, hält langjährige Mitarbeitende auf dem Laufenden und stärkt das Vertrauen der Anleger:innen. Es ist besonders praktisch für Unternehmen mit Remote-Mitarbeitenden, da es die gesamte dezentral arbeitende Belegschaft abbildet, einschließlich der Rolle aller Remote-Mitarbeitenden und der gesamten Befehlskette.

Alle Mitarbeitenden sollten in der Lage sein, anhand der Tabelle Fragen wie diese zu beantworten:

• Wer gehört zum Führungsteam?
• Welche Rolle spiele ich in der Organisationsstruktur meines Unternehmens?
• Wer kann meine Fragen zu einem bestimmten Thema beantworten?
• Wer untersteht wem?

Organisationsdiagramme sollten die Mitarbeitenden auch darüber informieren, wie sich Personalabbau, Beförderungen und andere organisatorische Veränderungen auf sie auswirken könnten. Eine gut gestaltete Org-Chart kann sogar die Werte und Philosophien eines Unternehmens vermitteln, z. B. seine Positionen zu Inklusion, Zusammenarbeit und Hierarchie.

Grenzen von Organisationsdiagrammen

• Organisationsdiagramme können durch Umstrukturierungen in Unternehmen und den Wechsel von Mitarbeitenden schnell überholt sein
• Diagramme zeigen eventuell nur formale Hierarchiebeziehungen und lassen die Nuancen der informellen beruflichen Beziehungen innerhalb eines Unternehmens außer Acht
• Das Aktualisieren einer Org-Chart kann mühsam, komplex und zeitaufwändig sein, je nachdem, welches Tool zur Erstellung verwendet wird
• Organisationsdiagramme geben keinen Aufschluss über Führungsstile, Kommunikationsverfahren und die Art und Weise, wie die einzelnen Führungskräfte mit ihrem Team interagieren

Arten von Organisationsdiagrammen

Wir alle wissen, wie eindrucksvoll Grafiken sein können. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte, oder? (das kommt allerdings darauf an, ob du das richtige Bild verwendest.)

Um das Beste aus einer Org-Chart herauszuholen, musst du zuerst entscheiden, wie es gestaltet sein soll und wie du die Organisationsstruktur deines Unternehmens visuell darstellen willst.

Hierarchisch/Top-down

Diese Art von Organigramm beginnt mit einer Person – in der Regel Präsident:in oder CEO des Unternehmens – an der Spitze. Dann nimmt es die Form einer Pyramide an, die die Mitarbeiterhierarchie der Belegschaft darstellt. Je höher du in der Pyramide stehst, desto höher stehst du in der Hierarchie.

• Vorteile: Dieses Format bietet Klarheit über die Zuständigkeiten und Kommunikationswege. Die Mitarbeitenden können ihre Rollen, Teammitglieder und Hierarchiebeziehungen leicht verstehen. Ein hierarchisches Organigramm bietet den Mitarbeitenden außerdem einen festgelegten Weg für die berufliche Entwicklung.
• Nachteile: Diese Struktur bietet wenig Flexibilität im Hinblick auf die Hierarchie und kann zur Bildung von Silos führen, die eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit behindern und Innovationskraft einschränken könnten.

Abteilungsstruktur

Dieses Layout ähnelt einem hierarchischen Diagramm, gliedert die Struktur eines großen Unternehmens jedoch nach Produktbereichen, geografischen Standorten oder anderen Gruppierungsmethoden. Große Unternehmen mit unabhängigen Abteilungen, die ihre eigenen Ressourcen kontrollieren, verwenden häufig Abteilungsstrukturdiagramme.

• Vorteile: Die Abteilungsstruktur bietet mehr Flexibilität, um auf Marktveränderungen zu reagieren. Außerdem gibt sie den einzelnen Abteilungen innerhalb eines großen Unternehmens mehr Autonomie.
• Nachteile: Wie Top-Down-Organisationsdiagramme können auch Abteilungsstrukturdiagramme zu Silobildung führen, die funktionsübergreifende Zusammenarbeit behindern und es schwierig machen, Überschneidungen oder eine übermäßige Nutzung von Ressourcen zu erkennen.

Matrix

Ein Matrix-Organisationsdiagramm verwendet ein Raster, um die Beziehungen zwischen funktionsübergreifenden Teams darzustellen. Dieses Layout veranschaulicht, wie Mitarbeitende mit anderen aus verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten und wie sie an mehrere Verantwortliche berichten. Es gibt den Führungskräften die Möglichkeit, Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen für die Arbeit an einem Projekt auszuwählen.

• Vorteile: Diese Struktur hilft, Silos aufzubrechen und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern.
• Nachteile: Die Unterstellung unter mehr als eine Führungskraft oder Geschäftseinheit kann zu Verwirrung oder Konflikten unter den Mitarbeitenden führen.

Flach/Horizontal

Bei einer flachen oder horizontalen Org-Chart liegt der Schwerpunkt nicht auf der Mitarbeiterhierarchie der Angestellten. Alle Mitglieder haben gleich viel Entscheidungsgewalt, und es gibt weniger Hierarchieebenen im Unternehmen. Dieser Aufbau ist vor allem in kleinen Unternehmen mit einfachen Strukturen üblich, in denen die Mitarbeitenden oft mehr Verantwortung tragen, viele verschiedene Rollen einnehmen und direkter in die Entscheidungsfindung eingebunden sind.

• Vorteile: Dieser Ansatz fördert engere Beziehungen zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden und befähigt alle Teammitglieder, Verantwortung zu übernehmen und Entscheidungen zu treffen.
• Nachteile: Unternehmen haben nur begrenzte Möglichkeiten, innerhalb dieser Struktur zu wachsen. Wachsende Organisationen wechseln oft zu hierarchischen oder Matrix-Organisationsdiagrammen.

Erstellung eines Organisationsdiagramms

Gehen wir Schritt für Schritt vor, um ein Organigramm für dein Unternehmen zu erstellen.

Ermittle die Organisationsstruktur deines Unternehmens

Verschaffe dir Klarheit über die Struktur deiner Organisation, bevor du mit der Erstellung eines Diagramms beginnst. Definiere auf einer übergeordneten Ebene, wie die Abteilungen deiner Organisation zueinander stehen.

Identifiziere Rollen und Beziehungen

Erfasse die Befehlskette in deinem Unternehmen. Ermittle die Zuständigkeiten der einzelnen Mitarbeitenden und skizziere die Spezialisierung der einzelnen Geschäftsbereiche. Stelle dann die Hierarchiebeziehungen zwischen allen Mitarbeitenden dar. Diese Informationen kannst du durch Befragung der Teammitglieder oder in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung sammeln.

Wähle die richtige Art des Organisationsdiagramms

Nachdem du nun die Struktur deines Unternehmens sowohl auf übergeordneter Ebene als auch auf Ebene der einzelnen Mitarbeitenden verstanden hast, ist es an der Zeit, ein Organigramm zu entwerfen.

Deine Org-Chart sollte die Hierarchiebeziehungen der Organisation wiedergeben, die Entscheidungsprozesse widerspiegeln und der Größe und dem Wachstumsplan des Unternehmens entsprechen.

Kenne deine Zielgruppe

Wenn du die Zielgruppe eines Organisationsdiagramms kennst, kannst du entscheiden, wie viele Details es enthalten soll. Ein Diagramm, das Einzelheiten zu jeder einzelnen Person im Unternehmen enthält, kann beispielsweise auf den internen Gebrauch beschränkt sein. Eine vereinfachte, übersichtliche Version dagegen ist eher für externe Parteien geeignet.

Bewährte Verfahren für die Gestaltung von Organisationsdiagrammen

Achte darauf, dass deine Org-Chart einfach, übersichtlich und leicht zu verstehen ist. Verwende Formen, Farben und Liniendesigns, um Hierarchie, Beziehungen und Prozessabläufe zu unterscheiden.

Hebe die wichtigsten Rollen und Funktionen hervor, damit Benutzer:innen wichtige Mitarbeitende schnell erkennen und die Organisationsstruktur des Unternehmens verstehen können. Aktualisiere das Organigramm regelmäßig, wenn sich das Team und die Struktur weiterentwickeln. Ein veraltetes Diagramm kann zu Verwirrung und Fehlern führen.

Beste Tools und Software für die Erstellung von Org-Charts

Verschiedene Tools und Anwendungen können dir helfen, ein Organigramm zu erstellen und zu pflegen. Jedes Tool, das du verwendest, sollte sich in die bestehende Produktivitätsplattform deines Unternehmens integrieren lassen, um sicherzustellen, dass alle Zugriff auf das Organigramm für eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit haben.

• BambooHR eignet sich gut für kleine Unternehmen und Personalabteilungen
• ClickUp integriert ein Organisationsdiagramm-Tool in seine Management-Plattform
• Mit Deel können Benutzer:innen Filter anwenden, um zu verstehen, wie Teams zusammenarbeiten und wer ihre Fragen beantworten kann
• Lucidchart bietet intuitive Funktionen und eignet sich am besten für große Organisationen
• Slack Atlas verwendet Profilbilder, Standortinformationen und lustige Fakten, um ein abgerundetes Porträt der einzelnen Mitglieder eines Slack-Workspace zu erstellen.

Wie du ein Organigramm verwendest

Eine gute Org-Chart fördert die Zusammenarbeit und macht es den Mitarbeitenden leicht, die Aufgaben der anderen zu finden und zu verstehen. Du kannst ein gut ausgearbeitetes Organigramm für Folgendes nutzen:

• Einarbeitung neuer Mitarbeitender: Erläutere die Zuständigkeiten der Mitarbeitenden und der Hierarchiebeziehungen für neue Mitarbeitende
• Wachstum und Wandel gestalten: Visualisiere, wie Teams wachsen und interagieren, um Einstellungsentscheidungen zu treffen
• Mehr Klarheit schaffen: Verstehe, wie Mitarbeitende in die Organisationsstruktur deines Unternehmens passen und mit ihr interagieren
• Kommunikation verbessern: Ermuntere die Teammitglieder, Fragen zu stellen und die Initiative zu ergreifen, indem du ihnen ein tiefes Verständnis der verschiedenen Rollen und Hierarchiebeziehungen vermittelst.
• Ressourcenverteilung vereinfachen: Weise Ressourcen entsprechend der Teamstruktur und den Fähigkeiten zu
• Prozesse optimieren: Identifiziere Redundanzen und ineffiziente Abläufe in der Organisationsstruktur

Die Leistungsfähigkeit von Organisationsdiagrammen mit Slack maximieren

Organisationsdiagramme sind mehr als nur eine Übersicht über die Belegschaft eines Unternehmens. Sie bieten wichtige Kontextinformationen, die den Mitarbeitenden helfen, effektiv zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren.

Kontext mit Slack Atlas zur Verfügung stellen

Slack Atlas verwendet Profilbilder, Standortinformationen und interessante Details, um ein abgerundetes Porträt der einzelnen Mitglieder eines Slack-Workspace zu erstellen. Mitarbeitende können Atlas nutzen, um mehr über Kolleg:innen zu erfahren, bevor sie sie direkt in Slack ansprechen. Die gegenseitige Informationsvermittlung hilft beim Aufbau enger beruflicher Beziehungen in Remote-Arbeitsumgebungen und steigert sowohl die Motivation als auch die Produktivität.

Integration von Organisationsdiagrammen in Slack

Atlas bietet durchsuchbare Profilinformationen und ein dynamisches Organigramm, um die Vernetzung und transparente Zusammenarbeit in Slack zu fördern. Mitarbeitende können sich direkt in Slack genau dort, wo sie bereits arbeiten, über ihre Kolleg:innen und die Organisationsstruktur ihres Unternehmens informieren.

Änderungen und Aktualisierungen des Organigramms in Slack nachverfolgen

Atlas synchronisiert sich mit den Tools der Personalabteilung, um Mitarbeiterinformationen über die SCIM-API von Slack zu aktualisieren und sicherzustellen, dass jedes Profil korrekt und aktuell ist. Workspace-Admins können bestimmte Profilfelder für Mitarbeitende bearbeitbar machen, damit sie ihren eigenen Touch beisteuern können.

Sicherheit von Organisationsdiagrammen in Slack

Beim Umgang mit Mitarbeiterinformationen ist Datensicherheit ein Muss. Atlas nutzt dieselben Sicherheits- und Identitätsmanagement-Funktionen auf Unternehmensebene, die auch in der Slack-Plattform zum Einsatz kommen und legt dabei den Schwerpunkt auf Security Governance und Risikomanagement. 

Die Möglichkeiten eines Organigramms direkt verfügbar

Slack Atlas ist in allen von Slack unterstützten Märkten und Sprachen verfügbar. Du kannst mit dem Enterprise Grid-Plan ohne zusätzliche Kosten auf Slack Atlas zugreifen. Es ist auch als kostenpflichtiges Add-on für den Business+ Plan verfügbar. Erfahre mehr und starte noch heute mit Atlas durch.