Geschäftsprozesse automatisieren: Der Weg zur digitalen Innovation

Key Takeaways

• Geschäftsprozesse automatisieren spart Zeit, reduziert Fehler und schafft Transparenz.
• KMUs profitieren besonders von wiederholbaren, klar definierten Prozessen.
• Slack fungiert als zentrale Plattform, um Workflows zu verbinden und Automatisierung in den Alltag zu integrieren. 

Warum KMUs heute Geschäftsprozesse automatisieren sollten

Viele kleine und mittlere Unternehmen kämpfen mit ineffizienten Abläufen: Daten werden doppelt eingegeben, Genehmigungen dauern zu lange, und Informationen versanden in E-Mails.
Wer seine Geschäftsprozesse automatisieren möchte, kann diese Engpässe auflösen – mit spürbaren Ergebnissen.

Automatisierung sorgt für:

• Effizienzsteigerung: weniger manuelle Aufgaben, mehr Zeit für Kund:innen und Innovation
• Fehlerreduktion: Standardisierte Abläufe reduzieren menschliche Irrtümer.
• Skalierbarkeit: Prozesse wachsen mit dem Unternehmen mit.

Ein Beispiel: Ein Handwerksbetrieb digitalisierte seinen Angebotsprozess. Statt jede Anfrage manuell zu bearbeiten, startet jetzt ein Workflow, der automatisch Daten erfasst, prüft und ein Angebot generiert. Ergebnis: 40 % Zeitersparnis und 25 % weniger Fehler.

Welche Prozesse sich zur Automatisierung eignen

Nicht jeder Prozess lohnt sich sofort. Entscheidend sind Wiederholbarkeit, Volumen und Zeitaufwand. Geeignet sind insbesondere:

• Rechnungs- und Freigabeprozesse
• Onboarding neuer Mitarbeitender
• Kundendatenpflege oder Support-Tickets
• Projektstatus-Updates und Erinnerungen

Mit Tools zur Prozessanalyse wie Process Mining lässt sich feststellen, wo Engpässe entstehen und welche Abläufe sich am meisten lohnen, um sie zu digitalisieren.

Tipp: Beginne klein – ein klar abgegrenzter Pilotprozess liefert schnell messbare Ergebnisse und überzeugt auch skeptische Mitarbeitende.

Technologien und Ansätze zur Automatisierung

Um Geschäftsprozesse zu automatisieren, stehen heute mehrere Technologien zur Verfügung:

• Robotic Process Automation (RPA): RPA-Tools imitieren manuelle Tätigkeiten, etwa Dateneingaben oder E-Mail-Versand. Ideal für strukturierte, sich wiederholende Aufgaben.
• Workflow- und BPM-Plattformen: Diese Tools bilden ganze Geschäftsprozesse digital ab und ermöglichen eine durchgängige Steuerung, vom Start bis zur Genehmigung.
• Low-Code / No-Code Tools: Sie erlauben es auch Nicht-Entwickler:innen, Automatisierungen zu erstellen – etwa Formulare, Freigaben oder Erinnerungen.
• KI-gestützte Automatisierung: Künstliche Intelligenz erkennt Muster, trifft Entscheidungen und optimiert Prozesse dynamisch. Besonders interessant für Kundenservice und Qualitätskontrolle.

Schritt-für-Schritt zur erfolgreichen Umsetzung

1. Starte Pilotprojekte

 

Wähle einen kleinen, klar definierten Prozess, um Erfahrungen zu sammeln und intern Vertrauen aufzubauen.

2. Binde Mitarbeitende ein

 

Erkläre frühzeitig den Nutzen – Automatisierung ersetzt keine Menschen, sie entlastet sie. Schulungen fördern Akzeptanz und Motivation.

 

3. Integriere bestehende Systeme

 

Automatisierung entfaltet ihr Potenzial erst, wenn Systeme miteinander sprechen. Prüfe APIs und Schnittstellen zu bestehenden Tools.

 

4. Messe und optimiere

 

Sammle Daten, vergleiche Durchlaufzeiten und identifiziere Verbesserungspotenziale. Automatisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess.

 

Die Rolle von Slack im Automatisierungsprozess

Slack ist mehr als ein Kommunikationstool – es wird zur Integrationsplattform für digitale Prozesse.

• Zentrale Steuerung: Slack bündelt Benachrichtigungen, Genehmigungen und Statusmeldungen in Channels. So bleiben alle im Team informiert.

Integration mit Automatisierungstools: Über Apps wie Zapier, Make oder den Slack Workflow-Builder lassen sich Aktionen auslösen – etwa das automatische Posten einer neuen Anfrage oder die Freigabe einer Rechnung. Beispiel:
Ein Projektmanager genehmigt über Slack eine Budgetfreigabe, die automatisch im ERP-System verbucht wird. Gleichzeitig erhält das Finanzteam eine Bestätigung im Channel.

So werden manuelle Zwischenschritte durch klare, nachvollziehbare Abläufe ersetzt – Kommunikation und Automatisierung greifen ineinander.

Risiken und Herausforderungen – und wie du sie meisterstt

Auch wer Geschäftsprozesse automatisieren möchte, stößt auf Hürden.

1. Datensicherheit und Compliance

 

Setze auf Plattformen mit zertifizierten Sicherheitsstandards und DSGVO-konformer Datenverarbeitung.

2. Komplexität und Ausnahmen

 

Nicht jeder Prozess lässt sich vollständig abbilden. Plane manuelle Eingriffe dort, wo menschliches Urteilsvermögen unverzichtbar bleibt.

 

3. Kultureller Wandel

 

Automatisierung verändert Arbeitsweisen. Führe den Wandel transparent, Schritt für Schritt, und zeige, welchen Nutzen sie bringt.

 

Ausblick: KI und Zukunftstrends

Automatisierung wird zunehmend intelligent: KI-Systeme priorisieren Aufgaben, erkennen Anomalien und passen Workflows eigenständig an. Unternehmen entwickeln sich so zu datengetriebenen Organisationen, in denen Routinearbeiten verschwinden und Teams sich auf strategische Themen konzentrieren.

Der nächste Schritt ist Hyperautomation – die Verbindung von KI, Prozessanalyse und Automatisierung in einem ganzheitlichen System. Slack spielt dabei eine entscheidende Rolle, weil es alle Tools und Menschen an einem Ort zusammenführt.

FAQ

Welche Prozesse eignen sich am besten zur Automatisierung?
Vor allem wiederkehrende, regelbasierte Prozesse wie Rechnungsfreigaben, Urlaubsanträge oder Supportanfragen.

Brauche ich Programmierkenntnisse, um Automatisierungen zu erstellen?
Nicht unbedingt. Mit Low-Code- oder No-Code-Plattformen wie Slack den Workflow-Builder können Teams Abläufe ohne Programmierung erstellen.

Wie hoch sind die typischen Kosten für die Prozessautomatisierung?
Das hängt von Umfang und Tools ab. Kleine Projekte starten oft mit wenigen Hundert Euro im Monat, während komplexe RPA-Implementierungen höhere Budgets erfordern.

Wie schnell rechnet sich die Investition?
Viele KMU erzielen bereits nach drei bis sechs Monaten messbare Effizienzgewinne, etwa durch Zeitersparnis und geringere Fehlerquoten.