Geschäftsprozesse automatisieren: So entlastest du dein Team Schritt für Schritt

Was bedeutet es, Geschäftsprozesse zu automatisieren?

Geschäftsprozesse automatisieren heißt, wiederkehrende und regelbasierte Arbeitsschritte von Software erledigen zu lassen – mit möglichst wenigen manuellen Eingriffen. Fachleute sprechen von Business Process Automation (BPA). Ein Geschäftsprozess besteht aus aufeinander abgestimmten Aufgaben, die gemeinsam zu einem definierten Ergebnis führen: ein freigegebenes Angebot, ein gelöstes Support-Ticket oder ein neues, eingearbeitetes Teammitglied.

Automatisierung lässt sich in vier Stufen denken:

• Aufgabenautomatisierung: Einzelne Handgriffe laufen automatisch, z. B. eine Erinnerung oder eine Begrüßungsnachricht.
• Workflow-Automatisierung: Mehrere Schritte greifen ineinander, z. B. Formular ausfüllen, Freigabe einholen, Ergebnis im Channel posten.
• Prozessautomatisierung: Ein kompletter Ablauf über Abteilungen und Systeme hinweg läuft automatisch, z. B. vom Vertragsabschluss bis zur ersten Rechnung.
• Intelligente Automatisierung:Künstliche Intelligenz (KI) ergänzt regelbasierte Abläufe, versteht unstrukturierte Informationen und erledigt als KI-Agent eigenständig Aufgaben.

Begriffliche Abgrenzung: BPA, RPA, BPM und Digitalisierung

Rund um das Thema fallen oft mehrere Begriffe, die eng zusammenhängen, aber nicht dasselbe meinen:

Vereinfacht gesagt: Digitalisierung schafft die Grundlage, BPM gibt den Rahmen vor, BPA setzt die Automatisierung um, und RPA ist eines der Werkzeuge dafür.

Warum sich die Automatisierung von Geschäftsprozessen lohnt

Routinearbeit kostet Zeit, die an anderer Stelle fehlt. In der State-of-Work-Studie von Slack (2023, über 18.000 Befragte, davon 2.032 in Deutschland) gaben 77% der befragten Büroangestellten an, dass die Automatisierung von Routineaufgaben ihre Produktivität erheblich verbessern würde. Wer bereits Automatisierungen nutzt, spart im Schnitt 3,6 Stunden pro Woche. Hochgerechnet sind das rund 23 Arbeitstage im Jahr.

Auch künstliche Intelligenz eröffnet neue Möglichkeiten für die Prozessautomatisierung. Laut einer Bitkom-Umfrage vom September 2026 setzen inzwischen 57% der Unternehmen in Deutschland mit mindestens 20 Beschäftigten KI ein. Im Jahr 2024 waren es erst 20%. Fast die Hälfte der Unternehmen mit KI-Einsatz (48%) hat ihre internen Prozesse dadurch deutlich beschleunigt.

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

• ehr Zeit für wertvolle Arbeit:M Teams kümmern sich um Kund:innen, Strategie und Ideen statt um Copy-and-paste.
• Weniger Fehler: Automatisierte Regeln reduzieren vergessene Arbeitsschritte und manuelle Eingabefehler.
• Kürzere Durchlaufzeiten: Freigaben und Übergaben bleiben nicht mehr im E-Mail-Postfach liegen.
• Mehr Transparenz: Alle sehen, wo ein Vorgang gerade steht, ohne nachzufragen.
• Skalierbarkeit: Automatisierte Abläufe wachsen mit, ohne dass der Aufwand im gleichen Maß steigt.

Rechenbeispiel: Wie viel Zeit spart ein automatisierter Prozess?

Angenommen, dein Team bearbeitet jede Woche 50 interne Anfragen. Für die manuelle Erfassung, Weiterleitung und Statusmeldung benötigt ihr jeweils zehn Minuten. Automatisierst du diese Schritte und reduzierst den Aufwand auf zwei Minuten pro Anfrage, spart dein Team rund 6,7 Stunden pro Woche.

Ob sich die Automatisierung wirtschaftlich lohnt, hängt auch vom einmaligen Einrichtungsaufwand und der laufenden Pflege ab. Vergleiche deshalb die eingesparte Arbeitszeit mit den Kosten für Einrichtung und Betrieb.

Welche Geschäftsprozesse eignen sich zur Automatisierung?

Nicht jeder Ablauf lohnt sich sofort. Am meisten bringt Automatisierung dort, wo viele Menschen dieselben Schritte immer wieder gleich erledigen.

Diese Kriterien helfen dir bei der Auswahl

Ein Prozess ist ein guter Kandidat, wenn er möglichst viele dieser Punkte erfüllt:

• Er kommt häufig vor, täglich oder wöchentlich.
• Er folgt klaren Regeln mit wenigen Ausnahmen.
• Er hat viele Übergaben zwischen Personen oder Teams.
• Die benötigten Daten liegen bereits digital vor.
• Fehler oder Verzögerungen kosten spürbar Zeit oder Geld.
• Der Erfolg lässt sich messen, z. B. an der Durchlaufzeit oder der Fehlerquote.

Wichtig: Automatisiere keinen Prozess, der schon heute nicht funktioniert. Ein chaotischer Ablauf wird durch Automatisierung nur schneller chaotisch. Vereinfache ihn zuerst und streiche überflüssige Schritte, bevor du daraus einen Workflow baust.

Beispiele aus verschiedenen Fachabteilungen

Ob HR, Vertrieb oder Kundensupport: In jeder Abteilung gibt es Abläufe, die sich mit überschaubarem Aufwand automatisieren lassen. Die Tabelle zeigt typische Beispiele.

Für kleinere Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung gibt es passende Lösungen für Kleinunternehmen.

Technologien im Überblick: Von No-Code bis KI-Agent

Für die Automatisierung von Geschäftsprozessen gibt es nicht die eine Lösung. Welche Technologie passt, hängt davon ab, wie komplex der Ablauf ist und wer ihn betreuen soll.

Exkurs: Was unterscheidet einen KI-Agenten von einem klassischen Chatbot?

Während klassische Chatbots vor allem Fragen beantworten, können KI-Agenten eigenständig mehrstufige Aufgaben bearbeiten. Dafür rufen sie Informationen aus verschiedenen Systemen ab, bereiten Entscheidungen vor und führen innerhalb festgelegter Berechtigungen Aktionen aus.

Geschäftsprozessautomatisierung in sechs Schritten

Ein strukturiertes Vorgehen verhindert, dass Automatisierung zum Selbstzweck wird. Mit diesen sechs Schritten behältst du den Überblick.

1. Ist-Prozess erfassen
   Schreibe den Ablauf so auf, wie er heute tatsächlich läuft, nicht wie er im Handbuch steht. Wer startet den Prozess? Welche Informationen braucht es? Wer gibt frei, wer wird informiert? Notiere außerdem, wie lange ein Durchlauf dauert und wo er am häufigsten hängen bleibt. Diese Werte brauchst du später, um Erfolg zu belegen.
2. Prozesse priorisieren
   Bewerte deine Kandidaten nach zwei Fragen: Wie groß ist der Nutzen und wie hoch ist der Aufwand? Prozesse mit hohem Nutzen und geringem Aufwand sind deine Quick Wins. Starte mit einem davon. Aufwändige Vorhaben mit hohem Nutzen planst du als strategische Projekte für später.
3. Ziele und Kennzahlen festlegen
   Lege vor dem Start fest, woran du Erfolg misst. Typische Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) sind:
   • Durchlaufzeit pro Vorgang
   • Anzahl manueller Schritte und Übergaben
   • Fehler- oder Rückfragequote
   • Zufriedenheit der Beteiligten
4. Pilot bauen und testen
   Setze den ersten Workflow für ein kleines Team um. Halte ihn bewusst schlank und teste ihn mit echten Fällen. Plane manuelle Eingriffe dort ein, wo menschliches Urteilsvermögen gefragt ist, etwa bei ungewöhnlichen Sonderfällen.
5. Team einbinden und befähigen
   Automatisierung verändert Arbeitsweisen. Erkläre früh, warum ihr automatisiert: Es geht darum, Menschen von Routine zu entlasten, nicht darum, sie zu ersetzen. Beziehe die Personen, die den Prozess täglich nutzen, frühzeitig in die Planung und Tests ein. Sie kennen die Stolpersteine am besten und werden zu Fürsprecher:innen im Team.
6. Messen, verbessern, ausrollen
   Vergleiche nach einigen Wochen deine Kennzahlen mit dem Ausgangswert. Läuft der Pilot stabil, überträgst du das Muster auf weitere Prozesse. Automatisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Verbesserungszyklus.

Tipp: Starte nicht bei null. In der Vorlagen-Galerie findest du vorgefertigte Vorlagen, die du an deine Abläufe anpasst.

So automatisierst du Geschäftsprozesse direkt in Slack

Viele Geschäftsprozesse beginnen mit einer Nachricht, benötigen eine Freigabe oder enden mit einem Status-Update. Genau hier setzt Slack an.

Workflow-Builder: Automatisierung ohne Code

Mit dem Workflow-Builder automatisierst du wiederkehrende Abläufe direkt in der Arbeitsumgebung deines Teams. Anfragen gelangen zur richtigen Person, Beteiligte erhalten automatisch Updates und Informationen bleiben zentral verfügbar. Über Connectors bindest du Apps und Integrationen wie Salesforce, Google oder Atlassian ein. Der Workflow-Builder ist in den kostenpflichtigen Abonnements Pro, Business+ und Enterprise+ enthalten.

Was das in der Praxis bringt, zeigen unsere Kund:innen: Bei immocloud landen neue Mitarbeitende per Workflow automatisch in den richtigen Channels. Und weil alle in einem Channel zusammenarbeiten, sparen die Remote-Entwicklungsteams rund 50% der Zeit für Abstimmungen. Nutanix löst IT-Tickets dank automatisierter Abläufe in Slack 34% schneller.

Beispiel: Freigabe von Rabatt im Vertrieb

So könnte ein einfacher Freigabe-Workflow aussehen:

1. Eine Person aus dem Vertrieb startet den Workflow über einen Link im Vertriebs-Channel und füllt ein kurzes Formular aus: Unternehmen, Volumen, gewünschter Rabatt.
2. Der Workflow schickt die Anfrage an die zuständige Führungskraft, die mit einem Klick freigibt oder ablehnt.
3. Das Ergebnis erscheint automatisch im Channel, sodass alle Beteiligten Bescheid wissen. Ein Connector hält die Freigabe im CRM-System fest.

KI und Agenten: Der nächste Schritt

Der Slackbot ist dein persönlicher KI-Agent in Slack: Er liefert Kontext aus deinen Unterhaltungen und führt Aufgaben in verschiedenen Apps aus. Mit Agentforce holst du außerdem Salesforce-Agenten nativ in Slack, zum Beispiel für Service-, HR- oder IT-Anfragen. Weil Agenten im selben Channel arbeiten wie dein Team, bleibt nachvollziehbar, was sie tun. Und du legst fest, wo Menschen entscheiden. Mehr erfährst du auf unserer Seite zu KI in Slack und in unserem Beitrag über KI-Agenten bei der Arbeit.

Übersicht behalten mit Listen und Canvas

Mit Listen verfolgst du Aufgaben und Anfragen strukturiert nach. Im Canvas dokumentierst du deine Prozesse und bettest Workflow-Links direkt ein. So kommen alle Beteiligten vom Lesen direkt ins Handeln.

Typische Stolpersteine und wie du sie vermeidest

Die meisten Automatisierungsprojekte mit KI scheitern nicht an der Technik. Beim KI-Einsatz nennen Unternehmen laut Bitkom vor allem Datenschutz (66%), rechtliche Unsicherheit (56%) und fehlende Akzeptanz der Beschäftigten (42%) als Hürden. So gehst du die häufigsten Stolpersteine an:

Fazit: Starte mit einem Prozess, der dein Team täglich Zeit kostet

Geschäftsprozesse zu automatisieren, ist kein aufwändiges IT-Projekt. Entscheidend ist, mit einem klar definierten Ablauf zu beginnen und den Erfolg messbar zu machen. Schon einfache Automatisierungen können manuelle Arbeit reduzieren und Freigaben beschleunigen.

Mit dem Workflow-Builder von Slack setzt du wiederkehrende Abläufe direkt dort um, wo dein Team zusammenarbeitet. Wähle eine passende Vorlage und erstelle deinen ersten Workflow ohne Programmierkenntnisse.

Jetzt starten

Häufige Fragen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen