Plantilla del centro de beneficios para empleados

Ya sea por temas de seguros, políticas de licencia con goce de sueldo o detalles sobre un programa de beneficios, los empleados esperan una respuesta rápida cuando acuden a tu equipo para obtener información acerca de sus beneficios. Pero esto se vuelve complicado cuando esa información está dispersa en varias plataformas diferentes. Además, las preguntas llegan por correo electrónico, canales de Slack, mensajes directos y hasta reuniones, lo que las hace difíciles de monitorear y más propensas a perderse.

Para apoyar a los empleados rápidamente sin sobrecargar a tu equipo, necesitas un centro de beneficios donde puedas centralizar la información y simplificar las solicitudes de ayuda.

¿Qué es un centro de beneficios?

Un centro de beneficios reúne todos tus documentos, conocimiento institucional y preguntas de empleados en una ubicación central. Esto reduce de manera significativa el trabajo repetitivo para tu equipo y empodera a los empleados con opciones de autoservicio. Todos ganan cuando la información de beneficios es transparente y fácil de acceder.

Puedes agregar funciones y secciones a tu centro de beneficios según lo que necesite tu empresa, pero cada centro debería tener estas secciones fundamentales:

• Preguntas frecuentes. Crea tu sección de preguntas frecuentes con las consultas recurrentes con las que suele lidiar tu equipo. Además de respuestas claras, incluye enlaces a recursos.
• Base de conocimientos. Vincula todos tus documentos y herramientas de beneficios, aunque estén dispersos entre diferentes plataformas (y especialmente si lo están).
• Contactos clave. Deja claro a quién deben dirigirse los empleados para problemas específicos. Considera también agregar información de contacto de tus proveedores de beneficios, según corresponda.

Las ventajas de nuestra plantilla del centro de beneficios para empleados

La plantilla del centro de beneficios de Slack es un recurso central diseñado para consolidar toda la información de beneficios para empleados de tu empresa en un lugar de fácil acceso.

Optimiza la gestión de beneficios

Esta plantilla hace que la gestión de beneficios sea menos complicada para tu equipo de RR. HH. y tus empleados al garantizar que cada empleado tenga acceso instantáneo a la información que necesita. Esta centralización no solo mejora la eficiencia operativa, también mejora la satisfacción de los empleados al proporcionar respuestas claras e inmediatas sobre los beneficios disponibles. 

Sin embargo, esto no es solo una página estática‌. Con flujos de trabajo personalizados automatizados, herramientas de búsqueda robustas y cientos de integraciones de terceros disponibles, tu centro de beneficios se convierte en una plataforma interactiva y dinámica para compartir conocimientos.

Una guía centralizada de beneficios

Esta plantilla del centro de beneficios para empleados incluye una guía de beneficios personalizable que reúne todos tus recursos de beneficios en una sola ubicación. Todo lo que necesitas hacer es agregar enlaces a tus documentos de beneficios, información de contacto clave, preguntas frecuentes y otros recursos esenciales. 

Esta guía de beneficios puede servir como el directorio principal para toda la información de beneficios, lo que ayuda a los empleados a explorar sus opciones así como a entender el alcance completo de los beneficios y las ventajas que tu empresa proporciona. Mejora la experiencia del empleado y reduce la carga de trabajo de tu equipo de RR. HH. Todos se benefician.

La organización es clave para aprovechar al máximo tu guía de beneficios, así que es conveniente ser estratégico al diseñar una estructura que sea tanto intuitiva como integral para las necesidades de tu empresa. Además de las categorías predeterminadas incluidas en la plantilla de guía de beneficios, también puedes considerar secciones para:

• Beneficios de oficina con ubicación compartida, como beneficios de transporte o un subsidio para el almuerzo.
  
• Beneficios de oficina remota, como un presupuesto para equipos o un subsidio de servicios públicos.
  
• Beneficios de desarrollo profesional, como programas calificados y política de reembolso.

Preguntas y respuestas en tiempo real para mayor claridad

Nuestra plantilla del centro de beneficios para empleados permite que los empleados envíen sus preguntas específicas a través de un formulario en lugar de depender únicamente de una sección de preguntas frecuentes. Estos envíos de formulario estructurados le dan a tu equipo los detalles que necesitan desde el primer momento. Esto hace que todo el proceso sea más eficiente y sin complicaciones para todos los involucrados.

Una vez que se envía una pregunta, una automatización de flujo de trabajo creará un ticket en el canal del centro de beneficios. Después de que un representante de RR. HH. reclame el ticket, el flujo de trabajo crea un hilo de conversación entre el representante de RR. HH. y la persona que envía la pregunta. La comunicación en tiempo real hace que sea mucho más fácil para ambas partes resolver problemas rápidamente. 

Personaliza los formularios de preguntas para registrar toda la información relevante, de modo que sea lo más fácil posible asignar y responder preguntas. Por ejemplo, además de los campos predeterminados de categoría y prioridad, también podrías crear campos para los siguiente:

• Ubicación. Esto te ayudará a conectar rápidamente a miembros del equipo global con el gestor de beneficios adecuado.
• Carga de archivos. Proporciona la opción de adjuntar archivos relevantes, como recibos o correos electrónicos.
• Contacto. Agrega un campo «Usuario de Slack» que permita a los empleados etiquetar a su gerente o a un representante de RR. HH. que los haya ayudado en el pasado y que tenga contexto sobre el problema.

Monitorea preguntas sobre beneficios con facilidad

Convierte tu plantilla del centro de beneficios tanto en una lista de tareas como en una fuente de conocimiento para tu equipo con el seguimiento de preguntas. Esta herramienta registra y organiza automáticamente todas las preguntas enviadas al canal del centro de beneficios. Este seguimiento facilita a los equipos de RR. HH. gestionar consultas entrantes, cambiar automáticamente el estado de una consulta y asegurar que ninguna pregunta de empleado quede sin respuesta.

Esto es importante en especial cuando se trata de problemas complejos, pero potencialmente urgentes, como preguntas acerca de beneficios médicos. Es posible que no puedas responder una pregunta de inmediato, pero tampoco puedes arriesgarte a perder estas preguntas en el montón. Utiliza el seguimiento de preguntas para establecer recordatorios, etiquetar miembros del equipo en comentarios de tareas o para filtrar preguntas de forma rápida según el tema y la urgencia.

Con este sistema de seguimiento eficiente, tu equipo de RR. HH. también puede identificar preocupaciones frecuentes y brechas en tus recursos existentes. 

Revisa periódicamente los elementos de tu lista para encontrar preguntas recurrentes. Usa filtros para que puedas centrarte en tendencias de categorías específicas. Luego, revisa las conversaciones que tuvieron tus representantes de RR. HH. con los empleados. Busca las conversaciones donde el empleado haya tenido dificultades para entender la respuesta o expresado preocupaciones o frustraciones. Después, toma lo que aprendiste en esta revisión y úsalo para actualizar o agregar entradas a tu guía de beneficios.

Aprovecha las perspectivas que se proporcionan a través del seguimiento de preguntas para construir de forma orgánica tus preguntas frecuentes y mejorar continuamente todo tu centro de información de beneficios.