Plantilla de lista de verificación de incorporación

Aclimatarse a un nuevo lugar de trabajo puede ser tan abrumador como emocionante para muchas nuevas contrataciones mientras navegan sus primeros días. De hecho, según una encuesta de Glean, el 81 % de los nuevos empleados informa sentirse abrumado durante la incorporación. Los nuevos empleados a menudo se sienten ansiosos durante la incorporación no solo por lo novedoso de todo, sino también por lo desconocido. El proceso de incorporación también puede ser un desafío para los gerentes mientras intentan hacer su trabajo regular además de poner al día a los nuevos miembros del equipo. Una de las mejores cosas que puedes hacer para aliviar las demandas sobre los líderes de equipo y darles a los nuevos miembros del equipo un proceso de iniciación sólido y que genere confianza es usar una plantilla de lista de verificación de incorporación. 

Una plantilla de lista de verificación de incorporación centraliza los materiales de incorporación en una estructura claramente definida para que los nuevos miembros del equipo la sigan. Esto asegura que los empleados puedan encontrar fácilmente los recursos que necesitan y completar las acciones necesarias para estar completamente preparados para su nueva función. Los procesos sólidos de incorporación ayudan a las organizaciones a agilizar la integración de nuevos empleados en flujos de trabajo colaborativos y fomentan un sentido de pertenencia y alineación con los valores de la empresa.

¿Por qué es importante una plantilla de incorporación?

Una experiencia de incorporación claramente definida es crucial, no solo para ahorrar tiempo a los gerentes y nuevos empleados, sino también para proteger las inversiones en la fuerza laboral. En una encuesta de Gallup, el 70 % de los empleados con experiencias excepcionales de incorporación dice tener «el mejor trabajo posible», y tiene 2,6 veces más probabilidades de estar «extremadamente satisfecho» con su lugar de trabajo, lo que no solo mejora la productividad, sino que disminuye la posibilidad de rotación.

Las plantillas de incorporación eliminan la confusión en torno a las responsabilidades iniciales y aseguran que las tareas importantes, desde el papeleo de RR. HH. hasta las presentaciones del equipo, se completen en una secuencia lógica que construye confianza y competencia.

Sin una plantilla sólida de proceso de incorporación, las organizaciones:

• No tendrán claridad sobre las tareas de incorporación para nuevos empleados (lo que lleva a confusión y retrasos)
• Perderán tiempo recreando materiales de incorporación para cada nuevo empleado
• No lograrán proporcionar acceso oportuno a los canales de comunicación correctos y las conversaciones del equipo
• Tendrán dificultades para comunicar expectativas claras a los nuevos empleados (lo que causa ansiedad y dificultades para cumplir con sus nuevas funciones)

La plantilla ideal de plan de incorporación debe ser una guía integral con todo lo que un nuevo miembro del equipo necesita para aclimatarse a la organización y su función. Las plantillas de incorporación deben hacer más que solo organizar tareas: sirven como una brújula cultural, lo que ayuda a los nuevos empleados a entender y adoptar los valores y el estilo de trabajo de tu empresa.

Los beneficios de nuestra plantilla de incorporación de empleados

Ya sea que estés incorporando miembros remotos del equipo o buscando dar la bienvenida a nuevo personal de oficina, esta plantilla de incorporación de empleados agiliza todo el proceso. Usar una plantilla de incorporación de empleados asegura que cada nuevo empleado reciba la misma introducción de alta calidad a tu empresa mientras se sienta personalmente bienvenido y valorado desde el primer día.

Da la bienvenida a los nuevos miembros del equipo con facilidad

Esta plantilla de lista de verificación de incorporación está diseñada para ser el punto de partida definitivo para nuevos empleados que se unen a tu equipo. Es como un correo electrónico de bienvenida, pero mejor. Sirve como un centro centralizado donde los recién llegados pueden encontrar y consultar todos los detalles, recursos y herramientas necesarios para comenzar su trayecto con tu organización. Ya sea que tu equipo trabaje en la oficina o de forma remota, esta plantilla asegura una experiencia de incorporación fluida y coherente para todos los nuevos empleados. Al proporcionar un enfoque estructurado, ayuda a construir una primera impresión sólida mientras fomenta un sentido de pertenencia y compromiso.

Personaliza sin esfuerzo las guías de incorporación

La plantilla incluye una guía de bienvenida personalizable, que permite a las empresas adaptar la experiencia para reflejar su cultura empresarial única. Desde una descripción general de los valores y políticas de la empresa hasta presentar a los miembros clave del equipo, esta guía facilita que los gerentes se aseguren de que todos los empleados se sientan conectados. Para empleados remotos, la guía se puede adaptar para incluir pasos de incorporación virtual, como configurar una oficina en casa, sesiones de capacitación o programar reportes periódicos para mantenerse en el trayecto correcto.

Define claramente las tareas de la primera semana

Para mejorar el proceso de incorporación, la plantilla ofrece una lista de verificación detallada de tareas esenciales de la primera semana. Estas tareas incluyen elementos como presentar la documentación del nuevo empleado, asistir a sesiones de orientación, conocer a los miembros clave del equipo y completar programas de capacitación inicial. Para la incorporación remota, incluso destaca cómo configurar herramientas virtuales y asignar canales de equipo relevantes para garantizar una comunicación fluida. Estos pasos ayudan a los empleados a aclimatarse a su nueva función, generar confianza y volverse productivos rápidamente.

Agrega miembros del equipo a las conversaciones correctas de forma automática

Incluir a los nuevos empleados en las discusiones y flujos de trabajo correctos es fundamental. Con esta plantilla de lista de verificación de incorporación, los gerentes pueden asignar fácilmente a los nuevos empleados a canales de equipo y conversaciones con un solo clic. Esta función garantiza que los empleados puedan abordar su primera semana de principio a fin sin perderse ninguna interacción crucial. Es una forma simple pero efectiva de impulsar la participación de los empleados y ayudar a los nuevos empleados a mantenerse informados.

Crea impacto desde el primer día

Un plan de incorporación sólido es esencial para garantizar una transición fluida para los nuevos empleados. Esta plantilla no solo simplifica el proceso de planificación, sino que también facilita revisar y actualizar los pasos según sea necesario. Al abordar aspectos críticos como recursos de aprendizaje, objetivos de rendimiento y reportes periódicos, ayuda a las organizaciones a brindar una experiencia de incorporación integral. Con todo en un lugar, los gerentes y equipos de RR. HH. pueden estar seguros de que están usando el mejor programa de incorporación para preparar a los nuevos empleados para el éxito.

¿Qué debe incluirse en una plantilla de incorporación de nuevos empleados para una experiencia exitosa del empleado?

Una plantilla integral de incorporación de nuevos empleados debe servir como una guía interactiva que integre sin problemas a los nuevos empleados en tu organización mientras se asegura de que no se pierdan pasos críticos. A través de nuestras funciones robustas de plantillas, las organizaciones pueden crear una experiencia de incorporación dinámica que se adapte tanto a empleados remotos como presenciales para mantenerlos comprometidos e informados durante todo su trayecto.

Guía de bienvenida e introducción del equipo

La plantilla debe comenzar con una guía de bienvenida personalizada que establezca el tono para el trayecto del empleado. Usando la integración de perfil de Slack, los nuevos empleados pueden conectarse inmediatamente con los miembros de su equipo a través de una sección dedicada «Conoce al equipo», que incluye perfiles vinculados y breves descripciones de funciones que pueden leer a su ritmo. Esto ayuda a derribar las barreras iniciales de comunicación y facilita la construcción natural de relaciones desde el primer día.

Cronograma de la primera semana y reuniones críticas

Estructura la plantilla para incluir una tabla detallada de «Reuniones importantes» que describa las sesiones de orientación, las reuniones de sincronización del equipo y los talleres de capacitación donde pueden aprender lo básico. A través de la integración del calendario de Slack, estas reuniones se pueden agregar automáticamente al calendario del empleado, e incluyen horarios recurrentes y enlaces de reunión. Esto asegura que los nuevos empleados nunca se pierdan sesiones cruciales de incorporación o encuentros del equipo.

Gestión de tareas y seguimiento del progreso

Implementa una lista completa de tareas pendientes para la primera semana con las funciones personalizables de seguimiento de tareas de Slack. Cada tarea debe estar categorizada (RR. HH., Configuración de TI, Capacitación) con propietarios claros e indicadores de estado. Se pueden agregar campos personalizados para proporcionar contexto adicional, como opciones de equipo o limitaciones de presupuesto, lo que facilita que los nuevos empleados rastreen su progreso y entiendan sus responsabilidades.

Navegación de canales y configuración de comunicación

Crea automatización de flujos de trabajo que guíe a los nuevos empleados a unirse a los canales de Slack esenciales. Esto debe incluir canales específicos del equipo, anuncios de toda la empresa y espacios sociales. El flujo de trabajo se puede personalizar para asegurar que los empleados reciban los permisos y niveles de acceso correctos mientras se explica la finalidad y etiqueta de cada canal.

Acceso a recursos e integración cultural

Desarrolla una ubicación centralizada de recursos de cultura empresarial con enlaces a documentación importante, incluyendo manuales del empleado, información de beneficios y valores de la empresa. Esta sección debe aprovechar las capacidades de intercambio de documentos de Slack para brindar fácil acceso a materiales de capacitación, documentos de cumplimiento e iniciativas culturales que ayuden a los nuevos empleados a entender mejor y adoptar los valores de tu organización.

 Configuración de TI y acceso a sistemas

Incluye listas de verificación detalladas de configuración de TI con enlaces a descargas de software necesario, credenciales de inicio de sesión y solicitudes de equipo. Los campos personalizados pueden especificar preferencias de hardware, requisitos de software e instrucciones de configuración, mientras que los flujos de trabajo automatizados pueden activar tickets de soporte de TI y hacer seguimiento del estado de finalización. Esto asegura que los nuevos empleados tengan todas las herramientas que necesitan para ser productivos desde el primer día.

Integraciones de terceros para complementar tu plantilla de incorporación de nuevos empleados

Uno de los aspectos más poderosos de alojar tu plantilla de incorporación de nuevos empleados en Slack es la capacidad de centralizar todo a través de integraciones perfectas con otras herramientas que usa tu equipo.

Conecta calendarios

Transforma la gestión de tu cronograma de incorporación con la integración directa de Google Calendar en tu espacio de trabajo de Slack. Esta integración sincroniza automáticamente reuniones de orientación, sesiones de capacitación y presentaciones de equipos, lo que permite que los nuevos empleados vean y respondan a invitaciones de calendario sin salir de Slack. Esto asegura que los hitos importantes de incorporación sean rastreados y programados con recordatorios automatizados que mantienen a todos alineados según lo programado.

Comparte archivos de forma segura

Aprovecha el poder de Google Workspace para optimizar el intercambio de documentos y la colaboración. Los nuevos empleados pueden acceder, editar y colaborar en documentos esenciales, materiales de capacitación y políticas de la empresa directamente dentro de los canales de Slack. Esta integración asegura que toda la información sensible permanezca segura mientras mantiene una fácil accesibilidad para quienes la necesitan.

Sincroniza wikis internos

Mejora el intercambio de conocimientos conectando Notion y Loom a tu plantilla de incorporación. Los nuevos empleados pueden acceder a wikis con información exhaustiva de la empresa, documentación de procesos y tutoriales en video sin cambiar entre varias plataformas. La base de conocimientos organizada de Notion combinada con las demostraciones visuales de Loom crea una experiencia de aprendizaje inmersiva que ayuda a los empleados a comprender información compleja de manera rápida y efectiva.

Comunícate con miembros del equipo

Fomenta conexiones significativas a través de integraciones con Donut y Zoom. Donut facilita conversaciones virtuales informales y emparejamientos de mentoría, mientras que la integración con Zoom permite videoconferencias sin problemas para sesiones de incorporación remota, reuniones de equipo y revisiones individuales. Estas herramientas funcionan juntas para crear oportunidades naturales para la construcción de relaciones, lo que asegura que cada empleado nuevo se sienta conectado con los miembros de su equipo y su gerente, independientemente de la ubicación física.