En el año 2011, InboundCycle se abrió camino como la primera agencia de inbound marketing en España y Latinoamérica. Desde entonces, la empresa ha crecido hasta superar el centenar de empleados, expandiéndose más allá de España a Francia, Chile, México y Brasil. Con una cultura 100 % nativa digital, la empresa cuenta con una cartera de más de trescientos colaboradores externos que unen fuerzas en diversos proyectos. La estrecha colaboración entre estos colaboradores y los diferentes departamentos de InboundCycle es esencial para abordar las necesidades únicas de cada cliente.
Hasta hace unos cuatro años, todas las interacciones internas dependían del correo electrónico, como recuerda Anna Campins, entonces directora de TI y ahora directora de procesos: “Dependíamos completamente de él”. Eso cambió cuando InboundCycle, bajo el liderazgo del director general y cofundador, Pau Valdés, adoptó la tecnología de Slack.
Administración del conocimiento ágil
Las comunicaciones internas no solo dependían en gran medida del correo electrónico, sino que también recurrían a Google Hangouts para asuntos urgentes. Sin embargo, Campins señala que “la implementación de Slack no se trataba solo de comunicación inmediata sino de organizar toda nuestra comunicación interna”. Según el director de mejora de procesos, las largas cadenas de correo electrónico no eran prácticas, lo que provocaba la pérdida de conocimientos valiosos que podrían ser beneficiosos para los proyectos de los clientes.
La transición del correo electrónico a Slack fue fluida y sin problemas. “Ocurrió de la noche a la mañana”, afirma Campins, y agrega que “no es una herramienta difícil de utilizar; es muy intuitiva y todos vieron rápidamente los beneficios”.
“Necesitábamos una solución que nos permitiera categorizar de forma eficaz, con una potente función de búsqueda y la capacidad de agregar y eliminar personas de las conversaciones.”
Mejora de la administración de proyectos
Uno de los beneficios inmediatos que notaron los empleados fue una mejor administración del conocimiento. “Para mí, la clave es la organización”, señala la Directora de mejora de procesos, “ya que tienes diferentes espacios de trabajo jerárquicos, organizando varios canales, hilos, etc.” La versatilidad de Slack va más allá de la comunicación; se convierte en una plataforma para la colaboración y la administración de procesos. Andrea Castañar, Directora de ventas, ilustra esta ventaja explicando cómo “cuando un nuevo cliente se registra, se notifica automáticamente a todos los equipos involucrados”. En este sentido, señala Campins, “tenemos un canal específico para una propuesta, y cuando es aceptada y se convierte en proyecto, se suma otro grupo para ejecutarla, y así sucesivamente”.
La facilidad de uso de la solución permite la inclusión y exclusión de personas de diferentes canales, otorgándoles diversos privilegios de acceso. Campins enfatiza la importancia de esto, diciendo, “porque todo se conserva en la historia, y con el motor de búsqueda, los proyectos se agilizan”.
Automatización y mejora de la productividad
Al mismo tiempo, la automatización facilitada por el generador de flujos de trabajo ha demostrado ser esencial para optimizar el tiempo y aumentar la productividad en cada proyecto. Completamente personalizable, Campins afirma que “todos usan flujos de trabajo según sea necesario, tanto para comunicaciones regulares como para notificaciones activadas para acciones específicas”. Debido a la fácil integración con otras aplicaciones, estas automatizaciones se utilizan frecuentemente con soluciones como Trello, que InboundCycle utiliza como sistema de generación de tickets, de modo que “cuando aparece una tarjeta urgente con una etiqueta específica, se envía un mensaje automático a todo el equipo”.
“Cuando recibimos un prospecto en el sitio web que solicita información para un proyecto de marketing o ventas, automáticamente recibimos una notificación en Slack”.
Lo mismo se aplica al departamento de ventas, gracias a la integración de Slack con CRM de la empresa. A partir de ahí, no solo se activan los procesos automáticamente, sino que cada profesional involucrado en el proyecto puede acceder a los documentos esenciales de manera más rápida, eficiente y efectiva. Esta comunicación más fluida y la capacidad de trabajar juntos de forma asincrónica han “reducido significativamente la cantidad de reuniones, ya que todo está centralizado, lo que ha llevado a una enorme optimización del tiempo”, afirma Castañar. Además, la trazabilidad de la información es absoluta, incluyendo los compromisos asumidos y aceptados con y por el cliente.
Mayor cohesión
Si bien el uso de Slack por parte de los clientes ha comenzado recientemente, generalmente en los casos en que los proyectos o la dinámica del cliente lo requieren, su uso interno más intensivo ha fortalecido la cohesión del equipo en las operaciones diarias.
“Tenemos canales de hobbies, como costura, lectura, paddle, comida, CrossFit... y te relacionas con personas de otros departamentos e incluso de otros países”.
Desde la perspectiva de la Directora de ventas, “Slack nos ha ayudado a crecer como empresa y a mantenernos conectados con todas nuestras sucursales”, algo fundamental en proyectos que involucran a numerosos departamentos diferentes (ventas, desarrollo, diseño, etc.). “Si tu objetivo es seguir creciendo, Slack es una herramienta imprescindible en tu rutina diaria de comunicación, administración e interacción”, enfatiza Castañar, subrayando la mejora de la productividad.
Ahora, la trayectoria de InboundCycle con Slack sigue estando marcada por una mayor eficiencia, una comunicación optimizada y un equipo más unido y conectado globalmente, todo lo cual respalda su misión de impulsar la innovación en el inbound marketing.
