En 2011, InboundCycle abrió camino como la primera agencia de marketing de atracción de España y Latinoamérica. Desde entonces, la empresa ha crecido hasta superar el centenar de empleados y se ha expandido más allá de España a Francia, Chile, México y Brasil. Con una cultura totalmente nativa digital, la empresa cuenta con una cartera de más de trescientos colaboradores externos que aúnan esfuerzos en distintos proyectos. La estrecha colaboración entre estos colaboradores y los diferentes departamentos de InboundCycle es crucial para abordar las necesidades únicas de cada cliente.
Hasta hace unos cuatro años, todas las interacciones internas se realizaban a través del correo electrónico, como recuerda Anna Campins, entonces directora de TI y ahora responsable de procesos: “Dependíamos completamente de él”. Eso cambió cuando InboundCycle, bajo la dirección de Pau Valdés —director general y cofundador—, adoptó la tecnología de Slack.
Gestión ágil del conocimiento
Las comunicaciones internas no solo se basaban en gran medida en el correo electrónico, sino que también se utilizaba Google Hangouts para las cuestiones urgentes. Sin embargo, Campins señala que “con la implementación de Slack, se pretendía lograr una comunicación inmediata y, además, organizar toda nuestra comunicación interna”. Según la directora de mejora de procesos, las largas cadenas de correo electrónico no resultaban prácticas, lo que provocaba que se perdieran conocimientos muy valiosos que podrían ser útiles para los proyectos de los clientes.
La transición del correo electrónico a Slack fue fluida y sin problemas. “Tuvo lugar de la noche a la mañana”, según Campins, que añade que “no es una herramienta difícil de usar; es muy intuitiva y todo el mundo comprobó enseguida las ventajas”.
“Necesitábamos una solución que nos permitiera realizar una categorización eficaz, con una potente función de búsqueda y la posibilidad de añadir y eliminar a personas de las conversaciones”.
Mejora de la gestión de proyectos
Una de las ventajas inmediatas que observaron los empleados fue una mejor gestión del conocimiento. “En mi opinión, la clave es la organización”, indica la directora de mejora de procesos, “ya que tienes diferentes espacios de trabajo jerárquicos en los que se organizan varios canales, hilos de conversaciones, etc.”. La versatilidad de Slack va más allá de la comunicación; se convierte en una plataforma de colaboración y gestión de procesos. Andrea Castañar, directora de ventas, ilustra esta ventaja explicando que “cuando se registra un nuevo cliente, todos los equipos implicados reciben una notificación de manera automática”. En este sentido, en palabras de Campins: “Tenemos un canal específico para una propuesta y, cuando se acepta y se convierte en un proyecto, otro grupo se une para llevarlo a cabo, y así sucesivamente”.
La facilidad de uso de la solución permite incluir a personas en diversos canales y excluirlas de ellos, así como concederles diferentes privilegios de acceso. Campins subraya la importancia de esto: “Todo se conserva en el historial y, gracias al motor de búsqueda, los proyectos se agilizan”.
Automatización y mejora de la productividad
Al mismo tiempo, la automatización facilitada por el creador de flujos de trabajo ha demostrado ser esencial para optimizar el tiempo y aumentar la productividad en cada proyecto. Al ser completamente personalizable, Campins comenta que “todo el mundo utiliza los flujos de trabajo según sus necesidades, tanto para las comunicaciones habituales como para las notificaciones que se desencadenan para acciones específicas”. Debido a la sencilla integración con otras aplicaciones, esta automatización se usa con frecuencia con soluciones tales como Trello, que InboundCycle emplea como sistema de solicitudes, de forma que “cuando aparece una tarjeta urgente con una etiqueta concreta, se envía un mensaje automático a todo el equipo”.
“Cuando llega un candidato al sitio web solicitando información para un proyecto de marketing o ventas, recibimos automáticamente una notificación en Slack”.
Lo mismo ocurre con el Departamento de Ventas gracias a la integración de Slack con el CRM de la empresa. A partir de ahí, no solo se desencadenan los procesos de manera automática, sino que cada profesional que participa en el proyecto puede acceder a los documentos esenciales con más rapidez, eficiencia y eficacia. Esta comunicación más fluida y la posibilidad de trabajar juntos de forma asíncrona han “reducido de modo notable el número de reuniones, ya que todo está centralizado, lo que se traduce en una inmensa optimización del tiempo”, según Castañar. Además, la trazabilidad de la información es absoluta, incluidos los compromisos adquiridos y aceptados con y por el cliente.
Mayor cohesión
Aunque Slack se ha empezado a utilizar hace poco para los clientes, normalmente cuando los proyectos o la dinámica del cliente lo requieren, su uso interno más intensivo ha reforzado la cohesión del equipo en las operaciones del día a día.
“Tenemos canales para aficiones, como costura, lectura, surf con remo, comida, CrossFit... y te relacionas con gente de otros departamentos e incluso de otros países”.
En opinión de la directora de ventas, “Slack nos ha ayudado a crecer como empresa y a mantener la conexión con todas nuestras sucursales”, algo esencial en proyectos en los que participan muchos departamentos distintos (ventas, desarrollo, diseño, etc.). “Si tu objetivo es el crecimiento continuo, Slack es una herramienta fundamental en tu rutina diaria para la comunicación, la gestión y las interacciones”, destaca Castañar, haciendo hincapié en la mejora de la productividad.
En la actualidad, el camino de InboundCycle con Slack continúa estando marcado por una mayor eficiencia, una comunicación más ágil y un equipo más unido y conectado globalmente, lo que respalda su misión de impulsar la innovación en el marketing de atracción.
