InboundCycle rationalise et optimise ses processus avec Slack

« Si vous visez une croissance continue, Slack est un outil essentiel dans votre quotidien pour la communication, le management et les échanges. »

Andrea Castañar Directrice des ventes, InboundCycle

En 2011, InboundCycle est devenue la première agence de marketing entrant en Espagne et en Amérique latine. Depuis, l’entreprise s’est développée et compte désormais plus de 100 collaborateurs, répartis au-delà de l’Espagne entre la France, le Chili, le Mexique et le Brésil. Dotée d’une culture 100 % numérique, l’entreprise travaille avec plus de trois cents partenaires externes sur divers projets. Une étroite collaboration entre ces intervenants et les différents services d’InboundCycle est cruciale pour répondre aux besoins uniques de chaque client.

Jusqu’à il y a environ quatre ans, toutes les interactions internes reposaient sur les e-mails, explique Anna Campins, alors directrice des technologies de l’information et aujourd’hui gestionnaire des processus : « Nous en étions totalement dépendants. » Cela a changé lorsque InboundCycle, sous la direction du PDG et cofondateur Pau Valdés, a adopté Slack.

Gestion des connaissances agile

Les communications internes ne dépendaient pas seulement des e-mails, car l’entreprise utilisait également Google Hangouts pour les urgences. Toutefois, Anna Campins souligne que « la mise en œuvre de Slack n’avait pas pour seul objectif d’assurer une communication immédiate, mais visait aussi à réorganiser l’ensemble de notre communication interne ». Selon la directrice de l’amélioration des processus, les longs fils d’e-mails n’étaient pas pratiques, car ils engendraient une perte de connaissances précieuses et potentiellement utiles pour les projets des clients.

La transition des e-mails vers Slack s’est opérée sans difficulté. « Cela s’est fait du jour au lendemain. Ce n’est pas un outil difficile à utiliser : il est très intuitif et tout le monde a rapidement apprécié ses avantages », indique Anna Campins.

« Nous avions besoin d’une solution nous permettant de structurer les processus efficacement, avec une fonction de recherche puissante et la possibilité d’ajouter et de supprimer des personnes des conversations. »

Anna CampinsDirectrice de l’amélioration des processus, InboundCycle

Amélioration de la gestion des projets

L’un des avantages immédiats remarqués par les collaborateurs a été une meilleure gestion des connaissances. « La clé de voûte, pour moi, c’est l’organisation », indique la directrice de l’amélioration des processus, « car vous avez différents espaces de travail hiérarchiques, qui organisent plusieurs canaux, fils de discussion, etc. ». La polyvalence de Slack va au-delà de la communication : l’outil devient une plateforme de collaboration et de gestion des processus. Andrea Castañar, directrice des ventes, apprécie cet avantage : « Lorsqu’un nouveau client s’inscrit, toutes les équipes concernées en sont automatiquement informées. » À cet égard, Anna Campins souligne : « Nous disposons d’un canal spécifique pour une proposition, et lorsque celle-ci est acceptée et devient un projet, un groupe différent le rejoint pour prendre la suite des opérations, et ainsi de suite. »

La facilité d’utilisation de la solution permet d’ajouter et de retirer les utilisateurs de différents canaux, en leur accordant divers privilèges d’accès. Anna Campins souligne l’importance de ce point : « Tout est conservé dans l’historique, et grâce à la fonctionnalité de recherche, les projets sont rationalisés. »

Amélioration de l’automatisation et de la productivité

Simultanément, l’automatisation entièrement personnalisable permise par le générateur de flux de travail s’est avérée essentielle pour optimiser les délais et augmenter la productivité dans chaque projet. Anna Campins affirme que « tout le monde utilise les flux de travail en fonction des besoins, par exemple pour les communications régulières ou pour recevoir des notifications déclenchées pour des actions spécifiques ». Puisqu’elles intègrent facilement d’autres applications, ces automatisations sont fréquemment utilisées avec des solutions telles que Trello, qu’InboundCycle utilise comme système de ticket, de sorte que « lorsqu’un ticket urgent avec une étiquette spécifique est reçu, un message automatique est envoyé à l’ensemble de l’équipe ».

« Lorsqu’un lead arrive sur le site web en demandant des informations pour un projet marketing ou commercial, nous recevons automatiquement une notification dans Slack. »

Andrea CastañarDirectrice des ventes, InboundCycle

Il en va de même pour le service commercial, grâce à l’intégration de Slack à la GRC de l’entreprise. Les processus se déclenchent automatiquement et chaque professionnel impliqué dans le projet peut accéder aux documents essentiels plus rapidement et plus efficacement. Cette communication plus fluide et la possibilité de collaborer de manière asynchrone ont « considérablement réduit le nombre de réunions, car tout est centralisé, ce qui a permis d’optimiser considérablement notre temps de travail », déclare Andrea Castañar. En outre, les informations sont intégralement traçables, notamment les engagements pris et acceptés avec et par le client.

Une meilleure cohésion

L’entreprise a commencé à utiliser Slack avec ses clients récemment, généralement dans les cas où les projets ou la dynamique du client l’exigent. Cependant, son utilisation interne intensive a renforcé la cohésion des équipes dans les opérations quotidiennes.

« Nous avons créé des canaux pour les loisirs, comme la couture, la lecture, le paddle, la cuisine, le CrossFit… dans lesquels des personnes de services, et même de pays différents peuvent échanger. »

Clara MuxachGestionnaire de projet inbound, InboundCycle

La directrice des ventes est affirmative : « Slack nous a aidés à grandir en tant qu’entreprise et à rester connectés avec toutes nos succursales », ce qui est essentiel dans les projets impliquant de nombreux services différents (ventes, développement, conception, etc.). « Si votre objectif est la croissance continue, Slack est un outil essentiel dans votre routine quotidienne pour la communication, la gestion et l’interaction », souligne Andrea Castañar, en insistant sur l’amélioration de la productivité.

Chez InboundCycle, Slack favorise une efficacité accrue, une communication rationalisée et une meilleure cohésion d’équipe à l’échelle mondiale, et soutient la mission de l’entreprise : stimuler l’innovation dans le domaine du marketing entrant. [# /]