Em 2011, a pioneira InboundCycle foi a primeira agência de inbound marketing na Espanha e na América Latina. Desde então, superou a marca cem funcionários e se expandiu para a França, o Chile, o México e o Brasil. Com uma cultura 100% digital, a empresa tem um portfólio com mais de 300 colaboradores externos que unem forças em vários projetos. A estreita colaboração entre essas pessoas e os diferentes departamentos da InboundCycle é fundamental para atender às necessidades únicas de cada cliente.
Até cerca de quatro anos atrás, todas as interações internas eram feitas por e-mail, como lembra Anna Campins, diretora de TI na época e gerente de processos hoje: “Éramos totalmente dependentes”. Isso mudou quando a InboundCycle, sob a liderança do CEO e cofundador Pau Valdés, adotou a tecnologia do Slack.
Gestão ágil do conhecimento
As comunicações internas não dependiam apenas do e-mail, mas também do Google Hangouts para questões urgentes. No entanto, Campins destaca que “a implementação do Slack não ocorreu somente para simplificar a comunicação imediata, mas para organizar todas as comunicações internas”. De acordo com a diretora de melhoria de processos, as longas conversas por e-mail não eram práticas e resultavam na perda de conhecimento valioso que poderia ser benéfico para os projetos de clientes.
A transição do e-mail para o Slack foi tranquila e sem problemas. “Aconteceu da noite para o dia”, diz Campins, acrescentando que “não é uma ferramenta difícil de usar; é muito intuitiva, e todos rapidamente perceberam os benefícios”.
“Precisávamos de uma solução que permitisse categorizar de forma eficaz, com uma função de pesquisa poderosa e a capacidade de adicionar e remover pessoas de conversas.”
Melhoria no gerenciamento de projetos
Um dos benefícios imediatos notados pelos funcionários foi a melhor gestão do conhecimento. “Para mim, o segredo é a organização”, observa a diretora de melhoria de processos, “pois você tem diferentes workspaces hierárquicos organizados em vários canais, conversas etc”. A versatilidade do Slack vai além da comunicação, ele se torna uma plataforma para colaboração e gestão de processos. Andrea Castañar, diretora de vendas, ilustra essa vantagem explicando como “quando um novo cliente entra no Slack, todas as equipes envolvidas são automaticamente notificadas”. Nesse sentido, Campins destaca: “temos um canal específico para uma proposta e, quando é aceita e se torna um projeto, outro grupo entra para executá-la, e assim por diante”.
A facilidade de uso da solução permite incluir e excluir pessoas de diferentes canais, bem como conceder diversos privilégios de acesso. Campins enfatiza a importância disso afirmando: “como tudo é preservado no histórico, e com o mecanismo de pesquisa, os projetos são simplificados”.
Automação e aumento da produtividade
Ao mesmo tempo, a automação facilitada pelo Criador de fluxo de trabalho provou ser essencial para otimizar o tempo e aumentar a produtividade em cada projeto. Totalmente personalizável, Campins afirma que “todos usam fluxos de trabalho conforme o necessário, tanto para comunicações regulares quanto para notificações acionadas por ações específicas”. Devido à fácil integração com outros apps, essas automações são frequentemente usadas com soluções como o Trello, que a InboundCycle utiliza como um sistema de tickets. Portanto, “quando um cartão urgente com um rótulo específico aparece, uma mensagem automática é enviada para toda a equipe”.
“Quando um lead acessa o site em busca de informações sobre um projeto de marketing ou vendas, recebemos uma notificação automática no Slack.”
O mesmo ocorre no departamento de vendas, graças à integração do Slack com o CRM da empresa. Então, não apenas os processos são acionados automaticamente, mas cada profissional envolvido no projeto pode acessar documentos essenciais de forma mais rápida, eficiente e eficaz. Essa comunicação mais fluida e a capacidade de trabalhar de forma assíncrona “reduziram significativamente o número de reuniões, pois tudo está centralizado, levando a uma otimização tremenda do tempo”, diz Castañar. Além disso, a rastreabilidade das informações é absoluta, incluindo compromissos feitos e aceitos com e pelo cliente.
Maior coesão
Embora o uso do Slack para interações com clientes tenha começado há pouco, principalmente em situações em que os projetos ou a dinâmica dos clientes exigem a ferramenta, o uso mais frequente e intenso pela equipe interna fortaleceu a união nas operações cotidianas.
“Temos canais para hobbies, como costura, leitura, stand-up paddle, comida, CrossFit… e você interage com pessoas de outros departamentos e até de outros países.”
Do ponto de vista da diretora de vendas, “o Slack nos ajudou a crescer como empresa e a permanecer conectados com todas as nossas filiais”, algo essencial em projetos que envolvem diversos departamentos diferentes (vendas, desenvolvimento, design etc.). “Seu objetivo é o crescimento contínuo? Então, o Slack é uma ferramenta essencial para comunicação, gestão e interação no dia a dia”, enfatiza Castañar, destacando a melhoria na produtividade.
Agora, a jornada da InboundCycle com o Slack continua sendo marcada por eficiência crescente, comunicação simplificada e uma equipe global mais unida, em que todos contribuem para a missão de impulsionar a inovação em inbound marketing.
