Nel 2011, InboundCycle ha aperto la strada come prima agenzia di inbound marketing in Spagna e America Latina. Da quel momento, l’azienda è cresciuta fino a superare i cento dipendenti, espandendosi al di fuori della Spagna in Francia, Cile, Messico e Brasile. Con una cultura nativa digitale al 100%, l’azienda vanta un portfolio di oltre trecento collaboratori esterni che uniscono le forze su diversi progetti. Una stretta collaborazione tra questi collaboratori e i vari reparti di InboundCycle è fondamentale per soddisfare le esigenze specifiche di ogni cliente.
Fino a circa quattro anni fa, tutte le interazioni interne si basavano sulle e-mail, come ricorda Anna Campins, al tempo direttrice IT e ora responsabile dei processi: “Eravamo completamente dipendenti dalle e-mail”. La situazione è cambiata quando InboundCycle, sotto la guida del CEO e cofondatore Pau Valdés, ha adottato la tecnologia di Slack.
Gestione agile delle conoscenze
Le comunicazioni interne non solo dipendevano pesantemente dall’e-mail, ma si spostavano su Google Hangouts per le questioni urgenti. Tuttavia, Campins sottolinea che “l’implementazione di Slack non aveva come unico obiettivo quello di garantire una comunicazione immediata, ma puntava anche a riorganizzare tutta la nostra comunicazione interna”. Secondo la responsabile del miglioramento dei processi, le lunghe catene di e-mail erano poco pratiche e spesso causavano la perdita di informazioni preziose che potevano essere utili per i progetti dei clienti.
La transizione dall’e-mail a Slack è stata agevole e senza intoppi. “L’abbiamo fatta in una notte”, precisa Campins, aggiungendo che “non si tratta di uno strumento difficile da usare, anzi è estremamente intuitivo e tutti hanno potuto apprezzarne velocemente i vantaggi”.
“Avevamo bisogno di una soluzione che ci consentisse di categorizzare in modo efficace, con una potente funzione di ricerca e la possibilità di aggiungere e rimuovere le persone dalle conversazioni.”
Miglioramento della gestione dei progetti
Uno dei vantaggi immediati rilevati dai dipendenti era una migliore gestione delle conoscenze. “Per me la chiave è l’organizzazione”, afferma la responsabile del miglioramento dei processi, “poiché hai a disposizione diverse aree di lavoro gerarchiche e puoi organizzare vari canali, conversazioni e altro”. La versatilità di Slack va oltre la comunicazione: diventa una piattaforma per la collaborazione e la gestione dei processi. Andrea Castañar, direttrice delle vendite, illustra questo vantaggio spiegando che “quando un nuovo cliente si registra, tutti i team interessati ricevono automaticamente una notifica”. A tale proposito, Campins sottolinea: “Abbiamo un canale specifico per una proposta e, quando viene accettata e diventa un progetto, un altro gruppo si unisce per portarlo a termine e così via”.
La semplicità d’uso della soluzione consente di includere ed escludere le persone dai vari canali, assegnando privilegi di accesso diversi. Campins evidenzia l’importanza di questo aspetto aggiungendo “poiché tutto viene conservato nella cronologia ed è disponibile grazie al motore di ricerca, i progetti sono molto più semplici da gestire”.
Automazione e aumento della produttività
Allo stesso tempo, l’automazione agevolata da Workflow Builder si è rivelata essenziale per ottimizzare i tempi e aumentare la produttività in ogni progetto. Avvalendosi della totale personalizzazione, Campins afferma che “tutti usano i workflow secondo necessità, sia per le normali comunicazioni che per le notifiche attivate per azioni specifiche”. Grazie all’immediata integrazione con altre applicazioni, queste automazioni sono utilizzate di frequente con soluzioni come Trello, che InboundCycle usa come sistema di ticketing, quindi “quando viene visualizzata una scheda urgente con un’etichetta specifica, viene inviato un messaggio automatico all’intero team”.
“Quando un lead sul sito web richiede informazioni su un progetto di marketing o vendite, riceviamo automaticamente una notifica in Slack.”
Lo stesso vale per il reparto vendite, grazie all’integrazione di Slack con il CRM dell’azienda. Da là, non solo i processi vengono attivati automaticamente, ma ogni professionista coinvolto nel progetto può accedere ai documenti essenziali in modo più rapido, efficiente ed efficace. Questa comunicazione più fluida e la possibilità di lavorare insieme in modo asincrono hanno “ridotto notevolmente il numero di riunioni, poiché tutto è centralizzato e si riesce a ottimizzare il tempo in modo eccezionale”, dichiara Castañar. Inoltre, la tracciabilità delle informazioni è totale, inclusi gli impegni presi e accettati con e dal cliente.
Maggiore coesione
Sebbene l’azienda abbia iniziato a utilizzare Slack per i clienti solo recentemente, in genere nei casi in cui il progetto o le dinamiche del cliente lo richiedono, il suo uso interno più intensivo ha rafforzato la coesione del team nelle operazioni quotidiane.
“Abbiamo dei canali per gli hobby, come cucito, lettura, paddle, cucina, CrossFit... ed è possibile interagire con persone di altri reparti e persino di altri paesi.”
Secondo la direttrice delle vendite, “Slack ci ha aiutato a crescere come azienda e a rimanere connessi con tutte le nostre filiali”, un aspetto essenziale nei progetti che coinvolgono molti reparti diversi (vendite, sviluppo, progettazione, ecc.). “Se l’obiettivo è la crescita costante, Slack è uno strumento essenziale nella routine quotidiana per la comunicazione, la gestione e l’interazione”, evidenzia Castañar, sottolineando l’aumento della produttività.
Oggi il percorso di InboundCycle con Slack continua a essere caratterizzato da una maggiore efficienza, una comunicazione più agile e un team più coeso e connesso a livello globale, tutto a sostegno della missione di promuovere l'innovazione nell’inbound marketing.
