Modèle de rapport d'incident

Bien que vous puissiez vouloir oublier un incident déplaisant sur le lieu de travail — comme une blessure, des dommages matériels, un vol ou un événement similaire malheureux — il est important de rédiger un rapport d'incident qui un enregistrement durable de tous les faits. Maintenir un enregistrement clair est essentiel pour la conformité, les exigences d'audit et une communication efficace entre des équipes di. Les rapports d'incident vous aident également à et à que des incidents similaires se reproduisent.

Ce modèle de rapport d'incident personnalisable peut vous aider à rédiger des rapports d'incident clairs et complets tout en gardant vos processus centralisés dans Slack.

Comment utiliser ce modèle dans Slack : instructions étape par étape

Le modèle de rapport d'incident de Slack offre une approche simple et personnalisable pour gérer votre flux de travail de signalement d'incident. Voici comment l'utiliser :

Étape 1 : Démarrer un nouveau rapport d'incident un canevas

Visitez la galerie de modèles Slack et sélectionnez le modèle de rapport d'incident. Cliquez ensuite sur « Utiliser ce modèle ».

Cela générera un nouveau canevas Slack qui est automatiquement rempli avec le modèle de rapport. Vous pouvez l'ajouter à un canal d'incident en copiant et collant le lien vers le nouveau canevas dans le canal.

Étape 2 : Remplir le canevas avec les informations connues sur l'incident

Examinez le modèle par défaut, décidez si vous souhaitez le personnaliser et commencez à remplir les informations que vous connaissez déjà. Les catégories par défaut sont :

• Résumé de l'incident. Détails de haut niveau d'un incident, incluant la date de l'incident, l'ID de l'incident, signalé, niveau de sécurité et statut.
• Description de l'incident. Une description détaillée de ce qui s'est exactement passé.
• Éléments d'action prioritaires. Actions requises pour rectifier l'incident et rétablir les opérations. Dans ce modèle, vous pouvez les lister dans une liste de contrôle interactive et taguer les membres de l’équipe responsables.
• Analyse de la cause racine. Une analyse des circonstances spécifiques qui ont mené à l'incident. Cette section n'est généralement complétée qu'après confirmation de tous les faits de l'incident.
• Ce qui s'est bien passé et ce qui aurait pu mieux se passer. Ces deux sections vous permettent de mener un bref post-mortem de l'incident en identifiant quels aspects de la réponse se sont bien ou mal déroulés. Encore une fois, cette section est généralement complétée après vérification des faits du rapport.
• Questions ouvertes. Listez toutes les questions que vous avez encore sur l'incident et, quand c'est possible, taguez les membres de l’équipe qui peuvent répondre à ces questions.

Étape 3 : Collecte les des membres de l’équipe via un formulaire court

Vous devrez collecter des informations auprès des témoins oculaires pour remplir le modèle. Une méthode simple consiste à utiliser un formulaire dans Slack. Ces formulaires sont faciles à personnaliser et vous pouvez les partager soit dans le canal d'incident, soit par le biais d'un flux de travail automatisé qui notifie les personnes quand elles doivent les remplir.

Étape 4 : Suiv les actions dans la liste de contrôle du modèle

Suivez l'avancement de chaque élément d'action prioritaire en assignant des membres d’équipe et des dates d’échéance à chaque tâche. Les mises à jour sur chaque élément d'action peuvent être discutées dans des fils de discussion Slack dédiés pour une meilleure visibilité.

Étape 5 : Examiner et finaliser le rapport

Une fois tous les faits clés d'un incident obtenus, remplissez la section d'analyse des causes racines et répondez aux questions de post-mortem. Mettez ensuite à jour le statut du rapport et envoyez-le aux relecteurs pour approbation. Les relecteurs peuvent être tagués dans le canevas, ou vous pouvez créer un flux de travail pour un processus de révision en plusieurs étapes.

Étape 6 : Partager le rapport et les conclusions associées

Après que toutes les parties prenantes clés ont approuvé le rapport, épinglez-le dans le canal d'incident pour qu'il puisse être facilement consulté. Vous pouvez également créer un document supplémentaire détaillant les leçons apprises ou lier le rapport à des incidents similaires, permettant la réalisation d'une analyse de tendances.

Qu'est-ce qu'un rapport d'incident ?

Un rapport d'incident est un document qui inclut tous les faits clés concernant un événement indésirable sur le lieu de travail. Il explique ce qui s'est passé et liste les détails importants sur l’événement, tels que les noms de toutes les personnes impliquées, le lieu et l'heure de l'incident. Le rapport d'incident fournissent également des informations sur l'impact, y compris les parties de l'entreprise affectées, les prochaines étapes nécessaires pour résoudre le problème, et ce qui sera fait à l'avenir pour prévenir incident similaire.

Informations essentielles à inclure dans votre modèle

Ce modèle de rapport d'incident est entièrement personnalisable, et vous êtes libre d'ajouter ou de supprimer des sections selon vos besoins. Cependant, chaque rapport d'incident doit inclure quelques éléments fondamentaux :

• Date, heure et lieu de l'incident
• Type d'incident
• Noms et de toutes les personnes impliquées
• Description de ce qui s'est produit
• Impact de l'incident
• Actions immédiates entreprises
• Cause principale (si connue)
• Tâches de suivi et leurs responsables
• Tou document supplémentaire pouvant servir de preuves

Cas d'usage pour les modèles de rapport d'incident

Il existe différents types d'incidents que vous pourriez avoir besoin de signaler, et personnaliser votre modèle de rapport d'incident peut s'avérer utile. Vous pouvez créer des modèles distincts pour des cas d'usage spécifiques ou ajouter des sections conditionnelles à votre modèle principal.

Voici quelques exemples de modèles de rapport d'incident spécifiques à des cas d'usage :

Modèle d'incident de sécurité au travail

Lorsqu'un est blessé ou tombe malade, vous devez obtenir des détails sur la gravité de son état et le traitement qu'il a reçu. Un modèle pour un incident de sécurité au travail peut inclure les actions spécifiques ou les matériaux qui ont causé la blessure ou la maladie, si des équipements de protection individuelle ont été utilisés, si une assistance médicale a été demandée, et le nombre de jours de travail que l manquera.

Modèle d'incident de sécurité informatique

En matière d'incidents informatiques ou de violations de cybersécurité, votre doit savoir quels systèmes ont été impactés et les technologies utilisées pour contenir la violation. Un modèle pour la gestion d'incidents informatiques peut inclure des détails sur la façon dont la menace a été initialement détectée, quels systèmes ou données ont été compromis, les étapes prises pour contenir le code malveillant, s'il y a eu des interruptions système, et si oui, combien de temps elles ont duré.

Modèle d'incident client

Si un incident affecte les clients, l' doit agir rapidement pour le résoudre. Un rapport d'incident peut aider en documentant les coordonnées des clients affectés, les étapes prises pour résoudre les problèmes, comment la communication a été gérée pendant et après l'incident, et l'impact, le cas échéant, sur les SLA et autres accords avec les clients.

Modèle de rapport d'incident RH

Les incidents RH impliquent généralement des violations de politique telles que le harcèlement, la discrimination ou les représailles sur le lieu de travail. Les rapports doivent être aussi détaillés que les rapports de blessures physiques et inclure les déclarations de toutes les parties impliquées, y compris les témoins. Ils doivent également documenter les actions prises pour résoudre l'incident avant de le signaler aux RH, l'impact sur la capacité de travail des affectés, et tous les documents de politique qui recommandent la médiation ou des mesures disciplinaires.

Modèle de rapport d'incident de sécurité physique

De nombreux incidents impliquent des dommages aux équipements ou aux biens. Ces incidents doivent être documentés de manière approfondie pour aider l' à mieux gérer ses ressources et potentiellement percevoir des indemnités d'assurance. Incluez des éléments tels que les preuves montrant comment les biens ont été endommagés ou volés (comme les vidéos de surveillance ou les journaux d'accès), le coût des biens perdus ou endommagés, l'environnement où les équipements ou biens étaient stockés avant l'incident, et s'il y a eu des témoins oculaires des dommages ou du vol.

Quand déposer un rapport d'incident

Les rapports d'incident doivent être déposés chaque fois quest blessé ou que des biens sont gravement endommagés ou volés. Les rapports sont également nécessaires pour les quasi-accidents, lorsque quelqu'un ou quelque chose a failli être gravement blessé, ou quand une condition dangereuse susceptible de causer des dommages est identifiée.

Voici quelques exemples de scénarios nécessitant un rapport d'incident :

• Un est hospitalisé après une exposition à des produits chimiques dangereux au travail
• Un client chute et se blesse sur votre propriété
• Un incendie se déclare dans une usine appartenant à l'entreprise
• Un pirate informatique contourne votre pare-feu et accède à des données financières sensibles
• Un fait l'objet de harcèlement racial de la part d'un collègue
• Un voleur tente de s'introduire dans une propriété privée de l'entreprise après les heures de bureau
• Un quasi-accident, comme un piratage détecté avant la compromission des données ou des machines lourdes ayant failli causer des dommages
• Découverte de conditions dangereuses ou insalubres, comme un stockage alimentaire inadéquat dans un restaurant ou l'absence d’équipements de sécurité sur un chantier de construction

Huit bonnes pratiques pour le signalement d'incidents

Rédiger un rapport d'incident efficace nécessite d’être à la fois concis et complet. Suivez ces bonnes pratiques pour créer un bon rapport d'incident :

1. Restez objectif. Tenez-vous-en aux faits et évitez de laisser votre opinion influencer la façon dont vous les rapportez.
2. Incluez le qui, quoi, quand, où et comment. Souvenez-vous de ces questions essentielles pour vous assurer d'inclure toutes les informations vitales.
3. Utilisez un langage direct et concis. Rédigez de manière claire et précise, avec un minimum de jargon et des formulations simples.
4. Horodatez tout. Vous devriez pouvoir voir quand chaque modification du rapport a été effectuée et qui l'a faite.
5. Protégez les informations personnelles. Bien qu'il soit important d'identifier toutes les personnes impliquées dans un incident, il est également crucial de maintenir la confidentialité. N'incluez les informations personnelles identifiables que lorsque c'est absolument nécessaire, et réfléchissez à limiter l'accès à vos rapports.
6. Gardez l'analyse pour plus tard.Vous ne pouvez pas déterminer avec précision la cause d'un incident tant qu'une enquête approfondie n'est pas terminée. Reportez toute analyse jusqu’à ce que le processus de signalement soit terminé.
7. Joindre des preuves. Joignez des photos, des communications numériques, des témoignages, des journaux de sécurité et toute autre documentation pouvant prouver ou fournir un contexte à ce qui figure dans le rapport.
8. Clôturer les étapes suivantes. Assignez des responsables et des dates d’échéance aux étapes suivantes ou aux actions correctives et assurez-vous qu'elles sont terminées.

Comment personnaliser le signalement d'incidents pour votre

Chaque a des politiques légèrement différentes qui dictent la façon dont les flux de travail de réponse aux incidents et l'automatisation doivent être gérés. Slack offre la flexibilité nécessaire pour répondre à ces besoins avec des fonctionnalités comme:

• Création de flux de travail d'approbation à plusieurs niveaux. Vous pouvez utiliser le créateur de flux de travail de Slack pour envoyer les rapports d'incidents terminés dans le processus d'approbation, même lorsque votre nécessite des approbations complexes en plusieurs étapes.
• Intégration avec les plateformes de tickets. Vous pouvez également rationaliser votre flux de travail en utilisant les intégrations de Slack avec les applications de tickets ou en vous intégrant à un outil de gestion d'incidents open source.
• Clés de chiffrement pour la confidentialité. Les clés de chiffrement dans Slack vous permettent de marquer les rapports comme confidentiels et de restreindre l'accès à des rôles ou utilisateurs spécifiques.
• Règles de conservation personnalisables. Gardez les rapports accessibles aussi longtemps que l'exigent les réglementations en personnalisant les règles de conservation des données dans Slack.
• Possibilité de personnaliser et d'enregistrer plusieurs versions de modèles. Comme mentionné, vous pouvez personnaliser votre modèle de rapport d'incident pour créer une bibliothèque de modèles pour des cas d'usage spécifiques.

Surmonter les perturbations avec un excellent signalement d'incidents

Tout incident sur le lieu de travail peut causer des perturbations, mais un rapport d'incident bien rédigé avec des détails clairs et spécifiques peut aider à rétablir le calme et l'ordre dans l'. Cela permet à chacun de rester concentré sur les solutions, maintient la conformité et aide à prévenir des problèmes similaires à l'avenir.

Ce modèle, combiné aux fonctionnalités flexibles disponibles dans Slack, fournit une base solide pour un signalement d'incident efficace.