Informazioni su questo modello
Anche se potresti voler dimenticare uno spiacevole incidente sul posto di lavoro (ad esempio una lesione, il danneggiamento di una proprietà, furto o altri eventi simili), è importante scrivere una segnalazione di incidente per fornire un record duraturo dei fatti. Mantenere un record chiaro è fondamentale per la conformità, i requisiti di audit e la comunicazione efficace tra team diversi. La segnalazione di incidenti può anche aiutarti ad apprendere come prevenire incidenti simili in futuro.
Questo modello di segnalazione di incidenti personalizzabile può aiutarti a scrivere delle segnalazioni di incidenti chiare e complete, il tutto mantenendo i processi centralizzati in Slack.
Come usare questo modello su Slack: istruzioni step-by-step
Il modello di segnalazione di incidenti di Slack offre un approccio diretto e personalizzabile per gestire il workflow di segnalazione dell'incidente. Ecco come utilizzarlo:
Passaggio 1: inizia una nuova segnalazione di incidente su un canvas
Visita la galleria di modelli di Slack e seleziona il modello di segnalazione di incidenti. Quindi, fai clic su "Usa questo modello".
Questo genererà un nuovo canvas di Slack che viene riempito in automatico col modello di segnalazione. Puoi aggiungerlo a un canale dell'incidente copiando e incollando il link al nuovo canvas nel canale.
Passaggio 2: compila il canvas con le informazioni note riguardo all'incidente
Rivedi il modello predefinito, decidi se personalizzarlo o meno e inizia a inserire le informazioni che conosci. Le categorie predefinite sono:
- Riepilogo dell’incidente. Dettagli di alto livello relativi a un incidente, tra cui data dell'incidente, ID dell'incidente, segnalato da, livello di sicurezza e stato.
- Descrizione dell’incidente. Una descrizione dettagliata di ciò che è successo.
- Elementi di azione prioritari. Azioni necessarie per risolvere l'incidente e ripristinare le operazioni. In questo modello, puoi elencarle in un elenco di controllo interattivo e taggare i membri responsabili del team.
- Analisi delle cause principali. Un'analisi delle circostanze specifiche che hanno portato all'incidente. Di solito, questa sezione viene completata solo dopo che sono stati confermati tutti i fatti riguardanti l'incidente.
- Cos'è andato bene e cosa sarebbe potuto andare meglio. Queste due sezioni ti permettono di condurre una breve autopsia dell'incidente identificando gli aspetti della risposta che sono andati bene o male. Di nuovo, questa sezione di solito viene completata dopo la verifica dei fatti riportati.
- Domande aperte. Elenca tutte le domande che hai ancora sull'incidente e, quando possibile, tagga i membri del team in grado di rispondere.
Passaggio 3: raccogli l'input dei membri del team con un breve modulo
Devi raccogliere le informazioni da ogni testimone per completare il modello. Un metodo semplice è l'utilizzo di un modello in Slack. Questi modelli sono facili da personalizzare e puoi condividerli o nel canale dell'incidente o attraverso un workflow automatico che invia una notifica alle persone quando devono compilarli.
Passaggio 4: monitora le azioni nell'elenco di controllo del modello
Monitora il completamento di ogni elemento di azione prioritario assegnando membri del team e date di scadenza a ogni attività. Per una maggiore visibilità, gli aggiornamenti su ogni elemento di azione possono essere discussi in conversazioni Slack dedicate.
Passaggio 5: controlla e finalizza la segnalazione
Una volta ottenuti tutti i fattori chiave di un incidente, compila la sezione riguardante l'analisi della causa principale e rispondi alle domande dell'autopsia. Quindi ,aggiorna lo stato della segnalazione e inviala ai revisori per l'approvazione. I revisori possono essere taggati nel canvas, oppure puoi costruire un workflow per un processo di revisione su più livelli.
Passaggio 6: condividi la segnalazione e i relativi risultati
Dopo che tutte le parti interessate hanno approvato una segnalazione, fissala nel canale dell'incidente così che possa essere consultata con facilità. Potresti anche voler creare un documento aggiuntivo che spieghi nel dettaglio le lezioni apprese o che colleghi la segnalazione a incidenti simili, permettendo l'avvio di un'analisi delle tendenze.
Cos'è una segnalazione di incidente?
Una segnalazione di incidente è un documento che include tutti i fatti chiave riguardo a un evento avverso avvenuto nel posto di lavoro. Spiega quello che è successo ed elenca i dettagli importanti riguardo all'evento, come i nomi delle persone coinvolte, il luogo e il momento in cui è avvenuto l'incidente. Le segnalazioni di incidenti forniscono anche informazioni sull'impatto, includendo le parti dell'azienda interessate, le misure necessarie per risolvere il problema e le azioni che saranno intraprese in futuro per prevenire incidenti simili.
Informazioni essenziali da includere nel modello
Questo modello di segnalazione di incidenti è completamente personalizzabile e puoi aggiungere o rimuovere le sezioni come più preferisci. Tuttavia, ogni segnalazione di incidente deve includere degli elementi principali:
- Data, ora e luogo dell'incidente
- Tipo dell’incidente
- Nomi e ruoli delle persone coinvolte
- Descrizione di ciò che è accaduto
- Impatto dell'incidente
- Azioni immediate che sono state prese
- Causa principale (se nota)
- Attività di follow-up e i relativi proprietari
- Eventuali documenti aggiuntivi che possono servire come riferimento
Casi di utilizzo per i modelli di segnalazione di incidente
Esistono vari tipi di incidenti che potresti dover segnalare, per cui adattare il modello di segnalazione di incidenti potrebbe essere utile. Puoi creare dei modelli separati per casi di utilizzo specifici o aggiungere sezioni condizionali al tuo modello principale.
Ecco alcuni esempi di modelli di segnalazione di incidenti per specifici casi di utilizzo:
Modello di incidenti di sicurezza sul posto di lavoro
Quando un dipendente si ferisce o si ammala, hai bisogno dei dettagli riguardanti la gravità delle sue condizioni e sul trattamento che riceve. Un modello per un incidente relativo alla sicurezza sul posto di lavoro potrebbe includere le azioni o i materiali specifici che hanno causato l'infortunio o la malattia, se sono stati utilizzati dispositivi di protezione individuale, se è stata richiesta assistenza medica e il numero di giorni di lavoro che il dipendente perderà.
Modello di incidenti di sicurezza IT
Quando si tratta di incidenti IT o di violazioni della sicurezza informatica, la tua organizzazione deve sapere quali sistemi sono stati colpiti e che tecnologie sono state utilizzate per contenere la violazione. Un modello per la gestione degli incidenti IT potrebbe includere i dettagli su come sia stata inizialmente rilevata la minaccia, sui sistemi o i dati che sono stati compromessi, sulle azioni prese per contenere il codice dannoso, se si è verificata l'inattività del sistema e, nel caso, quanto è durata.
Modello di incidenti impatto sul cliente
Se un incidente influisce sul cliente, l'organizzazione deve agire prontamente per risolverlo. Una segnalazione di incidente può essere d'aiuto documentando i dettagli del contatto o i clienti colpiti, le azioni prese per risolvere gli eventuali problemi, il modo in cui è stata gestita la comunicazione durante e dopo l'incidente e l'impatto, se presente, sulle SLA e su altri accordi coi clienti.
Modello di segnalazione di incidenti delle risorse umane
Di solito, gli incidenti delle risorse umane comprendono violazioni come molestie, discriminazione o ritorsione sul posto di lavoro. Le segnalazioni devono essere tanto dettagliate quanto quelle relative a lesioni fisiche e devono includere le dichiarazioni di tutte le parti coinvolte, compresi i testimoni. Devono anche documentare le azioni prese per risolvere l'incidente prima della segnalazione alle risorse umane, l'impatto sulla capacità lavorativa dei dipendenti coinvolti ed eventuali documenti normativi che raccomandano misure di mediazione o disciplinari.
Modello di segnalazione di incidenti di sicurezza fisica
Molti incidenti riguardano danni all'attrezzatura o alla proprietà. Devono essere documentati nel dettaglio così da aiutare l'organizzazione a migliorare la gestione delle risorse e a raccogliere potenziali assicurazioni. Includi elementi come le prove del fatto che la proprietà sia stata danneggiata o rubata (come il filmato di sorveglianza o i registri degli accessi), il costo di tale proprietà, l'ambiente in cui l'attrezzatura o la proprietà si trovava prima dell'incidente e se erano presenti testimoni durante il danno o il furto.
Quando compilare una segnalazione di incidente
Le segnalazioni di incidenti dovrebbero essere compilate ogni volta che il personale subisce lesioni o che la proprietà viene gravemente danneggiata o rubata. Le segnalazioni sono necessarie anche in caso di incidenti mancati, quando qualcuno o qualcosa rischia di subire danni gravi, o quando viene individuata una condizione pericolosa che potrebbe causare danni.
Alcuni esempi di scenari che richiedono una segnalazione di incidente includono:
- Un dipendente viene ricoverato in ospedale dopo essere stato esposto a sostanze chimiche pericolose sul posto di lavoro
- Un dipendente cade e viene ferito all'interno della tua proprietà
- Scoppia un incendio in una fabbrica di proprietà dell'azienda
- Un hacker elude il firewall e ottiene l'accesso a dati finanziari sensibili
- Un dipendente subisce molestie razziali da parte di un collega
- Un ladro prova a entrare nella proprietà privata dell'azienda dopo l'orario di chiusura
- Un incidente mancato, come un attacco hacker rilevato prima che i dati fossero compromessi o un macchinario pesante che ha quasi causato danni
- Scoperta di condizioni pericolose o insalubri, come la conservazione impropria degli alimenti in un ristorante o la mancanza di dispositivi di sicurezza in un cantiere edile
Otto procedure consigliate per la segnalazione di incidenti
Per scrivere una segnalazione di incidente efficace bisogna essere concisi e precisi. Segui queste procedure consigliate per creare una segnalazione di incidente di qualità:
- Resta oggettivo. Basati sui fatti ed evita di farti influenzare dalle tue opinioni durante la segnalazione.
- Includi chi, cosa, quando, dove e come. Ricorda queste domande per assicurarti di includere le informazioni fondamentali.
- Usa un linguaggio diretto e conciso. Scrivi in maniera chiara e precisa, mantenendo il gergo al minimo e le frasi semplici.
- Metti il timestamp su tutto. Devi poter vedere quando è stata effettuata ogni modifica alla segnalazione e da chi.
- Proteggi le informazioni personali. Anche se identificare tutte le persone coinvolte in un incidente è importante, è anche cruciale mantenere la riservatezza. Includi informazioni di identificazione personale solo quando è assolutamente necessario e valuta la possibilità di limitare l'accesso alle segnalazioni.
- Salva l'analisi per un secondo momento. Non puoi determinare con esattezza la causa di un incidente prima del termine di un'investigazione approfondita. Rimanda qualsiasi analisi fino al completamento del processo di segnalazione.
- Allega le prove. Allega foto, comunicazioni digitali, dichiarazioni dei testimoni, log di sicurezza e altra documentazione che può provare o fornire un contesto di ciò che è stato scritto nella segnalazione.
- Chiudi il cerchio nei passaggi seguenti. Assegna i proprietari e le date di scadenza ai passaggi seguenti o alle azioni correttive e assicurati che vengano completati.
Come personalizzare la segnalazione di incidenti per l'organizzazione
Ogni organizzazione ha delle policy leggermente diverse su come gestire i workflow e le automazioni di risposta agli incidenti. Slack offre la flessibilità necessaria per adattarsi alle necessità con funzionalità come:
- Creazione di workflow di approvazione a più livelli. Puoi utilizzare Workflow Builder di Slack per inviare le segnalazioni di incidenti complete al processo di approvazione, anche quando l'organizzazione richiede approvazioni complesse e a più passaggi.
- Integrazione con le piattaforme di ticket. Puoi anche semplificare il workflow utilizzando le integrazioni di Slack con le app di ticket o integrando con uno strumento open source per la gestione degli incidenti.
- Chiavi di crittografia per la riservatezza. Le chiavi di crittografia in Slack ti permettono di contrassegnare le segnalazioni come confidenziali e di limitare l'accesso a ruoli o utenti specifici.
- Regole di fidelizzazione personalizzabili. Mantieni le segnalazioni accessibili per tutto il tempo necessario secondo i regolamenti personalizzando le regole di fidelizzazione dei dati in Slack.
- Abilità di personalizzare e salvare più versioni del modello. Come menzionato, puoi personalizzare il modello di segnalazione di incidenti così da costruire una biblioteca di modelli adatti a casi di utilizzo specifici.
Supera gli inconvenienti con un'ottima reportistica sugli incidenti
Qualsiasi incidente negativo sul posto di lavoro può causare disagi, ma una segnalazione dell'incidente ben scritta, con dettagli chiari e specifici, può aiutare a riportare la calma e l'ordine nell'organizzazione. Questo fa sì che tutti restino concentrati sulle soluzioni, mantiene la conformità e aiuta a prevenire problemi simili in futuro.
Questo modello, insieme alle funzionalità flessibili disponibili su Slack, fornisce delle fondamenta solide per una segnalazione di incidenti efficace.
