Qu’est-ce que le workflow ?

Un workflow, aussi appelé flux de travaux ou flux opérationnel, désigne une suite de tâches ou d’opérations qui doivent être réalisées par un individu ou un groupe d’individus selon un ordre spécifique. En comprenant le fonctionnement et les atouts d’un workflow, votre entreprise va pouvoir gagner du temps et accroître ses performances de manière notable.

Au-delà de la simple automatisation, un workflow efficace est aussi un outil de gouvernance et de contrôle. Il facilite la mise en place de politiques de conformité et permet de suivre précisément qui a fait quoi, quand et comment. Cela se traduit par une plus grande transparence, une meilleure collaboration entre les équipes et des capacités d’audit renforcées. En intégrant des éléments comme des alertes, des déclencheurs conditionnels et des boucles de rétroaction, les workflows peuvent s’adapter aux changements et évoluer avec les besoins de l’entreprise. Le résultat est une entreprise agile, plus réactive et plus compétitive.

Quels sont les différents types de workflow ?

Il n’existe pas un workflow, mais des workflows. En effet, ces derniers peuvent être de différents types, répondant à des besoins spécifiques. Ainsi, un flux de travaux peut être :

• Administratif : Dans ce cas, une solution de workflow va permettre par exemple de définir le parcours d’un document, contrôler les délais et en suivre l’exécution ;
• De production : Cela concerne les processus habituels et répétitifs de l’entreprise. C’est notamment le cas des contrats d’assurance ou des réclamations au SAV ;
• Coopératif : Ce type de workflow permet de gérer des tâches liées à un groupe de collaborateurs ;
• Ad Hoc : Contrairement à un workflow procédural, il permet d’assurer une gestion des procédures mouvantes et changeantes.

Selon le contexte, le secteur et les contraintes de l’entreprise, les types de workflows ou les dénominations peuvent varier. Cependant, il existe toujours plusieurs types de flux de travaux, car les problématiques sont très diverses.

Quels sont les avantages de l’utilisation d’un workflow ?

Pour une entreprise ou une organisation, l’utilisation de workflows permet de gagner en efficacité au travail dans de nombreux domaines. Ils permettent d’assurer une meilleure fluidité et un gain de productivité.

Un accès à l’information facilité

La création du workflow permet en premier lieu de prendre connaissance des tâches à réaliser. Il devient plus simple de comprendre la nature des tâches et les délais impartis pour les mener à bien. Les collaborateurs sont ainsi plus impliqués dans le projet, car ils ont un accès optimal à l’information concernant le projet.

En outre, chaque information peut être documentée et partagée via des outils dédiés à la centralisation des workflows.

Une visibilité sur l’ensemble du projet

De plus, les outils statistiques, les tableaux de bord et les alertes sont autant d’éléments qui permettent le suivi et la gestion du projet . D’un coup d’œil, il est possible de savoir quelle tâche est réalisée ou en cours de réalisation.

Un suivi rigoureux est aussi important pour réduire les retards de calendrier.

Une meilleure définition des tâches

Le flux opérationnel est aussi très pertinent pour établir des responsabilités. Chacun sait en permanence ce qu’il doit faire ou ce qu’il doit partager. Les équipes travaillent ainsi de manière plus cohérente et la transparence est au cœur des processus.

Un gain de temps important

Enfin, l’atout majeur du flux de travaux est qu’il peut être automatisé. Ce qu’on appelle le Workflow Automation permet en effet d’automatiser différentes tâches via un outil informatique dédié.

Sans avoir besoin de coder, ces solutions permettent de déléguer à la machine toutes les tâches à faible valeur ajoutée De cette manière, les collaborateurs peuvent se concentrer en priorité sur les tâches à forte valeur ajoutée. Leur motivation et leur engagement sont alors nettement améliorés.

Comment mettre en place un workflow ?

Pour créer ou déployer un flux de travaux, il est nécessaire de suivre quelques étapes incontournables.

Étape 1 : définir votre besoin

La première étape est de la définition de votre besoin. Vous devez vous demander sur quoi portera votre workflow. Pour ce faire, il est nécessaire de découper les processus en autant de tâches que nécessaire. Ensuite, notez avec précisions toutes celles qui peuvent bénéficier de l’automatisation.

Prenez le temps de consulter les parties prenantes clés lors de cette phase initiale. Leurs retours peuvent vous aider à cibler des aspects que vous n’auriez pas envisagés, tels que des exigences réglementaires ou des préférences d’équipe. Cette consultation initiale rendra votre workflow plus robuste et adapté.

Étape 2 : ajouter des règles

Il est aussi possible d’ajouter des règles. Celles-ci sont le plus souvent des règles logiques du type « Si tel événement se produit, alors telle chose doit se passer. » Pour garantir l’efficacité du workflow, il est essentiel de tester ces règles en conditions réelles. Un processus de révision et d’ajustement régulier est également conseillé. N’hésitez pas à recueillir des commentaires de vos utilisateurs pour affiner les règles et améliorer continuellement le système.

Étape 3 : désigner des groupes de valideurs

Pour s’assurer que le flux de travaux se déroule correctement, il est aussi indispensable de désigner des groupes de valideurs. Ces collaborateurs vont vérifier à chaque étape que le flux se déroule normalement. Si c’est le cas, ils pourront valider la fin de l’étape.

Il est crucial que ces valideurs aient une bonne connaissance du processus et des objectifs visés. Des formations régulières et des mises à jour leur permettront de rester au fait des dernières modifications du workflow. Leur rôle est d‘assurer la qualité et l’efficacité de chaque étape.

Notez que vous pouvez utiliser un générateur de flux de travaux. Celui-ci vous permettra d’automatiser vos routines de manière aisée.

Comment gérer un système de workflow ?

Le plus délicat si vous souhaitez mettre à profit les flux de travaux, c’est qu’il est nécessaire de coordonner de nombreuses actions. Celles-ci peuvent concerner des collaborateurs internes ou externes. Parfois, il est nécessaire de construire, vérifier et mettre à jour des automatisations de workflows.

Pour faciliter l’utilisation optimale des flux de travaux, l’idéal est donc de mettre à profit un système de gestion de workflow. Cet outil va centraliser vos actions et automatiser les flux de travaux dont vous avez besoin.

Même sans compétences en développement informatique, vous pouvez concevoir des flux opérationnels sans effort. Cela permet d’améliorer votre efficacité et de réduire vos coûts de manière importante. L’ensemble de vos collaborateurs pourront ainsi bénéficier des workflows de manière simplifiée.

En fonction des besoins, vos collaborateurs auront la possibilité de trouver des flux de travaux adaptés à leurs besoins, les utiliser ou les partager à un contact. Un bon outil de gestion de workflows est donc idéal pour démocratiser leur usage au sein de votre entreprise.

Workflow vs Business Process Management (BPM)

Il est courant de confondre « workflow » et « Business Process Management » (BPM), mais ces deux concepts, bien que similaires, ont des distinctions clés.

Définition du Business Process Management

Le BPM est une approche globale qui comprend la modélisation, l’automatisation et l’optimisation de processus métier complexes. À l’inverse, le workflow se concentre sur des suites de tâches plus spécifiques et moins complexes.

Caractéristiques distinctives

Niveau d’application : le workflow est axé sur des tâches ou des processus individuels. Le BPM, en revanche, vise un ensemble plus vaste de processus interdépendants au sein de l’entreprise.

Flexibilité : le BPM est généralement plus flexible et adaptable aux changements. Les workflows sont plus rigides et axés sur des règles prédéfinies.

Le choix entre les deux

Si vous cherchez à automatiser et gérer une série de tâches spécifiques, un workflow peut être suffisant. Si votre objectif est une transformation plus large et une optimisation continue de plusieurs processus métier, un système BPM serait plus adapté.