Modèle de suivi des ventes

Un suivi des ventes offre aux équipes une vue claire du pipeline commercial, des données de prévision précises et un moyen de mesurer les performances. Il aide les commerciaux à consigner leurs activités, suivre les étapes des contrats et enregistrer les prochaines actions pour maintenir la progression des opportunités. Pour les managers, il fournit une visibilité sur les progrès et les goulots d’étranglement potentiels.

Le modèle de suivi des ventes Slack simplifie ce processus. Il intègre les informations sur les contrats dans le système d'exploitation professionnel Slack, partage les mises à jour en temps réel et facilite le suivi des activités. Les équipes peuvent le personnaliser pour s'adapter à leur flux de travail, du premier contact jusqu’à la signature d'un contrat.

Comment utiliser le modèle de suivi des ventes de Slack

Le modèle de suivi des ventes de Slack est conçu pour maintenir chaque contrat visible et à jour. Il organise les leads par étape, capture les détails clés et connecte les mises à jour aux canaux où les équipes commerciales collaborent déjà.

Voici comment le configurer :

1. Cliquez sur « Obtenir le modèle ». Ajoutez le canal de suivi des ventes préconfiguré à votre espace de travail Slack.
2. Ajoutez des pistes dans l'onglet « suivi des ventes ». Placez chaque opportunité dans l’étape appropriée : Évaluation, Qualifié, Élaboration de proposition, Négociation, Gagné ou Perdu.
3. Renseignez les détails du contrat. Enregistrez la valeur du contrat, la priorité, le canal, les prochaines étapes et le contact principal. Ajoutez des colonnes supplémentaires si vous souhaitez suivre davantage d'informations.
4. Configurez un flux de travail. Dans l'onglet « Flux de travail », créez un flux de travail qui publie automatiquement dans un canal Slack lorsqu'un contrat est marqué comme gagné.
5. Partagez avec votre équipe. Donnez le lien du flux de travail ou publiez-le directement dans le canal ventes pour que les commerciaux et les managers puissent y accéder.
6. Mettez à jour en temps réel. Suivez les progrès du pipeline dans les canaux Slack, les tableaux de bord et le « Flux de travail Contrat gagné ».
7. Effectuez des vérifications régulières. Utilisez le tracker lors des points d’équipe ou des révisions de pipeline pour mesurer les progrès et ajuster les prévisions.

Qu'est-ce qu'un suivi des ventes ?

Un suivi des ventes est un outil utilisé pour organiser et suivre les opportunités tout au long du processus de vente. Il offre aux équipes un emplacement unique pour enregistrer les détails des contrats, suivre les progrès à travers les différentes étapes et mesurer les performances dans le temps. Les suivis des ventes aident les commerciaux à rester responsables de leurs mises à jour, donnent aux managers une visibilité sur le pipeline et soutiennent une prévision précise.

Champs communs d'un suivi des ventes

• Affaire : Le nom de l'opportunité ou du compte
• Date de clôture : La date prévue ou réelle de signature du contrat
• Étape : Le statut du contrat dans le pipeline (par exemple, Qualifié, Négociation)
• Représentant : Le commercial responsable du contrat
• Taux de conversion : Le pourcentage de contrats qui passent d'une étape à la suivante ou se concluent avec succès

Exemples de modèles de suivi des ventes courants et leurs utilisations

• Pipeline de ventes : Suit les contrats du premier contact à la conclusion, en montrant comment les opportunités progressent et où elles peuvent se bloquer
• Activité commerciale quotidienne/hebdomadaire : Enregistre les appels, e-mails et réunions pour mesurer le volume d'activité et la régularité
• Prévision des ventes : Utilise la valeur du contrat, l’étape et la probabilité pour estimer le chiffre d'affaires futur
• Performance d’équipe/KPI : Surveille les métriques telles que les taux de réussite, la taille moyenne des contrats et l'atteinte des objectifs par les commerciaux

Avantages d'utiliser un modèle de suivi des ventes

Un modèle de suivi des ventes apporte une structure au processus de vente et évite que les détails critiques ne soient perdus. Ses avantages incluent :

• Cohérence et reporting standardisé : Chacun enregistre les contrats de la même façon, ce qui rend les comparaisons et les rapports consolidés plus fiables.
• Amélioration de la collaboration et de la responsabilisation : Les représentants, managers et dirigeants peuvent facilement voir qui est responsable et les prochaines étapes en un coup d’œil.
• Mises à jour plus rapides, moins d'opportunités manquées : Les modifications en temps réel maintiennent le pipeline à jour et réduisent le risque d'oublier les suivis.
• Meilleure précision des prévisions : Des données fiables sur la valeur des contrats, les étapes et la planification aident les managers à estimer le chiffre d’affaires avec plus d’assurance.
• Visibilité plus claire du pipeline : Les équipes peuvent voir exactement où se concentrent les contrats et quelles étapes nécessitent plus d'attention.
• Gain de temps : Au lieu de mettre à jour manuellement plusieurs feuilles de calcul ou outils, les commerciaux mettent à jour un seul modèle et partagent les progrès instantanément.
• Suivi personnalisable : Les colonnes et champs peuvent être adaptés pour suivre ce qui compte le plus, de la taille du contrat à la ligne de produits.
• Historique d'activité : Les contrats gagnés restent dans l’outil de suivi, fournissant une référence pour analyser les performances passées et identifier les tendances.
• Intégration aux flux de travail d’équipe : Lorsqu'il est utilisé dans Slack, les mises à jour et notifications se connectent directement aux conversations où l'activité de vente a déjà lieu.

Métriques à suivre dans un suivi des ventes

Un modèle de suivi des ventes facilite la mesure des performances selon les contrat, les représentants et les périodes. Les métriques principales à suivre incluent :

• Durée du cycle de vente : Le nombre moyen de jours nécessaires pour faire passer un contrat du premier contact client à sa conclusion. Dans Slack, vous pouvez suivre les dates dans votre modèle et utiliser des rappels pour signaler les opportunités en retard.
• Ratio gains/pertes : Le pourcentage d'opportunités qui aboutissent à la conclusion du contrat par rapport à celles manquées. Un « Flux de travail contrat gagné » dans Slack peut automatiquement mettre à jour les canaux à chaque signature, maintenant les résultats visibles.
• Taux de conversion par étape : La part des leads qui progressent d'une étape du pipeline à la suivante. Les équipes peuvent rapidement repérer les goulots d’étranglement lorsque toutes les mises à jour sont consignées dans un seul suivi et partagées dans les canaux Slack.
• Estimation du chiffre d’affaires vs réalisation : Le chiffre d’affaires prévisionnel et réel. Les modèles peuvent capturer la valeur des contrats, tandis que les tableaux de bord Slack et les intégrations intègrent les données dans les rapports.
• Métriques d'activité des commerciaux : Appels passés, e-mails envoyés, réunions tenues et suivis réalisés. Les commerciaux peuvent enregistrer cette activité directement dans le modèle ou connecter des intégrations CRM qui l'enregistrent automatiquement dans Slack.
• Taille moyenne des contrats: Chiffre d’affaire type par contrat conclu avec succès, ce qui aide à définir les objectifs et prioriser les opportunités. Les managers peuvent examiner cela lors des vérifications de pipeline organisées directement dans Slack.
• Valeur du pipeline : Le chiffre d’affaires potentiel total de tous les contrats en cours. Les équipes peuvent suivre cela dans le modèle et partager les mises à jour lors des réunions hebdomadaires.
• Temps de réponse aux leads : Le temps nécessaire aux commerciaux pour assurer le suivi après le contact initial. Les notifications Slack contribuent à raccourcir les temps de réponse en faisant remonter les nouvelles pistes en temps réel.
• Atteinte des quotas : Le pourcentage d'objectifs individuels ou d’équipe atteints. Les métriques peuvent être suivies dans le modèle et mises en évidence avec des alertes Slack lorsque les étapes importantes sont franchies.
• Impact sur l'attrition ou la rétention : Pour les équipes d'expansion ou de renouvellement client, le suivi peut signaler quelles contrats sont liés à la rétention client, avec des mises à jour partagées dans Slack pour une visibilité entre les équipes de la relation client et commerciales.

Bonnes pratiques pour le suivi des ventes

En suivant quelques bonnes pratiques cohérentes, vous pouvez garder votre suivi des ventes précis, facile à utiliser et utile pour toute l’équipe :

• Rester simple : Limitez le nombre de champs aux éléments essentiels, comme le nom du contrat, l’étape, la valeur et la prochaine étape. Avoir trop de colonnes peut ralentir les mises à jour et rendre le suivi plus difficile à maintenir.
• Standardiser les plannings de mise à jour : Décidez d'un planning régulier, quotidien ou hebdomadaire, pour que les représentants mettent à jour le statut des contrats et les prochaines étapes. Cela maintient le pipeline à jour et fiable pour les prévisions.
• Associer le suivi aux tableaux de bord : Utilisez les tableaux de bord pour donner aux managers et dirigeants une vue d'ensemble des métriques comme la valeur du pipeline, les taux de réussite et les revenus prévisionnels, tandis que le suivi capture les détails au niveau des affaires.
• Intégrer les notifications et alertes Slack : Configurez des flux de travail Slack pour annoncer les nouveaux contrats, flasher les opportunités bloquées, ou célébrer les victoires. Les alertes en temps réel maintiennent l’équipe alignée et s'assurent que rien ne passe entre les mailles du filet.

Ces pratiques aident les équipes de ventes à créer un suivi qui reste utile au quotidien, tout en fournissant les données fiables dont les dirigeants ont besoin pour la planification et la prise de décision.

Simplifiez le suivi des ventes avec Slack

Un suivi des ventes structuré donne aux équipes une visibilité sur le pipeline, des prévisions plus précises, et un enregistrement clair des progrès. Avec le modèle de suivi des ventes de Slack, ces avantages s’étendent directement dans les conversations et flux de travail où l’équipe commerciale travaille au quotidien. Les représentants peuvent mettre à jour les étapes des contrats, les managers peuvent examiner la santé du pipeline, et les victoires peuvent être partagées en temps réel, le tout en un seul endroit.

Téléchargez le modèle et commencez à l’utiliser dès aujourd'hui. Nous avons également plusieurs autres modèles dans notre galerie, y compris le modèle de suivi des ventes de Slack, que vous pouvez utiliser pour améliorer votre flux de travail, ainsi que des guides qui vous montrent comment les utiliser.